Онбординг, который смог: как мы помогаем новичкам вливаться в работу и коллектив с первых дней

На новой работе чувствуешь себя подростком, который перешел в другую школу. Никого не знаешь и ничего не умеешь, хочется спрятаться за последней партой и ждать конца урока. Но отсидеться в офисе не получится — сразу закидают задачами. Мы сами через такое проходили и решили облегчить жизнь новым сотрудникам. Как это сделали, рассказываю в статье.

Привет, меня зовут Мария Болдырева, я CEO в проектном бюро WildTeam. В своем блоге рассказываю, как устроены процессы в нашей компании, — мы проектируем здания и делаем это по системе Agile.

В статье о внутренних процессах я подробно рассказала обо всех инструментах, которые помогают нам организовывать работу, а их немало. Но вот вопрос: как новичку быстро освоиться в этом бесконечном потоке правил. Для этого мы создали целую систему онбординга, то есть адаптации сотрудника на новом рабочем месте. И даже начали готовить Академию Wild — курс по нашим бизнес-процессам.

Представьте, что вы решили устроиться к нам конструктором и успешно прошли собеседование. Вот что вас ждет дальше 👇

После собеседования мы отправим вам офер с указанием должности и зарплаты. Как только вы ответите заветное «согласен/согласна», начнем активно готовить ваше рабочее место. Создадим учетные записи корпоративной почты, систем управления проектами Асана и Тиметта, протрем пыль с компьютера и поставим кактус на рабочий стол. Это шутка 😁 Большинство сотрудников работает удаленно.

В первый рабочий день вас встретит тимлид. Он станет вашим самым близким другом и помощником на весь период адаптации, да и работы в компании в целом. К нему можно прийти с любыми вопросами. Вот что для вас сделает наш тимлид:

Еще в первый день на утреннем созвоне вы познакомитесь с нашим коллективом. Да, мы каждый день собираемся в 10:00, чтобы поболтать о работе, наших процессах и планах. Мы всем коллективом вас поприветствуем и скажем, как рады вас видеть в компании.

Перед тем как начать вовсю вливаться в работу, вы пройдете небольшую обучалку. Мы создали и теперь понемногу развиваем видеокурс «Университет Wild», в котором рассказываем о своих процессах. Пока там есть только четыре блока, но в будущем планируем их дополнять. В курс включили почти все, что нужно знать для начала работы. А о том, чего не хватает, расскажет Иван Подопригора, который и занимается видеокурсом.

В первом блоке мы расскажем общую информацию о компании, кто у нас работает, какие есть правила и еще много полезных мелочей. Вы получите ссылку на наш сайт-визитку — там узнаете все, что нужно. На сайте есть несколько разделов.

Наша команда. Здесь есть вся информация о сотрудниках — профили коллег с фотографиями и кратким описанием их ролей. Например, Петя отвечает за электрику, а Вася — менеджер проектов. Это поможет быстро разобраться, кто в каком отделе работает и к кому обращаться по разным вопросам.

Общие вопросы и внутренняя кухня. Рассказываем обо всем, что понадобится в первые дни знакомства с компанией. Например, во сколько начинается рабочий день, как обращаться к коллегам (на «ты»), какие есть чаты в Телеграме по проектам, отделам и интересам.

Там же пишем о разных полезностях. Например, у нас есть шаблоны для чертежей в AutoCAD и Revit — мы всегда работаем только по ним, это гораздо проще, чем начинать все с нуля. Для тех, кто собирается ходить в офис, тоже есть важная информация: как зайти в здание в выходные, где спрятаны печеньки и как пользоваться кофемашиной.

Второй блок более серьезный и технический — о работе на сервере. Он принципиально важный, хотя непосредственно с проектированием ничего общего не имеет. Мы строго запрещаем работу вне наших серверов, чтобы каждый участник процесса имел легкий доступ к информации, независимо от команды или проекта. Как только создается новый фрагмент данных, он должен быть доступен всем сотрудникам в реальном времени. Только так у нас получится оперативно выполнять задачи и работать с заказчиками.

Мы создали стандартную структуру папок, чтобы упорядочить бесконечное количество чертежей и документов. Представьте, что в каком бы городе вы ни находились, названия улиц и номера домов везде одинаковые и находятся в одном порядке. Ориентироваться тогда было бы гораздо проще. Вот на нашем сервере все так и есть: все проекты (города) устроены по одной структуре, так что сотрудники могут найти нужные документы (дома) в файлах хоть с закрытыми глазами.

Мы подготовили видеоролики и текстовый мануал, которые помогут не заблудиться на нашем сервере. В мануале всего пять страниц с основными правилами и примерами. Еще есть небольшой тест. Он простой, и если вы внимательно изучили мануал и посмотрели видео, то легко его сдадите.

В третьем блоке онбординга разберем учет рабочего времени. Он нужен не для того, чтобы поругать Петю или Ваню за то, что долго выполняли какую-то задачу или ушли с работы на пять минут раньше. К таким вещам мы относимся спокойно. А учет времени нужен для того, чтобы мы рассчитывали стоимость проектов перед заказчиками.

В одном проекте наш менеджер потратил на встречи с одним заказчиком гораздо больше времени, чем обычно. Значит, клиент требовательный и в стоимости следующего проекта мы учтем часы менеджера.

Тиметту мы используем еще для нескольких задач 👇

Ведение графика отпусков. В этой программе мы следим, чтобы они не пересекались, например, у всех ведущих архитекторов сразу. Для всех сотрудников у нас есть еще одна плюшка: в год им положено четыре бесплатных дополнительных выходных дня. Они начисляются по одному в квартал после устройства на работу. В этом блоке мы рассказываем, как начисляются эти бесплатные выходные и что нужно делать, чтобы ими воспользоваться.

Учет переработок. Программа считает количество часов, переработанных за 40-часовую рабочую неделю. Все сверхурочные падают в специальный счетчик, за который вы можете взять отгул.

Четвертый блок онбординга посвящен Agile во всей красе. Это гибкий метод организации работы над проектами, где весь процесс делится на этапы, или спринты. По такой системе другие конструкторские бюро работают редко, поэтому новенькие найдут в этом блоке много нового.

Что такое спринты. Спринт — это промежуток времени, за который команда делает часть задач, согласовывает их с заказчиком и, если все супер, работает дальше. Так подход получается более гибким: можно вносить изменения в проект на любой стадии, а ошибки исправлять сразу и не накапливать до срока сдачи.

Что за Agile. Agile — это не только метод организации работы, еще это философия и ценности. Система подсказывает, как выстроить общение компания — сотрудник — заказчик, чтобы всем было комфортно работать. В манифесте Agile ценности описаны так:

Какие у нас есть правила. В коллективе WildTeam сформировались заповеди, о которых мы не говорим, но всегда их соблюдаем и того же ждем от новичков:

Этим блоком курс заканчивается. Мы обычно рекомендуем новичкам пройти его примерно за неделю. Но доступ остается навсегда, так что можно вернуться к нему.

В видеокурсе мы не рассказываем об Асане — нашем планировщике спринтов и задач. Он перестал работать в России, и мы пока не решили, что делать с этим дальше — искать новый планировщик или дальше пользоваться этим через разные обходные пути. С ним новичкам помогает разобраться тимлид.

Пока в курсе четыре блока, но мы постоянно пополняем блоки новой информацией и планируем снимать новые видео с инструкциями.

Мы понимаем, что переход на новую работу — это большой стресс, поэтому заботимся о новых сотрудниках, чтобы они спокойно освоились и чувствовали себя как дома. Вот что мы делаем для этого:

❤ Даем время отдохнуть. Если новичок давно не был в отпуске, мы настаиваем, чтобы он отдохнул перед началом работы хотя бы недельку, а лучше две. Еще бывает, что человек запланировал отпуск, но он выпал как раз на время смены работы. То есть он устроился, например, в июне, а на июль у него уже куплены билеты. Мы отправляем новичка в авансовый отпуск, который оплачиваем, а потом учитываем его в отпускных днях.

❤ Даем лайтовые задачки. Да, мы сразу определяем новенького в какой-то проект, чтобы он вливался в процессы. Так он даже со своими лайтовыми задачами начинает участвовать во всех рабочих проектах и потихоньку понимает, как они проходят и что от него требуется.

❤ Все время остаемся на связи. Новичок общается не только с тимлидом. Я стараюсь несколько раз в месяц прийти и узнать, как дела, все ли понятно, все ли устраивает. Мне важно, чтобы он понимал: я не сижу в «стеклянном куполе» и со мной всегда можно поговорить.

❤ Всегда помогаем исправить ошибки. У нас в компании много правил, мы даже документы для клиента оформляем по-особенному. И это естественно, что новенький не разбирается во всех нюансах и иногда приносит немного не то, что нужно. Но мы всегда объясняем, что вот здесь лучше делать так, а здесь так. Что греха таить, даже «старенькие» до сих пор могут ошибаться, и мы к этому относимся спокойно.

Итак, вы успешно прошли онбординг и полноценно влились в нашу команду. Впереди вас ждет предсказуемый карьерный рост, крутые корпоративы и интересные задачи. Почитать об этом можете в моем блоге.

Если вам интересно поработать в нашей компании, подписывайтесь на наш телеграм-канал. Мы как раз набираем специалистов на новые проекты и будем рады ответить на все вопросы на собеседовании.

Поделитесь, а чего вам не хватало в первые недели на новой работе? Может, больше общения с коллективом или задач?