Дистанционный формат: как заключить договор в условиях коронавируса

Даже оставаясь дома предприниматель может продолжать коммерческую деятельность и заключать новые сделки, соблюдая несколько правил работы с документами на удаленке.

Меня зовут Дарья Филина, я - руководитель практики «Недвижимость и строительство» Бюро юридических стратегий Legal to Business. Все чаще мы с коллегами получаем запросы от предпринимателей о заключении новых договоров в условиях пандемии. Действительно многие представители компаний соблюдают режим самоизоляции из-за COVD-19, однако невозможность физического подписания документов не должна останавливать деятельность организации. Следует учитывать, что такие договоры требуют соблюдения специальной формы, при которой они будут считаться заключенными. Такие рекомендации мы даем нашим клиентам.

По общему правилу сделки юридических лиц должны совершаться в простой письменной форме, за исключением случаев, требующих нотариального удостоверения. Существует два способа - составление одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами и обмен письмами, телеграммами, электронными документами и другими данными в соответствии с правилами абзаца второго пункта 1 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ). При этом важно учитывать еще несколько нюансов.

Ссылка на исполнение договора в электронном виде

Для того, чтобы сделка в письменной форме была совершена, нужно составить документ, выражающий ее содержание и подписанный лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими.

Письменная форма сделки считается соблюденной также в случае, если лицо совершило сделку с помощью электронных или иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки. В таком случае требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю.

При составлении договора необходимо сделать специальную ссылку на возможность заключения, изменения договора, а также ведения деловой переписки по исполнению договора в электронном виде.

Например:

«Стороны подтверждают, что Договор считается заключенным как путем обмена документами, выполненными на бумажном носителе и скрепленными печатью и подписью Сторон, так и путем направления электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью или скан-копией, фотографией документа в формате PDF, JPG, JPEG и пр., направленных Сторонами по адресам электронной почты, указанным в разделе «Реквизиты и подписи Сторон».
«Стороны договорились, что документы, сообщения, извещения, уведомления и т.п., равно как и их скан-копии, относящиеся к предмету настоящего Договора и направленные в электронном виде по адресам электронной почты, указанным в разделе «Реквизиты и подписи Сторон», путем обмена документами с использованием систем ЭДО, имеют юридическую силу наравне с документами, оформленными на бумажном носителе, и обязательны для исполнения Сторонами.

Скан-копии или электронный документооборот

Не стоит заключать договоры, направляя электронные версии документов в формате «DOCX», поскольку такая форма договора, во-первых, может быть с легкостью подвергнута изменениям, а во-вторых, нельзя исключать, что недобросовестный контрагент будет пытаться оспорить действительность договора в целом или его отдельных положений в судебном порядке.

Сложившаяся практика более лояльно относится к заключению договора через обмен скан-копиями с подписями сторон. При этом ряд условий будет свидетельствовать о заключенности договора:

доказательства реальных переговоров в том числе по электронной почте с согласованием существенных условий;
наличие реальных отношений, подтверждаемых обменом иными электронными документами;
указание в договоре на применяемые электронные адреса, созданные в домене контрагентов, их реальное использование.

Одним из доступных вариантов для минимизации рисков является электронный документооборот (ЭДО), который представляет собой, в том числе, и обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи. При этом электронный договор получает юридическую силу равную письменным документам, только при наличии квалифицированной электронной подписи – ЭЦП, которая является дополнительным доказательством того, что документ исходит от одной из сторон договора.

Недвижимость, как исключение

Тем не менее, существует ряд исключений: договор купли-продажи недвижимости, аренда зданий и сооружений, доверительное управление имуществом и др., от заключения которых следует воздержаться до окончания ограничительных мер. Такие договоры должны заключаться на бумажном носителе в виде единого документа, подписанного сторонами, а также, как правило, подлежат государственной регистрации или требуют нотариального удостоверения. Они не могут быть признаны судом заключенными без соблюдения указанных требований.

В настоящих условиях, в случаях, не терпящих отлагательств, рекомендуем заключать договоры купли-продажи, аренды недвижимости, иные виды договоров, требующих соблюдения нотариальной или простой письменной формы, в виде предварительного или рамочного договора, соглашения о намерениях, позволяющего закрепить вашу волю и условия сделки, которые впоследствии будут оформлены надлежащим образом.

Когда договор считается действующим

Стоит обратить внимание и на то, что показывает анализ судебной практики: если стороны не оспаривают договор и не заявляют о его фальсификации, суды признают такие договоры действующими и подлежащими исполнению.

Позиция Верховного суда такова: несоблюдение требований к форме договора при достижении сторонами соглашения по всем существенным условиям не свидетельствует о том, что договор не был заключен. В этом случае последствия несоблюдения формы договора определяются в соответствии со специальными правилами о последствиях несоблюдения формы отдельных видов договоров, а при их отсутствии – общими правилами о последствиях несоблюдения формы договора и формы сделки.

Также следует учитывать, что при несоблюдении письменной формы договора стороны не вправе ссылаться на свидетельские показания в подтверждение договора и его условий.

Доказательствами того, что договор заключен, может являться принятие полного или частичного исполнения по договору. Либо иное подтверждение действия договора, при котором сторона не вправе недобросовестно ссылаться на то, что договор является незаключенным.