Как сохранить продуктивность

Меня зовут Александр Голубев. В Контуре я управляю разработкой. Ежедневно решаю множество задач и участвую в нескольких деловых встречах. Чтобы не потеряться в этом потоке, я создал свою систему планирования. В этой колонке расскажу о ней подробнее.

К своему подходу — «дзен-менеджменту» — я пришел не в один день и не после какого-то определенного события. Просто постепенно стал замечать, что из-за количества дел и встреч время от времени о чем-то забываю. Это вызывало тревожность и снижало продуктивность: я не мог распределить задачи по приоритетам. Все казались важными. Тогда я составил график. Стараюсь действовать согласно ему, но понимаю, что что-то может пойти не так, поэтому готов корректировать план действий.

Планирование по дзен-менеджменту не идеально, но оно помогает мне систематизировать задачи, определить их приоритет и не растратить продуктивность.

Я не распределяю личные и рабочие задачи по разным календарям, все дела веду в Outlook. Так удается держать все под контролем. Например, когда я вижу уведомление, что нужно забрать ребенка из садика, понимаю, что на рабочей встрече задержаться не смогу.

В календаре я бронирую время на обед и на дорогу между офисами. Но это не значит, что я обедаю в тишине и одиночестве: довольно часто в обеденный перерыв я назначаю полуофициальные встречи. Во-первых, так интереснее, а во-вторых, я верю, что это помогает выстраивать более душевные отношения с коллегами. А во время перемещений между офисами я слушаю аудиокниги. Так в месяц удается прослушать 1-2 книги.

У меня есть время без встреч. Ежедневно в течение трех часов закрываю задачи, для выполнения которых не нужны переговоры. Но, опять же, в случае необходимости меняю планы.

Для задач у меня есть доска в Trello.

В раздел «Входящие» вношу все личные и рабочие задачи. Мозг должен думать, а не пытаться удержать весь объем информации. Чтобы лишний раз не лезть в приложение, вношу задачи с помощью голосовой команды Siri.

Из «Входящих» записи улетают в «Задачи» или в раздел «На сегодня». Если задача требует выполнить больше одного действия, она оказывается в колонке «Проекты». Внутри колонки есть чек-листы, которые помогают отслеживать готовность.

Также контент из «Входящего» может оказаться в «Банке идей» или в «Дельных мыслях» в Evernote. Банк идей состоит из задач, над которыми мне было бы интересно когда-нибудь поработать. Раз в месяц я его открываю: что-то беру в работу, придумываю, как применить на практике.

В Trello вношу книги, которые хочу прочитать — художественные, менеджерские психологические. Еще в сервисе есть колонки «Посмотреть», «Статьи», «Прочитано», «Не дочитал и не буду», «Дал почитать». Когда мне что-то советуют посмотреть или почитать, делаю пометки в соответствующей колонке. Так я знаю, что не упущу ничего важного. В свободное время обращаюсь к этим рубрикам.

Чтобы помнить, как, кому и когда обещал помочь, веду колонку «Обещания». Я стараюсь не подводить коллег и того же жду от них, поэтому добавил раздел «Список ожидания».

Я получаю десятки писем ежедневно. Счетчики нервируют, поэтому я включил функцию, которая помечает все входящие сообщения как прочитанные. Несколько раз в день проверяю почту. Если мне нужно только прочитать письмо, отправляю его в папку «Обработано». Если в нем есть какая-то несрочная задача, переношу в «Обработать». Если нужно сделать что-то здесь и сейчас — переношу в «Обработать срочно». Каждое письмо оцениваю. Когда понимаю, что на ответ на него уйдет не больше 5 минут, пишу сразу.

В Excel я сделал «Метрики руководителя» — сводную таблицу, которая показывает количество писем в каждой папке и число дней, которое письмо в этой папке провело. Так я контролирую себя.

Сейчас ввожу новые инструменты организации — за 30 минут до сна убираю гаджеты, читаю бумажные книги, записываю благодарности, новые навыки и знания, полученные за минувший день.

Что-то получается сразу и хорошо, а что-то требует терпения. «Дзен-менеджмент» я выработал благодаря методикам, о которых писал Максим Дорофеев в «Джедайских техниках» и Дэвид Аллен в Getting Things Done. Прочитайте их, чтобы построить комфортную систему самоорганизации.