Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – как ее получить или перевыпустить
Пошаговая инструкция для предпринимателей, руководителей и сотрудников.
Привет! На связи Сергей Кравченко — сооснователь сообщества предпринимателей и руководителей Club.org. Лидер и основатель Первой Экспертной Бухгалтерии — технологичного аутсорсинга бухгалтерии.
Здесь я помогаю предпринимателям разобраться в бухгалтерских и кадровых задачах. И да, пока не забыл — делюсь книгой про эффективность управления компании.
Сегодня дам инструкцию по выпуску и перевыпуску сертификата электронной подписи.
ЭЦП и машиночитаемая доверенность
До 1 сентября 2023 года сотрудники могли получить ЭЦП, которая была сертификатом юрлица, с указанием компании и должности. Сейчас такие сертификаты получить уже нельзя: все новые ЭЦП сотрудников — личные сертификаты физлица.
В сертификате физлица отсутствуют сведения о компании, в которой работает сотрудник. В нем указаны только данные физлица, поэтому сотрудник может использовать один сертификат в нескольких компаниях, например, при смене места работы
Используя ЭЦП, сотрудники обязаны прикреплять к ней машиночитаемую доверенность (МЧД). Ее оформляет работодатель для каждой ЭЦП.
Старые сертификаты юрлиц действовали только до 31 августа 2024 года. С 1 сентября 2024 года документы, подписанные сертификатом юрлица, не имеют юридической силы.
Как выпустить новый сертификат ЭЦП в 2024 году: пошаговая инструкция
Где можно получить сертификат ЭЦП:
- Руководители компаний и ИП могут получить сертификаты ЭЦП в УЦ ФНС и у ее доверенных лиц.
- Руководители бюджетных организаций получают сертификаты в Казначействе.
- Руководители банков или финансовых организаций или ИП из финансового сектора получают сертификат в Центробанке.
- Физлица получают сертификаты в коммерческих УЦ.
Инструкция для руководителей и ИП
Шаг 1. Проверьте данные.
- У вас не должно быть других сертификатов ФНС — он может быть только один. Если сертификат уже есть, но вы хотите получить новый, предыдущий придется отозвать. Для это заполните заявление на отзыв сертификата в отделении ФНС, когда придете получать новый сертификат.
- Убедитесь, что в базе ФНС все данные о компании или ИП актуальны. Сделать это можно на сайте налоговой.
- У вас должен быть сертифицированный токен для записи сертификата. УЦ ФНС поддерживает ключевые носители формата USB Тип-А (например, Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ).
Шаг 2. Выберите удобное отделение ФНС.
Желательно ФНС выбрать рядом с домом или работой.
Важно! Не обязательно выбирать отделение, в котором вы вставали на учет. Можно выбрать любое.
Шаг 3. Запишитесь на прием в ФНС.
Вы можете прийти без записи, но лучше заранее спланировать визит, чтобы не тратить время на очереди. Можете записаться на конкретную дату и выбрать удобное время в личном кабинете налогоплательщика или с помощью сервиса ФНС для онлайн-записи на прием.
Если записываетесь через онлайн-сервис, выбирайте отделение, которое есть в реестре УЦ ФНС, иначе вы не сможете выбрать нужную услугу. Например, в Москве вы можете получить ЭЦП в Межрайонной ИФНС России № 46 по г. Москве по адресу: Походный проезд, вл. 3, стр. 2
Шаг 4. Подготовьте документы.
Вам понадобится паспорт, СНИЛС и ИНН.
И не забудьте взять с собой сертифицированный токен, в отделении ФНС они не продаются.
Шаг 5. Подайте заявление на выпуск сертификата ЭЦП.
Подать заявление можно онлайн через ЛК налогоплательщика, либо при посещении отделения фНС.
Шаг 6. Подтвердите личность.
Для этого предъявите сотруднику ФНС паспорт.
Шаг 7. Получите сертификат.
В течение 15 минут вам выдадут сертификат. Сотрудник ФНС выпустит ЭЦП и запишет ее на ваш токен. Если в системе нет сведений о заявителе, то процедура выдачи ЭЦП может затянуться до 5 дней.
ФНС может отказаться выдать ЭЦП, если:
- нет паспорта и СНИЛС
- нет токена или он не соответствует требованиям
- данные о заявителе не совпадают с данными в базе ФНС
Инструкция для сотрудников
Последовательность шагов схожа с получением сертификата руководителем, разница в том, что физлицо получает ЭЦП не через ФНС, а через аккредитованные коммерческие УЦ.
Шаг 1. Оставьте заявку.
Обратитесь в УЦ и оставьте заявку на получение ЭЦП.
Шаг 2. Заполните заявку.
В личном кабинете УЦ заполните заявление на получение ЭЦП. Внесите паспортные данные, ИНН, СНИЛС, оставьте электронную почту — графы для заполнения могут слегка отличаться от центра к центру.
Большинство УЦ работают со сканами документов. Загрузите сканы паспорта, СНИЛС, ИНН, заявления на получение ЭЦП.
Шаг 3. Проверьте данные.
Если все верно, выберите отделение, в котором вы подтвердите личность и получите ЭЦП, и отправьте заявление.
Шаг 4. Оплатите счет.
Получение ЭЦП для физлиц — платное.
Шаг 5. Подтвердите личность.
После одобрения заявки и оплаты посетите УЦ и предъявите оригиналы документов из заявки.
Шаг 6. Получите ЭЦП.
Если все верно заполнено, сотрудник УЦ выдаст вам сертификат. Уточните заранее, выдают ли в сервисе токены или нужно приобрести его заранее.
В некоторых УЦ действует доставка, в некоторых — возможность выпустить сертификат онлайн в личном кабинете после подтверждения личности в отделении.
Как перевыпустить сертификат ЭЦП в 2024 году: пошаговая инструкция
Инструкция для руководителей и ИП.
У сертификата есть срок действия, когда он подходит к концу, его можно бесплатно перевыпустить в ЛК на сайте ФНС. Вам понадобится действующая квалифицированная электронная подпись (КЭП) и ноутбук или компьютер.
Шаг 1. Вставьте токен с действующей КЭП в компьютер или ноутбук.
Шаг 2. Откройте сайт ФНС и войдите в личный кабинет.
Шаг 3. Зайдите на вкладку перевыпуска КЭП.
Выберите «Перевыпустить сертификат ЭП» в личном кабинете ИП.
Или «Заявления. Запросы» → «Электронная подпись (КЭП)» → «Заявление на перевыпуск квалифицированного сертификата электронной подписи (сертификат ЭП)» в личном кабинете юрлица.
Шаг 4. Направьте заявление на перевыпуск.
Часть данных заполнится автоматически, остальные укажите самостоятельно.
Шаг 5. Дождитесь проверки заявления.
Обычно заявления рассматриваются в течение 1–2 минут. После проверки запросите изготовление сертификата КЭП и сформируйте его.
Шаг 6. Пройдите датчик случайных чисел.
После нажмите «Подписать и отправить» и дождитесь обработки запроса. Обычно обработка занимает пару часов.
Шаг 7. Выпустите сертификат.
Для этого зайдите в раздел «Информация о заявлениях на перевыпуск сертификата электронной подписи» в личном кабинете ФНС и нажмите «Выпустить» → «Просмотреть» → «Подписать и отправить» → «ОК».
В разделе «Информация о заявлениях на перевыпуск сертификата электронной подписи» отзовите ранее выданный сертификат.
Убедитесь, что токен подключен к компьютеру или ноутбуку и установите сертификат на носитель.
Шаг 8. Проверьте новый сертификат КЭП.
Очистите кэш браузера и попробуйте повторно войти в личный кабинет на сайте ФНС, используя уже новый сертификат электронной подписи.
Инструкция для сотрудников
Как правило, УЦ заранее напоминает о том, что срок действия сертификата электронной подписи подходит к концу.
Далее вам нужно следовать инструкциям конкретного УЦ, обычно все интуитивно понятно:
- подайте заявку на продление подписи
- проверьте реквизиты и паспортные данные
- получите сертификат и сгенерируйте подпись на токен
- оплатите счет
- активируйте новый сертификат электронной подписи
Ответы на частые вопросы
Если ИП получил ЭЦП в уполномоченном центре, а не в ИФНС, как долго она будет действовать и можно ли ее продлить через личный кабинет налогоплательщика?
Удостоверяющий центр действует как доверенное лицо ФНС, так что продлить такую подпись через ЛК на сайте ФНС можно без проблем. Срок действия вы можете увидеть через ПО токена. Запустите панель управления Рутокен, откройте вкладку «Сертификаты» и нажмите на ваш сертификат. В строке «Действителен» вы увидите срок действия вашего сертификата.
При получении сертификата ЭЦП для руководителя компании нужно ли иметь с собой печать организации?
Нет, вам понадобится только паспорт, СНИЛС и ИНН.
Если у руководителя сменилась фамилия, можно ли продлить ЭЦП удаленно?
Если изменилась фамилия, то перевыпуск ЭЦП возможен только при личном посещении налоговой.
Нужно ли записываться на конкретное время на прием в ФНС? На выпуск ЭЦП в Москве работает всего одна ФНС, боюсь застрять в очередях?
Мы рекомендуем все же заранее записываться на прием и выбирать удобные для вас дату и время. Однако в последнее время в налоговой практически нет очередей. Как мы видим на практике, самые большие очереди сейчас в военкоматах.
Директор хочет оформить на бухгалтера ЭЦП, чтобы она могла подписывать и отправлять отчеты от лица компании. Как это сделать?
Бухгалтер должен получить в УЦ сертификат электронной подписи физлица, а директор оформить на сотрудника машиночитаемую доверенность и подписать ее своей ЭЦП. После регистрации МЧД в ФНС бухгалтер сможет подписывать отчеты и документы своей ЭЦП физического лица, подкрепленной машиночитаемой доверенностью.
Если вы открыли бизнес или только планируете, обратитесь в Первую Экспертную Бухгалтерию. Начинающему бизнесу мы дарим 30 дней бухгалтерского обслуживания + облачную 1С.
Также мы бесплатно открываем ООО или ИП и помогаем выбрать подходящий налоговый режим, оформляем все необходимые документы и настраиваем бухучет под ваши задачи. Напишите нам в Telegram, Whatsapp, позвоните по телефону 8 800 444 12 17 или оставьте заявку на сайте — мы бесплатно проконсультируем по всем вопросам.
Остались ли у вас еще вопросы?
Систему получения и применения эцп нужно еще упрощать
Согласен с вами, Алексей. Сейчас пока многие предприниматели предпочитают привлекать сторонних консультантов для помощи с этой процедурой, мы в том числе оказываем такие услуги.
Но в идеале, это, конечно, должно быть доступно и просто.
И чтобы в каждом ведомстве для подписи использовали одну систему. А то каждый раз регистрируйся и скачивай новое приложение
Один наш клиент очень любил аббревиатуры. Их было так много, что нам пришлось составить справочник. В результате на планерках им пользовались все — и мы, и менеджеры)
Сразу пришли на ум Стругацкие с их знаменитой аббревиатурой НИИЧАВО)
Если есть действующая ЭЦП, условия ее продления как-то поменялись?
Сертификат юрлица сейчас не перевыпустить, все новые ЭЦП — личные сертификаты физлица.
А так - в самой процедуре ничего не изменилось. Когда срок действия ЭЦП подходит к концу, ее можно бесплатно перевыпустить в личном кабинете на сайте ФНС (для руководителей) или обратиться в УЦ (для сотрудников). Подробнее расписал в пошаговой инструкции про перевыпуск.