Марафон мероприятий: как мы в CreativePeople в огне за месяц собрали 22 классных спикера и организовали секцию на IT-конференции «Стачка»
Мы — CreativePeople, и мы делаем круто креатив, цифровой дизайн продуктов и коммуникаций для крупных компаний с 2003 года. А ещё мы любим челленджи и ввязываться в новые для нас форматы. На примере опыта организации секции мы расскажем, с какими трудностями столкнулись, как их преодолели и почему готовы повторить этот опыт.
Не боимся вызовов
11 марта к нам пришли организаторы «Стачки» с предложением CreativePeople собрать собственную секцию по дизайну и креативу на конференции. Первая мысль была: «Нет, в нас точно не влезет». В этот момент мы активно готовились к собственной масштабной и дебютной «Конферешке» в конце месяца, на которую были направлены все наши силы, а ещё планировали собственные активности на «Дизайн-выходных» через неделю после «Стачки».
Стачка — масштабная IT-конференция для программистов, менеджеров, дизайнеров и многих других специалистов из диджитал-индустрии. Конференция проводится ежегодно, и в этот раз проходила 12–13 апреля 2024 года в г. Ульяновске.
Мы столкнулись с классической дилеммой: как поймать всех зайцев сразу, впихнуть невпихуемое и не умереть? У нас было желание сделать секцию, собрать классных спикеров, поехать в Ульяновск и провести два полноценных дня с лекциями. Но уже физически не хватало ресурсов на такое количество мероприятий в течение месяца, и мы решили провернуть авантюру и не ограничиваться ресурсами менеджеров отдела маркетинга и PR.
Стали думать, кто из наших сотрудников хорошо разбирается в рынке дизайна, знает ключевых персон и мог бы взяться за организацию с такими жаркими сроками. Это должен был быть человек, который соединяет в себе прокачанные менеджерские скиллы и имеет выходы на экспертов. И таким человеком в нашем случае стала Ника, дизайнер CreativePeople. Этот опыт мог помочь Нике узнать больше об ивентах и выступлениях, ведь Ника сама хочет развиваться как спикер. Плюс в ней есть стремление к авантюрам и приключениям, свойственные каждому сотруднику отдела маркетинга в CreativePeople.
Вооружившись аргументацией, мы были готовы к отказу, потому что это задачка со звёздочкой, которая не входит в прямые обязанности Ники.
Нам предстояло найти 20+ спикеров на 2 полных дня. Со всеми нужно было вести и поддерживать коммуникацию, менеджерить все процессы по выступлению, проводить прогоны, помогать и курировать. С нашей стороны также нужно было подключить программных экспертов, которые бы сформировали программную сетку и отобрали релевантные доклады и спикеров — в итоге должна была получиться экспертная пара или трио.
Итого: до конференции всего месяц. На сайте — 5 заявок на выступление. Менеджерских ресурсов нет. Внутри азарт и драйв.
И-и-и-и… Ника соглашается взяться за организацию, а мы удивляемся нашему бесстрашию. Мы любим такие задачки!
В итоге у нас сформировалась команда из трёх человек.
Ника Ожаровская, наш графический дизайнер ака суперменеджер, взяла на себя все организационные вопросы, подбор спикеров и общение с ними.
Артём Лукичёв, арт-директор, и Ксения Цветкова, продакшн-директор, помогали Нике с отбором спикеров, просмотром тем и прогонами. Ксюша также виртуозно провела саму секцию на конференции и очаровала всех своей харизмой.
ВЫВОД
Даже когда кажется, что уже не лезет, а желание и стремление ввязаться в новый проект есть, стоит посмотреть критически и пробовать нестандартные подходы.Так, проблему нехватки ресурсов мы решили внутри, предложив менеджерскую и экспертную роль нашему дизайнеру, которому интересно было получить опыт в организации секции, посмотреть на кухню конференций изнутри.
Сложности в поиске спикеров
Нам нужно было организовать секцию по трём направлениям: UX/UI, digital-дизайн и креатив. По 8 спикеров на каждое, а это аж 24 спикера! Напомним, что у нас 4 недели до мероприятия. Вишенкой на торте были дополнительные факторы, которые вызывали сложности при поиске спикеров:
- «Дизайн-выходные» через неделю после «Стачки», куда многие спикеры уже запланировали поездку.
- Ульяновск. Не всем было удобно добираться до города. Мы часто слышали: «Вот если бы в Москве…»
- Короткие сроки. Далеко не все были готовы быстро дать ответ и подготовить презентацию за пару недель до события.
Огромное количество запросов, уточнений, договорённостей — и в итоге нам удалось, несмотря на все сложности, собрать 22 классных спикера!
А оставшееся свободное время мы заняли круглым столом. Решили собрать вместе дизайн- и арт-директоров и поговорить о будущем индустрии: куда мы катимся, как меняется рынок, заказчики, дизайнеры и что нас всех волнует.
ВЫВОД
Заранее отработайте в письменном запросе спикеру все болевые моменты, постарайтесь подсветить выгоду и перспективность участия. Коммуникация и ответственность решают всё.
Помним про ЦА мероприятия и её интересы
Прежде чем начать поиск спикеров, мы погрузились в изучение аудитории конференции. Кто будет на мероприятии, зачем люди придут, какой у них может быть запрос?
Нас сориентировали, что целевой аудиторией мероприятия будут специалисты уровня мидл и синьор. Исходя из ЦА, мы подбирали лекции, которые были бы интересны более опытной аудитории. Были темы про управление и развитие команды, сложные кейсы и т. п.
На деле же слушатели нашей секции по большей части оказались джунами и мидлами, молодыми и ждущими интересных и понятных им тем. Самыми посещаемыми оказались лекции по типу «Как нагенерить ХХХХ идей за N минут».
ВЫВОД
Анализируйте свою аудиторию, иногда даже организаторы могут ожидать одного уровня специалистов, а в итоге получается другой.Упрощайте темы, не усложняйте терминами и делайте лекции, понятные широкой аудитории, особенно если мероприятие для вас новое и нет чёткого понимания ЦА.
Прогоняемся
Мы сразу решили уделять время прогонам и не прогадали, и вот почему. Прогоны нужны были нам для общего понимания, что лекция ложится в общую концепцию секции и не противоречит ей. Нам также было важно, чтобы тезисы выступающих не перекликались с другими выступлениями, чтобы не было повторов. К тому же для начинающих спикеров прогоны — это возможность синхронизироваться по структуре, мыслям и сторителлингу с более опытными коллегами.
«Было интересно слушать спикеров на прогонах. Они говорили бодро, интересно, живо, с юмором. Иногда наши ожидания в хорошем смысле не оправдывались. А некоторым опытным ребятам оказалось сложно не волноваться и говорить свободно и эмоционально. Мы старались всем помогать и подсказывать, как можно улучшить выступление, сделать его интереснее. Про „сдать презу за день до мероприятия“ говорить не буду, это классика всех конференций, сразу видно, что все спикеры опытные 😂», — Ника, дизайнер CreativePeople и по совместительству куратор секции на «Стачке».
ВЫВОД
Прогоны — это не про недоверие, это про дисциплину, про синхрон и общее видение, что вы смотрите в одном направлении. А некоторым спикерам это может быть пинком, что хочешь не хочешь, а к прогону нужно подготовить структуру и выстроить сторител, чтобы выступление не собиралось в огне или на коленке накануне события и чтобы нам как организаторам было спокойно.
Помним про навигацию и брендинг на площадке
Признаемся честно: мы не подумали заранее о том, как будет организовано пространство на мероприятии и насколько легко будет найти нашу секцию. «Стачка» проходила в здании УлГУ — а это лестницы, коридоры и множество лекционных аудиторий.
«Что нам не хватает плакатов, мы поняли, когда приехали на площадку. Но мы были бы не мы, если б не сделали дизайн нескольких видов плакатов за пару часов — нашли типографию в Ульяновске и быстренько всё допечатали!
Мы повесили плакаты и в самой аудитории, и на первом этаже, и в коридоре — чтобы по пути к ней все видели, что идут на секцию дизайна и креатива от CreativePeople», — Ника, дизайнер и отважный куратор секции на «Стачке».
Отдельная важная деталь — это брендирование самой секции. Благо организаторы позволили нам заранее забрендировать стелы. И самым лучшим решением было поставить спикеров напротив нашего баннера, чтобы при съёмке они всегда были вместе в кадре. Мы поняли это только во второй день, но запомнили — на всю жизнь.
ВЫВОД
Важно заранее подумать о брендировании пространства: плакатах, флагах, навигации, программе, мерче. Даже если мероприятие не ваше, нужно заявлять о себе, показывать, продвигать себя, ведь, по сути, это и есть одна из главных целей таких движух! Организаторы могут упустить и не подсказать, какие есть варианты брендирования, но мы же с вами проактивные, поэтому хорошо иметь заготовленные предложения и не стесняться их озвучивать и согласовывать.
Сам о себе не расскажешь — никто не расскажет
Казалось бы, мы делаем секцию в рамках большой конференции, и наша основная задача — собрать классных спикеров с интересными докладами. А пиаром должны заниматься организаторы конференции. Да, но нет. Чтобы на секцию пришли, о ней как минимум должны знать, а лучше — хотеть попасть именно на неё. Плюс основной пиар-выхлоп мероприятия обычно происходит не столько на самом мероприятии, сколько до и после него.
Тут мы несколько просели, поскольку весь наш пиар и все силы пиарщиков были направлены на наше собственное мероприятие, которое проходило за две недели до «Стачки», и на дизайн-квиз, который планировался через неделю после. Баланс в освещении всех этих мероприятий соблюсти было сложно.
В день мероприятия, когда работает одновременно 30 площадок, легко потеряться, что-то упустить и вообще не понять, где и что проходит. Навигация, постинг в общие чаты и каналы, анонсирование лекций следующих и публикация отзывов уже выступивших спикеров помогают овладеть вниманием аудитории и привлечь больше слушателей уже на площадке.
ВЫВОДЫ
Важно заранее продумать пиар-кампанию мероприятия: как подсвечивать секцию, рассказывать о спикерах, расписании, об изменениях, — а также закладывать себе рабочее время на лайв-постинг и его формат. Рассказывать, как всё проходит, какие темы обсуждаются, как проходит круглый стол. Причём и транслировать это в своих каналах, в чатах конференции, и просить подключать каналы организаторов.
Важные мелочи, которые упростят вам жизнь
- Сделайте для ведущего мини-сценарий с финальным расписанием, со всеми названиями, должностями, правильным произношением имён и тем.
- Таймер должен быть у спикера перед глазами. Это могут быть таблички, а если есть возможность, то сделать таймер сразу на экране. Ведущему при этом тоже необходимо держать руку на пульсе и следить за таймингом, чтобы не поплыла вся программа.
- Если есть возможность, ставьте дублирующий экран. Если нет, просите спикера открыть презентацию у себя на телефоне.У нас не было дублирующего экрана и, чтобы посмотреть, какой слайд транслируется, спикерам приходилось поворачиваться и оглядываться. Это вызывает дискомфорт у спикера, смазывает поддержание контакта с аудиторией, и на записях это выглядит непрезентабельно — у нас в итоге получилось много фото и видео, где спикеры стоят спиной.
- Запланируйте питание для организаторов. Даже если в программе предусмотрен перерыв на обед, высока вероятность, что организатор не сможет им воспользоваться и останется голодным. В итоге спикеры нас подкармливали в аудитории, приносили еду, за что им огромное спасибо 🥰
Повторили бы?
Мы можем смело сказать, что у нас получилась своя мини-конференция внутри большой конференции. Мы полностью взяли организацию на себя. Нашли крутейших спикеров, интересные темы, провели всё по таймингу и отработали все моменты, которые пошли или могли пойти не так.
В двух словах:
Крутые и очень полезные лекции. Довольная аудитория. Дружеские и тёплые контакты с организаторами и спикерами.
А если конкретно, то:
- Расширили базу контактов.
Конечно, на мероприятия чаще идут за опытом и общением. Для нас это был бесценный опыт как организации, так и коммуникации с классными экспертами из других компаний.
- Наладили контакты с организаторами.
Мы были в постоянном контакте с организаторами, ответственно относились к возложенным на нас ожиданиям, что дало нам плюсик в карму и опыт совместной работы.
- Пиар-выхлоп.
Хоть мы и не уделили этому пункту должное внимание, но мы однозначно смогли пошуметь и охватить новую аудиторию, подсветить нашу экспертность.
- Узнали про чужой опыт и поделились своим.
Мы обсуждали ситуацию на рынке, процессы в разных агентствах, делились опытом. Сделали полезные выводы для себя и применили их в работе.
- Получили опыт организации.
Набили некоторые шишки, но при этом получили огромное удовольствие от процесса и результата. Если смогли за месяц собрать 22 крутых спикера и привезти всех их в Ульяновск, то теперь и в других мероприятиях будет море по колено.
Будем ли устраивать ещё? Вы ещё спрашиваете! И в том числе собственные мероприятия, как Конферешка! Подписывайтесь и следите за обновлениями в нашем телеграм-канале, мы будем честно рассказывать и делиться опытом. Нам не жалко 🙂
Молодцы!