Цифровые процессы есть не только в IT. История производителя стройматериалов, который ускорил разработку новых изделий и упростил работу с поставщиками с помощью автоматизации

Представьте себе: огромная компания, десятки заводов по всей России, тысячи сотрудников. Казалось бы, налаженный бизнес-процесс и отличные показатели. Но за кулисами этого успеха скрывалась головная боль для менеджеров. Каждый раз, когда нужно было разработать новое изделие, начинался настоящий квест.

Сейчас расскажу, как удалось решить эту проблему и превратить хаос в чёткую систему.

Каждый раз, когда надо было согласовать новую деталь, сотрудники тонули в бесконечных письмах. Вот сами только представьте: отправляете письмо, ждёте ответа, потом ещё одно, и так по кругу. А если кто-то в отпуске или заболел, то всё, процесс встал.

С выбором поставщиков ситуация была не лучше. Отдел закупок рассылал десятки запросов, а потом вручную сравнивал полученные коммерческие предложения. И тут начинались «американские горки»: одна компания предлагает хорошие цены, но загружена другими заказами. У другой цены выше, зато сроки в разы меньше.

После всех согласований и выбора поставщика начиналось планирование этапов работ. Менеджер с нуля прописывал задачи, назначал ответственных, устанавливал сроки. А чтобы понять, как идут дела в целом, приходилось постоянно дёргать коллег и собирать информацию по крупицам.

Наводить порядок довелось мне и моей команде. Напомню, что я работаю в компании «Первая Форма», разрабатывающей одноимённую BPM-систему. Надо было ускорить создание и согласование заявок, упростить работу с огромными объёмами данных и создать единый центр хранения информации.

Теперь сотрудник производственного отдела создаёт и заполняет заявку на разработку детали прямо в системе. Сюда же он загружает необходимые для работы файлы, и все данные находятся в корпоративном файловом хранилище. Для каждого вида заявок на разработку детали мы заранее внесли в систему состав согласующих. Система сама следит за этапами согласования и присылает напоминания сотрудникам, задерживающим процесс.

Когда заявка на разработку и ТЗ согласованы, закупщики рассылают запросы поставщикам прямо из системы. Здесь же они видят сводный отчёт с лучшими предложениями. Он формируется следующим образом: сотрудник проставляет баллы, кликает на кнопку и видит, у какого поставщика лучшие условия.

Также появились готовые шаблоны проектов для каждой группы деталей. Система автоматически назначает задачи, сроки и исполнителей.

Компания получила полноценную систему разработки новых деталей

Сотрудники избавились от рутины и смогли сосредоточиться на действительно важных задачах. Согласования ускорились, выбор поставщиков стал прозрачнее, а руководители получили инструменты для оперативного контроля всех проектов.

Сталкивались ли вы с похожими проблемами?