3 способа повысить эффективность офисных сотрудников

Рекомендации эксперта по тайм-менеджменту Марии Василенко

Скоро полночь, нужно встать и пойти домой, но сил нет даже на это. В голове все время крутится мысль: «Снова ничего не успела». Да и как тут успеешь? Сначала планерка, потом совещание, затем обед, разбор почты на 3 часа, а там и рабочий день подошел к концу. При этом подготовку срочного отчета никто не отменял. Задержалась сегодня, возможно, придется и завтра.

Знакомая ситуация? Раньше я жила в таком состоянии почти год, до тех пор, пока не решила, что нужно что-то менять. И вместо стандартного способа найти новую работу, я изменила себя. И теперь знаю, как любой сотрудник может справляться со всеми задачами гораздо быстрее и эффективнее.

Мы живем в мире переизбытка информации, многозадачности и интеллектуального труда. Сотрудники продают свои знания и умение вовремя дать ответ.

Спросите, чем чаще всего заняты служащие и вы услышите в ответ - разбор электронной почты, написание отчетов и участие в совещаниях. На прочтение электронных писем мы тратим около 650 часов в год!

Такие занятия губят эффективность, креативность и интерес работников на корню. Но и без них никуда, вопросы иногда нужно решать коллективно, почта остается удобным способом общения, а без отчетов не будет ни аналитики, ни стратегии работы.

Руководители фирм многое отдали бы за простые, но в тоже время эффективные способы повышения эффективности своих сотрудников.

Вот вам мой шорт-лист:

1. ТРИ ЗАДАЧИ ДО ОБЕДА

Выполняя 3 самых важных задачи до обеда вы достигаете сразу несколько целей. Во-первых, получаете результат по самым важным задачам, тем, которые принесут вам больше всего пользы. Во-вторых, обеспечиваете высокое качество работы, поскольку утренние часы наиболее результативны для большинства людей, именно в это время сотрудники максимально работоспособны и сконцентрированы. В-третьих, после того, как вы справитесь с важными задачами, вы испытаете чувство «победы», у вас будут вырабатываться эндорфины, благодаря чему у вас будут силы на последующие дела, а уровень стресса будет снижаться.

Еще один лайфхак, сделав задачу перед трудным разговором, совещанием или встречей, вы будете уверены в себе и больше настроены на продуктивную работу. Именно по этой причине я не провожу встречи и совещания в первой половине дня. Даже никому не звоню.

2. POMODORO

Этому инструменту уже 40 лет, но он как никогда актуален. Его смысл очень простой: выполняйте задачу 25 минут, а потом 5 минут отдыхайте. Об истечении времени вам напомнит таймер. Доказано, когда у нас есть ограниченное количество времени, дела выполняются быстрее и эффективнее. А обязательный перерыв на отдых поможет сохранить бодрость и активность. В идеале в перерыве уделите время физической активности – пройдите по лестнице, сделать легкую разминку. Благодаря этому вы не только физически будете чувствовать себя лучше, но и мозг будет обрабатывать все задачи эффективнее.

Увеличение информационного шума и отвлекающих элементов типа почты, соцсетей, телефона не помогают нам в концентрации на выполнении задачи. А простой инструмент в виде таймера на 25 минут создает небольшое, но давление и подгоняет нас делать задачу, заставляя при этом на ней концентрироваться, чтобы успеть вовремя.

Одна рекомендация для новичков - начинайте с 15 или 25 минут работы по таймеру. Тогда шансов привить это как привычку становится больше, легче втянуться. А уже потом можете довести таймер с 25 минут до 75 и заниматься глобальными задачами.

3. ОСТАВЛЯЙТЕ БУФЕРНОЕ ВРЕМЯ В ПЛАНЕ

Большинство думает, что если забить день под завязку, то появится больше шансов успеть сделать хоть что-то. Но на самом деле все работает диаметрально наоборот. Только при наличии места в плане можно реально что-то сделать, а не перепрыгивать с задачи на задачу или сожалеть, что не успел все, что запланировал. К тому же нам нужно сделать не что-то или все подряд, а только самое важное, чтобы получить те самые 80% результата при 20% усилий.

Свободное время в расписании дает возможность гибко реагировать на неожиданности. Прилетела задача по подготовке срочного отчета, а у вас в плане уже есть для нее место. Это же лучше, чем долго думать, что же я могу сдвинуть на завтра или вообще на следующую неделю.

Мои клиенты часто говорят, что им неудобно оставлять буферное время, потому что создается впечатление, что у них нет дел. Ну и фраза, которая вбивает гвоздь в крышку гроба эффективного планирования – «А что же мои коллеги подумают? Что я лентяй!?».

Но одно из главных качеств успешного и эффективного сотрудника - умение управлять собой и своим временем. Если вы не можете реагировать корректно на неожиданности, которые каждый день возникают в разном обличье, то тут должны задуматься и вы, и ваши коллеги, и главное, ваше руководство, как же так получается, что человек претендует на хорошую должность, высокую зарплату, а при этом не знает, что делать в неожиданных ситуациях.

Еще один важный момент - буферное время должно фиксироваться в календаре. Вы должны понимать, что оно точно у вас есть, а не кто-то другой его займет очередным совещанием.

Существует и множество других способов повышать свою эффективность или эффективность ваших сотрудников. Но без этих трех слонов, земля в вашем планировании не будет ощущаться как твердая поверхность.