Контроль сотрудников: простая система учета времени работы сотрудников.

В этой статье я хочу поделиться с вами моим проверенным временем способом контроля времени и работы сотрудников в нескольких бизнесах. Это совершенно бесплатный и максимально простой в использовании бот, который я сам написал для своих корпоративных нужд, когда столкнулся с проблемой непонимания, кто в компании действительно перерабатывает, а кто недорабатывает. Для нетерпеливых вот сразу ссылка на главу, где описано, как решить эту проблему.

В добавок поделюсь с вами своим чек-листом проверки времени работы сотрудников. По нему вы сможете пройтись и понять, как у вас обстоят дела в команде и, что можно доработать и улучшить.

В один прекрасный и в тоже время ужасный момент, когда наша компания начала резкий рост и масштабирование наш штат вырос за пару месяцев с 10 человек до 30. У кого-то такой рост может вызывать восторг, но в реальности ты как собственник приходя в офис в шоке от того, что мало того, что большинство не помнишь как зовут, так некоторых даже не знаешь в лицо, потому что нанимал не ты, а руководители отделов.

Но самое плохое в этом то, что вся команда становится крайне не эффективной. Ты уже не понимаешь, что каждый из сотрудников делает и уж тем более не можешь проконтролировать, что каждый выполняет свою работу эффективно. Ярким примером была ситуация, когда я зашел в наш юридический отдел и наблюдал как новенькие помощники юристов вот уже второй день от руки заполняют письма в суды и госорганы. Для меня казалось очевидным, что эту задачу можно решить в 100 раз быстрее просто за счет печати на конверте отправителя и получателя с помощью принтера, но, естественно, не для них. Заметив и улучшив этот бизнес процесс мы уже сэкономили и время сотрудников и свои деньги.

Кто-то скажет, что все это было предсказуемо и опытный руководитель с легкостью выстроил бы эффективную работу в команде, но нам с партнером, тогда было 23 года и мы никогда не имели опыта работы на руководящих должностях. Поэтому приходилось каждый раз решать проблемы, когда они уже возникли и испытывать все грабли на себе.

Вот те проблемы, с которыми мы столкнулись и не могли найти решение:

У меня всегда было понимание, что нанимая сотрудника я по факту покупаю его время. И как же больно и грустно было осозновать, когда то время которые ты покупаешь просто выкидывается в мусорное ведро. Все почему то очень скорпулезно относятся к деньгам как ресурсу: ведут финучеты и финпланы, нанимают финансистов и бухгалтеров, ставят приложения по финансам на телефон. Но почему-то многие забывают об учете еще более ценного ресурса - времени.

Первое решение, которое я нашел это просить сотрудников, которые вызывали у меня вопросы вести дневник дня, в который записывать все задачи которые они делали за день, во сколько начали во сколько закончили и длительность. Частично это уже решило проблему и помогло выявить многие несовершенства нашей команды.

Но, возникли другие проблемы этого метода:

В тот момент я и задумался как можно этот инструмент развить и сделать максимально удобным и простым для сотрудника, но при этом, чтобы он приносил руководителю ту самую важную информацию: куда уходит время сотрудника. Так родилась идея бота для нашего корпоративного чата - Time Bot.

Для сотрудника задача была максимально простой: каждый раз, когда он начинал что-то делать нужно было об этом написать боту в чат. Например, начал составлять заявление в суд - написал в бот, начал разбирать архив - написал в бот. При этом не нужно писать когда закончил и считать минуты - все это бот сделает сам за тебя, ведь когда ты начал делать что-то новое бот понимает, что ты завершил предыдущую задачу.

В конце дня бот составлял отчет о времени, в котором было зафиксировано каждое действие сотрудника, его длительность и итоговое рабочее время. Этот отчет направлялся сотрудником своему руководителю, который дальше уже анализировал его и принимал какие-то решения.

Такой бот максимально упростил работу по фиксации времени, убрал возможность соврать в отчете и сделал возможным ввести его на постоянное обязательное ведение всеми сотрудниками.

Конечно, кто-то из сотрудников продолжал жаловать, что бот занимает у него много времени, а ему работать надо. Но, на самом деле когда ты садишься с сотрудником и считаешь, что в его отчете написано максимум 10-15 действий в одно предложение каждое, он соглашается тем, что этот процесс не занимает у него больше 15 минут в день, а ты понимаешь что готов оплачивать 15 минут каждый день на ведение отчетности по времени, чтобы сэкономить часы на его не эффективном использовании.

Были и те, кто пытался саботировать процесс тем, что начинали туда записывать каждую мелочь по 1 минуте и расписывать их в целый абзац. Но, это быстро пресеклось правилом: мы записываем действия, которые будут длится не менее 10 минут и пишем в бот название действия максимально кратко, чтобы просто было понятно руководителю. Например, мы не пишем "составление иска по клиенту Веселова и сбор приложений к нему для подачи в суд", а пишем просто "иск веселова".

Максимально важно было достигнуть того, чтобы это было легко для сотрудников и контроль не стоил нам большого количества их времени, иначе это был бы просто контроль ради контроля.

В последствии мы добавили в бота функционал, который еще больше помог нашим руководителям работать с сотрудниками на удаленке: руководитель мог подписаться на Time Bot сотрудника и тогда бот отправлял руководителю уведомление каждый раз когда этот сотрудник начал делать что-то новое. Это помогало руководителю все время быть в потоке и чувствовать что его сотрудник не где-то далеко, а тут рядом и он видит кто чем занят в каждую секунду времени.

В итоге: за 3 месяца, постепенно, по одному отделу мы перевели всю компанию на ведение отчетности в Time Bot. За счет улучшения бизнес процессов и увольнения не эффективных сотрудников и поощрения эффективных мы сократили штат с 30 человек до 10 без потерь в выручке, выработке задач и клиентах. Для меня это стало примером и результатом создания качественного учета такого важного ресурса, как время.

Я решил поделиться со всеми этим прекрасным ботом, который сэкономил мне кучу денег и перенес его из нашего корпоративного чата в телеграм, где каждый сможет использовать его для создания учета времени в своей команде.

Описанием бота и ссылкой на него я поделился в своем телеграм канале. Берите, пользуйтесь на здоровье, там все бесплатно и максимально подробная и понятная инструкция. Буду рад вашим отзывам и комментариям по функционалу!

Я составил список из 10 ключевых вещей по моему собственному опыту, на которые стоит обратить внимание при анализе отчета о времени сотрудника. Дайте вашим сотрудникам задание вести Time Bot в течение недели и после этого сделайте анализ и пройдиетсь по чек-листу:

Конечно, у любого инструмента есть минусы: по моему опыту Time Bot не приживается на постоянное ведение топ менеджерам и сотрудникам, у которых креативная и творческая работа, они слишком сильного его саботируют. Для них я рекомендую вводить этот инструмент переодически и на время, чтобы убедиться, что все в порядке.

На постоянную основу тяжело внедрить сразу всем сотрудникам в уже работающей команде. Однако, бот очень легко и быстро внедряется новым сотрудникам, которые сразу понимают, что это часть обязательной работы и сотрудникам отличительным качеством, которых является исполнительность. Мой личный ассистент, например с первого дня и до сих пор ведет бот идеально и доволен им. У нас никогда нет разногласий и недопонимания из-за времени.

Лучшей благодарностью для меня будет ваша подписка на мой канал в телеграм куда я планирую выложить еще несколько сервисов и инструментов для бизнеса, которые упрощают мне жизнь.

А, как вы решаете проблему учета времени в вашей команде? Расскажите в комментариях!