Метод Водолея: как импортозаместить иностранное ПО и остаться на плаву

После ухода из России зарубежных IT-гигантов бизнес столкнулся с недостатком программных решений. Благо, сейчас компании активнее внедряют отечественное ПО, которое позволяет оптимизировать процессы и упростить процесс работы.

Друзья, привет! На связи Иван, основатель CLUB.ORG

Участники моего проекта «Авторы с Уолл-Стрит» провели конференцию «TEAMLY: управление знаниями и эффективная совместная работа». На мероприятии выступили эксперты из SPLAT Global, «ОАК», Kamaz Digital, ATI.SU и «Инфосистемы Джет», а также международный стратег Гарретт Джонстон.

TEAMLY— российский сервис, который делает продукт для управления знаниями, аналог ушедшего из России Confluence.

Мы решили поделиться интересными инсайтами из выступлений Антона Елисеева из «ОАК», а также Антона Ярмонова из SPLAT Global.

Крупные компании используют огромное количество знаний из различных источников. Чтобы применить то или иное знание для решения задачи, мы должны: а) понять, какие знания полезны для решения задачи б) получить к ним доступ в) воспринять эти знания и г) применить их.

Когда информация разрознена и хаотична, сложно быстро и эффективно провести эти операции. Куда проще, если в компании есть единая информационная среда, насыщенная инструментами поиска взаимосвязи, фильтрации и подбора по определенным критериям.

В современных условиях информация представлена в цифровом электронном виде, но это не значит, что управлять знаниями нужно исключительно формализовано. Для принятия успешных решений нам необходимы знания, которые есть только у экспертов. Нужно понять, к какому эксперту и какому вопросу обращаться.

Антон приводит четыре преимущества электронной экспертной среды:

Обеспечивает единую точку доступа к информации и экспертизе;
Предоставляет гибкие средства доступа к документам и экспертизам;
Вплетена в рабочие процессы и является неотъемлемой ее частью;
Имеет понятный и удобный интерфейс.

Антон рассказал, что первоначально компания использовала зарубежное решение по организации единой точки доступа по информации и экспертизе. Но со временем «ОАК» сделали импортозамещенное решение в соответствии со своими потребностями: его выполнила компания QSOFT, разработчик TEAMLY.

Конечный продукт обладает как стандартным функционалом корпоративных порталов: можно создавать документы, изменять их, обсуждать, структурировать информацию, осуществлять поиск, так и своими фишками: поиск идет одновременно и по документам, и по специалистам, и по специализированным информационным пространствам, также в системе сохраняется вся история изменений документа.

В электронной экспертной среде у каждого сотрудника компании есть страница профиля, где прикреплено его фото, указаны должность и подразделение. В профиле указана как базовая информация, так и информация о компетенциях. Бонус: можно добавить полезный навык сотрудника. В разделе просматривают перечень документов, автором которых является сотрудник, вкладки по активности в системе. На страницу можно подписаться, чтобы получать уведомления о новых публикациях.

Также доступны пространства — унифицированные мини-сайты, созданные с использованием встроенного конструктора из набора настраиваемых виджетов. В каждом пространстве есть некая подборка информации по теме. Пространства используют в качестве страницы подразделения; для регулярно проводимых мероприятий и для совместной работы различных групп.

Для повышения эффективности продукта «ОАК» проводит анализ качества информационного взаимодействия подразделений и кооперации. Проводит опрос сотрудников, затем визуализирует собранную информацию в виде схем. Так проблемы в коммуникации становятся наглядными.

«Мы называем свой стиль внедрения менеджмента знаний Стилем Водолея. Вода находит оптимальные пути на корпоративном ландшафте. Внедрение знаний – это не строительство туннеля сквозь горную породу. Это гибкий подход, чтобы найти лучший способ внедрения управления знаниями», — подытоживает свое выступление Антон Елисеев.

SPLAT Global — компания, производящая средства для гигиены полости рта, натуральную косметику и бытовую химию — хранила ценные знания в системе Confluence, пока ее производитель Atlassian не покинул Россию.

По словам Антона, Confluence привлекал их гибкостью, возможностью свободно выстраивать работу подразделений под опыт и задачи менеджеров. Система работала в автоматической связке с Jira.

После ухода Confluence в SPLAT Global искали максимально близкий функционал и приняли решение перейти на TEAMLY. В процессе перехода Антон обнаружил несколько сильных сторон программы:

Self-Service;
Возможность автоматического переноса пространств со структурой, вложениями и ссылками;
Иерархия страниц в пространстве подстраивается под доступ: сотрудник видит то только, к чему ему разрешен доступ;
Удобно реализовано управление доступа. В Confluence из-за двухуровневой системы доступа пользователи часто не могли просматривать нужные материалы. В Teamly можно добавить всю компанию;
Через миграцию переносятся личные пространства, в том числе уволившихся сотрудников;
Удобное архивирование страниц, которое позволяет избавляться от ненужного. При необходимости отдельную страницу из архивированной папки или пространства всегда можно восстановить.

Но в то же время процесс миграции нельзя было назвать гладким.

Не все виджеты Confluence удалось перенести. Например, плагины для визуализации.

Иногда терялись вложения, страницы, ссылки. Некоторые пространства приходилось либо добавлять вручную, либо запускать заново, либо ждать, пока мигратор будет исправлен.

Некоторые таблицы переносились с ошибками.

Но все недочеты оперативно устранялись командой поддержки.

Спустя 3,5 месяца после перехода в TEAMLY команде все еще не хватает нескольких функций:

Таблиц с фильтрами;
Более развернутого функционала задач;
Уменьшения объема информации на одной странице: сейчас вкладка может занимать 2 гигабайта что создает большую нагрузку на ПК.

Более подробно ознакомиться с этими и другими докладами с конференции TEAMLY можно по ссылке.

Антон Ярмонов заключает, что все недостатки компенсирует гибкость системы: ее можно модернизировать под свои потребности.

А у вас есть опыт перехода с зарубежного на отечественное ПО? Поделитесь опытом в комментариях! Всем добра и позитивного настроения!

Развиваю CLUB.ORG — сообщество для предпринимателей с практическим опытом. А также делюсь опытом в сообществе «Авторы с Уолл-Стрит» — для тех, кто выпускает или хочет выпускать успешные статьи на vc.ru и других СМИ.