Импортозамещаем Notion. Обзор аналогов

Руководство сервиса по ведению заметок и баз знаний Notion объявило о прекращении доступа к платформе российских пользователей в связи с новым пакетом санкций, который вступает в силу 12 сентября 2024 года. Для срочного переезда осталось неполных две недели — доступ к аккаунтам сохранится только до 8 сентября, уже 9 сентября 2024 года российские аккаунты будут недоступны.

Нет времени на раскачку, нужно срочно выбирать импортозамещённое решение. О пяти из них этот обзор.

В чём прелесть Notion? В том, что там в одном пространстве собрано всё, что может пригодится для работы — заметки, база знаний, календарь, система отслеживания задач и ещё куча всего. Можно поделиться с командой или всем миром любой частью этой информации.

За две минуты на новом аккаунте можно создать план работы над статьёй и сделать сравнительную таблицу.

Список аналогов сделал так: поискал в гугле “Аналог Notion”, почитал статьи из топа выдачи, выписал упоминаемые там системы и оставил в шорт-листе только отечественные.

В список критериев для сравнения попали следующие:

Модель предоставления — SaaS (облако) / Enterprise — свой сервер (коробка) / оба варианта.
Модель лицензирования (на одного сотрудника, на группу сотрудников, на редактора+читателей), наличие бесплатного пробного периода с полной функциональностью.
База знаний.
Онбординг новых сотрудников.
Обучение и управление им.
Канбаны.
Таблицы/базы данных.
Диаграммы.
Интеграции с популярными ИС/сервисами.
Возможность лёгкой миграции с Notion.

В список аналогов вошло только российское ПО, поэтому в нём нет, например, популярного на Хабре AnyType:

В ходе работы над обзором я создавал аккаунты на сервисах, где это удалось и попробовали создать привычные объекты Notion. Информация по сервисам, которые не дают возможности активировать пробный период, взята с официальных сайтов.

TEAMLY — нечто большее, чем Ноушн. Позиционируется как Платформа для совместной работы и управления знаниями.

Интерфейс похож на Notion, а создание того или иного контента в рабочем пространстве не представляет никаких сложностей — в этом помогает продуманный визуальный редактор. Добавляет удобств при работе со статьёй блочная структура. Каждый абзац или объект в статье — это блок. Тип блока выбирается нажатием “/” (слэш). Можно менять порядок блоков в статье, просто перетаскивая их мышью вместо Ctrl+X и Ctrl+V. Писать статьи помогает AI-ассистент.

Расположение разделов и статей в левой колонке — сайдбаре — можно менять перетаскиванием, достаточно выбрать соответствующий режим в настройках.

Все любят Notion за его базы данных. В этом плане умные таблицы Teamly повторяют Ноушн один в один.

Так в Teamly задаются свойства столбца

Teamly готова к миграциям с Notion, и это не пустые слова. Перенос данных через API выполняется буквально в три действия пользователем с правами администратора. А ещё можно заплатить за “переезд под ключ” с командой Teamly.

Teamly, как и Notion, можно использовать бесплатно для личных целей неограниченное время — до 7 редакторов без читателей. Можно расшарить статью для любого редактора или их группы, для всего интернета.

Модель предоставления: SaaS и Enterprise.
Модель лицензирования: на группу пользователей-редакторов + читатели.
Бесплатный пробный период: можно взять бесплатно 14 дней полнофункционального использования, есть бесплатный тариф на 7 редакторов.
База знаний: есть, основной функционал.
Онбординг новых сотрудников: есть.
Обучение и управление им: есть, в том числе курсы и контрольные тесты.
Канбаны: есть.
Таблицы/базы данных: есть.
Диаграммы: различных форматов.

Интеграции с популярными сервисами: интегрируется со множеством систем: 1С:ЗУП, Битрикс24, SharePoint, CRM-системы, Google Drive и мессенджерами, поддерживает Active Directory, Keycloak, OpenLDAP. Вообще, Teamly умеет работать по API, так что её можно соединить с чем угодно. В TEAMLY Академии есть статья об этом.

Возможность лёгкой миграции с Notion: есть.

TEAMLY — это не только аналог Notion с возможностью импорта БД в три клика (и из Confluence тоже). Это ещё и отличный инструмент для онбординга и обучения сотрудников, масштабирования управления знаниями в компании. Облачное хранилище на бесплатном тарифе — 2 ГБ.

Позиционируется как «Системы по обучению и управлению знаниями». Упор сделан на скрипты, для контроля соответствия которым у вендора есть аппаратное решение — аудиобейдж. Это диктофон, все записи с которого анализируются.

Судя по скриншотам на сайте, основной интерфейс похож на Notion.

Модель предоставления: Saas и Enterprise.
Модель лицензирования: нет данных.
Бесплатный пробный период: недоступен без персональных данных.
База знаний: есть.
Онбординг новых сотрудников: есть.
Обучение и управление им: свой конструктор курсов и модуль аналитики.
Канбаны: нет данных.
Таблицы/базы данных: нет данных.
Диаграммы: нет данных.
Интеграции с популярными сервисами: заявлена возможность импорта файлов из офисных форматов.
Возможность лёгкой миграции с Notion: заявлена.

Выводы. Стандартная база знаний со, скорее всего, продуманной моделью доступа, онбордингом и обучением, заточенная под скрипты продаж.

Weeek позиционируется в первую очередь как тасктрекер. Цитата с сайта: “задачи, проекты, канбан-доски, гант, календари, напоминания и уведомления в Телеге™ — всё это бесплатно в команде для тебя”. Кроме трекера задач и базы знаний в Weeek есть CRM. Представляют интерес и минисервисы типа настраиваемого таймера Pomodoro, чатов и медитации, что бы это ни было.

Интерфейс напоминает Ноушн. Но только напоминает, ибо главный экран — это не привычное рабочее пространство с заметками, статьями и прочим, а проект с задачами.

В начале работы запускается мастер обучения, проводящий нового пользователя по всем значимым элементам интерфейса — полезная фишка.

Модель предоставления: Saas, есть ли Enterpise — непонятно.
Модель лицензирования: на группу пользователей, нет деления на редакторов и читателей, можно выбрать нужные блоки и не платить за ненужное.
Бесплатный пробный период: есть бесплатный функционал для одного пользователя, можно взять бесплатно 14 дней на тарифе PRO.
База знаний: есть.
Онбординг новых сотрудников: не обнаружен.
Обучение и управление им: не обнаружено.
Канбаны: есть.
Таблицы/базы данных: встраиваемые AirTable.
Диаграммы: точно есть диаграммы Ганта.
Интеграции с популярными сервисами: встраивание объектов Google Docs, Miro, Figma, баз данных AirTable, связь с календарями (Google, Apple, Яндекс), импорт из Trello, Asana, Jira и многих других.
Возможность лёгкой миграции с Notion: заявлена.

Выводы. Приятный и функциональный тасктрекер, заточенный под управление проектами. Насколько он подойдёт вместо Notion — большой вопрос. Кстати, если поискать, на сайте Weeek есть сравнение с Notion. Разумеется, Weeek в нём выигрывает.

Yonote очень похож на Notion — есть ощущение, что интерфейс просто “творчески заимствовали”. Позиционируется как “Надежная российская альтернатива Notion - Trello - Asana - Coda - Confluence”.

Так же, как и в Notion, в одной статье можно собрать много разнородных объектов — текст, задачи, календарь и т.д. Есть визуальный редактор. Блоки статьи можно перемещать перетаскиванием. Левая часть экрана — сайдбар — тоже настраивается с помощью Drag&Drop. Есть AI-помощник.

Модель предоставления: Saas и Enterprise.
Модель лицензирования: на одного пользователя.
Бесплатный пробный период: есть бесплатный функционал для пяти пользователей.
База знаний: есть.
Онбординг новых сотрудников: не обнаружен.
Обучение и управление им: не обнаружено.
Канбаны: есть.
Таблицы/базы данных: есть.
Диаграммы: точно есть диаграммы Ганта.
Интеграции с популярными сервисами: импорт из Trello, Asana, Coda, Confluence.

Возможность лёгкой миграции с Notion: через выгрузку/загрузку файлов. Перенос с оговорками — подробнее в базе знаний Yonote.

Yonote очень похож на Notion по интерфейсу и функциональности. Жаль, что нет пары вещей. Первое — миграции потребуют от пользователя “олдовой” квалификации, чтобы разобраться в выгрузках CSV. Второе — большого объёма облачного хранилища на бесплатном тарифе: на одного пользователя выделяется всего 50 Мб.

Ontoloo — комплексная интеллектуальная система управления знаниями, если верить официальному сайту.

Приведу скриншот заявленной функциональности.

С ходу кажется, что интерфейс Ontoloo похож на Notion, но это совсем не так. На левой панели представлены некие функциональные блоки, а на домашней странице — виджеты. Да, набор виджетов пользователь может поменять, но и только.

Левое меню можно настроить с помощью интерфейса, чем-то напоминающего Битрикс24 — очень много всего непонятного.

Мысль “очень много всего непонятного” сопровождает нового пользователя в ONTOLOO постоянно, несмотря на приветственное знакомство с интерфейсом.

Функциональность Notion — база знаний, тасктрекер, календарь и ещё “куча всего” в одном месте в Ontoloo не прослеживается. Несомненно, система очень крутая. Но не как простая замена Notion.

Модель предоставления: SaaS и Enterpise.
Модель лицензирования: по одному пользователю.
Бесплатный пробный период: есть бесплатный функционал для команды, можно взять бесплатно 14 дней.
База знаний: есть База знаний и Wiki-страницы.
Онбординг новых сотрудников: заявлен.
Обучение и управление им: не заявлено.
Канбаны: есть.
Таблицы/базы данных: есть.
Диаграммы: точно есть диаграммы Ганта.
Интеграции с популярными сервисами: Яндекс.Диск, Bitrix, AD, Slack, Jira, Confluence, Trello, Asana, MS SharePoint and OneDrive in Office 365, GitHub, Google Cloud, FTP folder, Dropbox, Moodle и др.
Возможность лёгкой миграции с Notion: не заявлена.

Ontoloo — это нечто гораздо более сложное, чем Ноушн. Рассматривать его как вариант только для замены — это как пересесть с легкового автомобиля на зерноуборочный комбайн: тоже есть руль и педали, но что делать с навесным оборудованием?

Изначально планировалось собрать сводные данные в Notion. Но мне так понравились умные таблицы Teamly, что я решил выполнить работу в них. По ссылке — результат работы, таблица с критериями. Кстати, она будет доступна и после 9 сентября, когда Ноушн прекратит доступ к российским аккаунтам.

При выборе импортозамещённого решения советуем пойти по классике:

собрать требования заинтересованных лиц;
сформулировать ТЗ или его подобие;
сформировать собственный шорт-лист лист из двух, максимум трёх кандидатов;
взять пробный период и проверить каждый пункт шорт-листа на соответствие ТЗ;
протестировать поддержку;
остановиться на том, который максимально удовлетворяет требованиям и ТЗ, не проваливается по поддержке, не разоряет компанию тарифами.

Подскажу один нюанс: часто люди не включают в список требований привычный и/или интуитивно понятный интерфейс, полагая, что это само собой разумеется. Но, как показывает практика, у сложных систем интерфейс может быть чересчур замороченным. С таким потребуется долгое обучение и внедрение “через нехочу”, что негативно скажется на стоимости перехода и его сроках.

Удачного выбора, коллеги!