Все под контролем: как Shtab помогает управлять задачами и временем

Обзор на сервис таск-трекинга: контроль времени, интеграция любого сервиса и даже бухгалтерия в одном сервисе.

Привет, это Вечерний!
Тот самый любитель Телеграма и российского софта в целом.

Многие из вас конечно же не знают, что сейчас я занят созданием регионального СМИ о жизни моего родного города. Я собрал команду детишек и обучаю их созданию контента: написанию текст, видеосъемке и прочим полезным компетенциям.

Так вот, ребят в редакции стало много, возросло количество задач, и естественно я начал путаться в их обилии: где-то надо провести мастер-класс, где-то проверить текст, где-то подготовиться к мероприятию и так далее.

Всю жизнь я работал по двум схемам – либо липкие бумажки на монитор или стену, либо Trello. До недавнего времени мне хватало бумажек, но со своим проектом понадобился софт, а Trello уже давно сказал финальное “До свидания!”. Не долго думая, я обратился к архивам vc.ru и решил попробовать Shtab.

Собственно, рассмотрим его поподробнее.

В первую очередь это она.
Как и в Trello (или Asana) здесь действует принцип контроля задач: большая доска с кучей карточек, которые можно настраивать как угодно.

Столбцы и задачи внутри них. Каждая задача – отдельная карточка с широкой настройкой. Прелесть в том, что всё вообще можно настраивать на свой лад, особенно в пределах карточки задач. Для простых задач – это излишество, но для долгих и многоэтапных проектов в рамках одного большого – просто находка. Сперва давайте изучим, из чего состоит карточка.

1. Это описание задачи с редактором, похожим на Notion (или у авторов vc.ru/Хабра). Можно делать заголовки разного уровня, прикреплять файлы, видео, фото, и даже писать текст в несколько колонок (до 4-ех). В общем, внутри каждой карточки задач можно написать полноценную статью, например с ТЗ задачи, и кастомизировать её как захочется.

2.
Подзадачи – это задача внутри задачи, т.е. такая же карточка, но уже внутри родительской.

Чек-лист – это сколько угодно длинный список с крестиком (сделано-не сделано). В любой момент строчку из чек-листа можно сделать подзадачей и завести ей отдельную карточку. Лично я пользуюсь им как списком этапов выполнения.

Файлы – по сути такие же вложения с быстрым доступом как в электронной почте.

3. Возможность оставлять фидбек от исполнителей или членов команды. Я использую его для дополнительных пояснений к задаче, чтобы на них был акцент.

4. Правое меню очень широкое: тут расставляются сроки выполнения, статусы, приоритеты, исполнители и другая доп. информация по задаче. Отсюда же можно менять вид, и переходить в режим просмотра всех задач, например на сетке календаря.

Ещё можно включить отображение списком или через матрицу задач (она же матрица Эйзенхауэра).

Ещё есть секретный, пятый раздел, связанный с трекингом времени, но о нём позже.

Ну а сам Shtab любезно направит на почту напоминание, что скоро у вас дедлайн (впрочем, это легко отключается в настройках).

Теперь поговорим о системе управления сервисом, если так можно выразиться.

Она находится в левой части, и состоит из пяти секторов.

Разберём их по-порядку.

Доски – они же пространства.

Там есть поиск по всем задачам, и быстрое управление каждой доской: возможность её удалить, добавить в избранное и т.д. По умолчанию у нового пользователя будет только доска Быстрый Старт, внутри которой продемонстрированы основные возможности сервиса (другими словами доска-шаблон).

Из подменю можно сразу настроить отображение в нужных форматах (календарь, список, матрица) и даже быстрый доступ к файлам.

Отдельного внимания заслуживает диаграмма Ганта.
Если не знаете что это такое – умный дядька Генри Гант в своё время придумал распределять задачи по таймлайну, прямо как на видеомонтаже.

Слева – список задач, с быстрым доступом к карточкам, справа сам таймлайн.

На диаграмме сразу видно в какие промежутки времени выполняются те или иные этапы работы и очень удобно отслеживать тайминги в разрезе больших временных периодов, особенно в крупных и сложных задачах.

Раздел активность – довольно интересное меню, особенно для тех, кому требуется расширенная статистика эффективности, тщательный контроль за командой или поддержка уровня KPI.

Как писал выше, в каждой карточке задачи есть пятый блок, спрятанный за шторкой. Называется он “Таймер”, и как раз связан с нашим разделом.

Эта функция позволяет отслеживать фактическое количество времени затраченное на конкретную задачу.

У Shtab есть трекинг разных активностей: например как долго и в каком процентном соотношении от рабочего времени работник использовал те или иные приложения.

Здесь же можно отследить активности по заданному периоду, а также посмотреть общую статистику.

Существует даже возможность делать автоматические скриншоты рабочего стола сотрудников, чтобы понимать чем конкретно они занимаются, и в какой стадии сейчас задача по факту. Ещё есть графики активностей, просмотр с какого устройства шла работа и много-много другого.

Трекер времени реализуется через отдельный софт, который можно скачать прямо в панели сервиса в любой момент. Настройка несложная и подробно расписана в базе знаний.

Финансы – небольшой бухгалтерский трекер, который показывает, кому и когда проводились выплаты. Там же есть списки контрагентов, статей расходов/доходов и так далее.

Отчеты – раздел для руководителей, где можно формировать общий отчет об эффективности работы сотрудника. В отчете по умолчанию доступна вся информация по исполнителям в команде: от количества карточек в работе до процента отклонения от плана.

У данных по отчету широкие функции сортировки и фильтрации, вплоть до отображения конкретных показателей. Отчет можно скачать в виде таблицы (формат .xlsx).

Новости – раздел, где руководители и администраторы (а при наличии доступа и любые другие члены команды) могут размещать важную информацию для всех. Очень удобно для больших команд, чтобы не наводнять и без того перегруженные рабочие чаты.

Немного дополним тему с ними.
В Shtab колонки на канбан-доске называются “статусы”, но в моём понимании это просто колонка категории задач. Конкретно у меня одна из них – мастер-классы.

Создавать их можно в неограниченном количестве на каждой доске, и чтобы было проще ориентироваться у каждой колонки есть возможность свернуть её влево, до цветной точки.

Количество цветов не ограничено, и через пипетку можно задать вообще любой (хотя на мой взгляд штатной палитры достаточно). Рассмотрим главные опции:

1) С этого меню можно пригласить участников к доске.

2) Тип карточки – быстрая сегрегация карточек.

3) Стадии – это деление проекта на этапы. Он ориентируется на статусы (т.е. колонки).

4) Шаблоны – здесь можно настроить готовые шаблоны карточек задач.

5) Архив – все задачи, которые вы туда переместили.

6) Настройки, где по большей части регулируется отображение элементов доски. Здесь же можно дублировать доску, редактировать её и выдать доступы.

Импорт из Asana.
Уже не самая актуальная, однако крайне полезная фишка – возможность быстрого импорта из ушедшего с нашего рынка таск-трекера.

Раздел “Что может Shtab?”
Очень крутая презентация с демонстрацией возможностей сервиса. Но не в виде обычных слайдов, а через анимированные окна, где демонстрируется принцип работы той или иной функции. Посмотреть можно здесь.

Коробочная версия Shtab
Решение для компаний, которым нравится основа сервиса, но хочется сделать всё под себя. Сервис устанавливается на собственный сервер компании, для возможности внедрения собственных настроек и интеграций.

Интеграция сервисов
Которых доступно больше 5000 штук. Shtab работает с сервисами Zapier и Albato, благодаря этому в нём можно работать в гугл-таблицах или нужном вам мессенджере.

Telegram-бот
Через который можно сразу добавлять задачи, а также подтягивать нужные задачи и даже статистику, а ещё присылать уведомления.

В тарифной сетке есть 4 варианта:

Бесплатный
Доступен всем, без пробного периода. Им может пользоваться команда до 5 человек, а размер хранилища – 1 Гб. Доступны основные опции сервиса, а также тайм-трекер, но без скриншотов.

Start
Здесь и во всех тарифах количество участников не ограничено, а на команду выдается 10 Гб хранилища. Количество проектов не ограничено.

Стоимость от 125 рублей за участника в месяц. Но сумма зависит от длительности подписки – чем она дольше ( до 36 месяцев), тем выше скидка, вплоть до 40%.

Base
100 Гб, трекер времени со скриншотами и опция “Новости”.

От 260 рублей в месяц за человека и ниже.

Pro
200 Гигов, функция бухучета, диаграммы Ганта и API для интеграций – в нём абсолютно все возможности сервиса без каких-либо ограничений.

От 390 рублей за человека и ниже.

Именно такой тариф стоит у меня, и это настоящая пушка!)

У нас есть хороший отечественный таск-трекер, который мало чем отличается от Trello или Asana, и совсем не кусается ценами.

Его всегда можно попробовать с тест-группой на бесплатном тарифе, а весь процесс изучения возможностей займет от силы 2-3 дня. В общем, рекомендую - Shtab тема.

А с вами был Вечерний!
Контролируйте свои задачи и не забывайте следить за временем.
До скорого :)