Как настроить удаленную работу в условиях пандемии?

В условиях кризиса, работодатели находятся в затрудненной ситуации. Переход на удаленную работу, сохранение рабочих мест и главное – контроль качества бизнеса. Как справляются с новыми реалиями московские предприниматели, и как им удается оставаться “на плаву”, рассказали представители компаний из разных сфер.

Важным вопросом сегодня для многих работодателей является перестроение своей деятельности в условиях карантина. Со-основатель и исполнительный директор сервиса речевой аналитики Fonemica, Игорь Баско говорит, что их бизнес изначально имел децентрализованную структуру. В компании, в основном техническая команда, которая расположена в городах европейской части России.

“В офисе у нас только операционные сотрудники. Мы смогли быстро оптимизировать вычислительные ресурсы, договориться с ЦОДами на обоюдовыгодных условиях. Если честно, мы думали, что все процессы у нас оптимальны и больше нечего сокращать, но нашли пути, альтернативные решения, которые помогли дать дополнительную экономию 30 процентов. При этом мы не потеряли качество, SLA остался на прежнем уровне. Например, мы нашли способ оптимизации дискового пространства, при больших объемах данных хранение занимает существенную долю издержек ИТ-компаний”, – рассказывает Игорь Баско.

Со-основатель и генеральный директор Genotek, Валерий Ильинский рассказал, что ключевыми изменениями стал перевод части сотрудников на удаленную работу, а также временное приостановление записи на очные консультации у врача. По словам Валерия, в остальном, деятельность компании не изменилось – они все так же выполняют генетические тесты, доставляя их клиентам на дом по всей России.

“С курьерской компанией разработали определенные меры предосторожности, включая бесконтактную доставку, а для сотрудников в лаборатории и офисе внедрили дополнительные меры безопасности. Лаборатория была изначально спроектирована на работу с зараженным биоматериалом, поэтому ее деятельность не изменилась вовсе”, – говорит Валерий Ильинский.

По словам основателя и генерального директора Usedesk, Сергея Будякова, их команда изначально была удаленной и их программы пригодны для такого формата работы. Поэтому в целом, в компании изменений, связанных со сменой рабочего режима не случилось. “Те сотрудники, которые приходили в офис не обязательно, теперь не могут посещать офис совсем. То есть у них запрет на посещение офиса”, – комментирует Сергей.

“Нам быстро удалось перестроить свою деятельность на время карантина. Мы заранее отправили всех сотрудников на удаленку за пару дней, еще до официального объявления о самоизоляции. Больше всего сложности было с переводом сервисного подразделения, потому что они обычно работают в офисе. Для нас даже удаленная работа эффективнее. Мы ввели дополнительные процессы. У нас появились дейли коллы, где мы обсуждаем текущие проекты. Звонок координации на пол часа, который происходит у нас в 10 утра и всех собирает. Но самый большой кайф то, что люди работаю допоздна, рабочий день не заканчивается и всем нормально работать до 10 вечера. Так как дома скучно и в удовольствие поработать подольше. Многие вышли в онлайн работать и в субботу и в воскресенье, – комментирует со-основатель и исполнительный директор BestDoctor Михаил Беляндинов.

По словам Михаила, команда их компании смогла быстро перестроиться и хорошо себя от этого чувствовать. Команда мотивирована и это самое главное.

“Второй вопрос – компания к кризису готова, потому что мы всегда держим какой-то резерв, благодаря чему чувствуем себя спокойно.Плюс мы недавно закрыли раунд инвестиций, плюс весь наш поток продаж b2b, плюс ДМС и мы медицина, которая востребована всегда, даже в кризис. И от ДМС никогда, практически не отказываются. Да, нам приходится адаптироваться, немного менять наше продуктовое предложение, но для нас это нормально, мы стартап – готовы к переменам”, – рассказывает Михаил.

Для продуктивной работы из дома, для всех компаний остается важным вопрос о новых формах работы. Игорь Баско рассказывает, что они стали активнее пользоваться Тимс для бизнес-процессов. В их компании разработчики самые прогрессивные и уже давно пользуются Jira. “Исторически мы используем для звонков облачную телефонию, поэтому независимо от местоположения сотрудников офиса все они доступны. Мы сами пишем и анализируем звонки наших сотрудников. Тут, как говорится сапожник с сапогами”, – говорит Игорь..

В компании Genotek единственным изменением стало введение бесконтактной доставки заказов клиентам, а также бесконтактный забор образцов у клиентов для доставки в лабораторию.

В Юздеск никаких новых форм внедрять не пришлось.Единственное, что изменилось – это отказ от отправки оригиналов закрывающих документов, все только через электронный документооборот.

Михаил Беляндинов: “В нашей компании были внедрены таск-трекеры для того, чтобы удаленно контролировать задачи. В течение двух недель удаленки стали массово собирать метрику, чтобы видеть как чувствует себя каждый из процессов. Чтобы компания стала прозрачнее. Если говорить про продуктовые изменения, мы ввели удаленные консультации с узкими специалистами. Плюс сделали виртуальную клинику, которая позволяет общаться с намиши врачами, даже не нашим пациентам. Это бесплатный продукт для тех, кто не может выйти на улицу и пойти к врачу. Мы собираем наши новые продукты: это несколько продуктов по ДМС ( доставка лекарств на дом, вызовы врачей на дом, забор анализов на дому). Также мы делаем продукт, который будет востребован для тех людей, которые до сих пор продолжают работу. Например, для курьеров и водителей такси. Также делаем “антикризисное” ДМС2”.

Сегодня становится более понятно как работают компании сейчас, а вот чего ждать в будущем, для многих пока не ясно. По словам Игоря Баско, они ощутили, что 90 % времени могут работать удаленно и сотрудники довольны. Поэтому они точно сохранят эту традицию.

“Мы долго собирались начинать делать вебинары и время само подтолкнуло - очень эффективный инструмент, скорее всего не будем тратить время и деньги на иного рода мероприятия. Провели аудит и написали процессы, которые четко помогли оценить что мы делаем эффективно, а где только тратим время, отказались от убыточных проектов и сконцентрировались на повышении скорости ответов, качестве сервиса” – говорит Игорь.

В компании Genotek планируют сохранить бесконтактную доставку и в будущем для профилактики инфекционных заболеваний.

Михаил Беляндинов считает, что для их компании антикризисные меры могут повлиять только в лучшую сторону. “У нас не было перевода на короткие дни, так как работы много и нам наоборот нужны люди. А у тех, у кого сейчас работы стало меньше, у них появилось больше времени, чтобы провести “гигиену” внутри отдела, привести в порядок различные процессы там, где это требуется”.