Notion уходит из России: как его может заменить Kaiten?

Боль, разочарование и паника — платформа Notion уходит из России. Онлайн-органайзер закроет доступ для всех пользователей на территории России 9 сентября 2024-го года — через 2 недели. Можно плакать и страдать, а можно за эти 2 недели освоить новый планировщик задач — Kaiten.

В этой статье мы не будем убеждать вас в том, что Kaiten — это копия Notion, потому что это не так. Но разберем, как в Kaiten можно решать те задачи, которые вы привыкли делать в Notion, и чем платформы похожи друг на друга.

Какие функции есть в Kaiten, которыми активно пользуются любители уходящей платформы?

Вот краткая сводка:

Многие клиенты Notion использовали систему для планирования и визуализации задач. Они сами собирали на платформе Kanban- или Scrum-доски для работы по методологии Agile.

В Kaiten пользователи могут также визуализировать свои задачи с помощью гибких канбан-досок с привычными колонками вроде «очередь», «в работе» и «готово». Даже в бесплатном тарифе они могут создавать неограниченное число досок, колонок и пространств, что делает настройку процессов в Kaiten максимально адаптивной под любой проект.

Все мы любим Notion за чек-листы. В нем можно вести трекер-привычек, декомпозировать задачи и отмечать галочками завершенные пункты.

Не будем обнадеживать: Kaiten — платформа не для отметок привычек. Он для работы, для удобного управления задачами, поэтому в нем есть функция чек-листов, но их можно вставлять только внутрь карточки задания.

Что еще удобно: на каждый пункт чек-листа в Kaiten можно назначить ответственного и установить срок.

В процессе выполнения заданий в чек-листе будет отображаться:

Мноиге пользователи хранят в Notion н просто списки задач и информацию о проектах, а выстраивают целую систему вложенности. Когда для каждого проекта есть отдельное пространство, на нем колонки для этапов работы, а на них карточки задач с прикрепленными к ним документами.

Хранить проекты можно было по карточкам или по ссылкам на главной странице.

В Kaiten тоже есть удобная система вложенности, которая позволяет разделить информацию по проектам и ответственным.

А еще в Kaiten можно разместить на одном пространстве несколько разных досок, объединив разные проекты или процессы на одном экране:

При создании новой доски Kaiten сам предлагает шаблоны досок с разными этапами в зависимости от методологии, в которой работает компания. То есть пользователям не обязательно самим настраивать колонки с нуля, как они это делали в Notion, хотя и такая возможность тоже присутствует.

Всю информацию по задачам сотрудники также могут хранить в карточке: сроки, ответственные, описание задачи и цели, метки, специальные пользовательские поля, чек-листы, файлы и многое другое. Здесь же в карточке участники могут вести переписку по поводу поручения, чтобы не терять всю информацию и историю выполнения/изменения задачи.

В Notion можно создавать и хранить документы. Писать статьи и выкладывать их в общий доступ, создавать таблицы для командного редактирования.

В Kaiten также есть раздел Документы, в котором можно создавать и редактировать документы, добавляя в них различные элементы, помимо текста: таблицы, изображения и видео, вложения, части кода, превью майнд-мэпов, ссылки на карточки задач и многое другое.

Также как и в Notion, в Kaiten можно публиковать документы для внешних пользователей, а также можно объединять документы в структуру папок и вложенностей. Например, таким образом можно создать базу знаний компании или собрать важные рабочие документы в одном месте.

В Notion, чтобы посмотреть задачи в режиме календаря, пользователи должны были вручную переносить их в режим календаря. А в Kaiten карточки, у которых проставлен срок, добавляются в Календарь автоматически:

Особенно этот формат отображения задач будет удобен для контент-специалистов. Ведь он позволяет составлять подробные контент-планы, не выходя из основного рабочего инструмента.

Платформа Notion предлагала мобильное приложения для пользователей, но те часто жаловались на неудобство мобильной версии. Она не всегда синхронизировалась с версией ПК, что замедляло работу.

Разработчики Kaiten создали полноценное приложение для iOS и Android, которое в режиме реального времени синхронизируется со всеми пространствами. Через него пользователи могут ставить задачи, передвигать их по колонкам, редактировать карточки и много другое, что доступно в ПК-версии.

В Notion пользователи могут просматривать задачи в режиме TimeLine. Такой режим помогает быстро соотнести сроки и увидеть последовательность задач.

В Kaiten тоже есть подобный режим просмотра задач — Диаграмма Ганта, где сотрудники могут видеть:

Да, Notion предлагает Telegram-бот для отправки контента в пространство, но через него пользователь не может взаимодействовать с задачами.

В Telegram-боте Kaiten, пользователи могут:

Любой желающий может воспользоваться бесплатной версией Kaiten. На тарифе Free можно:

При этом нет никаких ограничений по времени использования Free тарифа, как и в бесплатной версии Notion.

А если хочется попробовать дополнительные функции Kaiten, которых нет в Notion, можно протестировать платные тарифы Standard и Pro, на них есть пробный период в 14 дней.

В Notion есть тысячи мелких крупиц, из которых пользователь может собрать абсолютно любое пространство. Даже без досок и таблиц.

Kaiten состоит из более крупных элементов. Из него, как из лего, тоже можно собрать гибкое адаптивное пространство. Мы не будем притворяться, что Kaiten сможет стать заменой для всех пользователей Notion, но части из них, кому нужно больше структурности, точно понравится новый инструмент планирования и управления задачами.