Правила текста-2020: взгляд редактора
Как и многие IT компании в 2k20, мы ведем корпоративные блоги, много общаемся с клиентами в чатах, и описываем постановки задач друг другу в Jira. Автор и редактор блога Selectel, Татьяна Одинцова, поделилась несколькими правилами, помогающими ей вести переписку, которые определила для себя за время работы.
Как автор и редактор корпоративного блога постоянно работаю с текстом. Текст, а с ним и переписка, которую мы ведем сегодня с коллегами и спикерами, очень пластичны. В 10 правилах отразила принципы, которых стараюсь придерживаться. Мой опыт может отличаться от вашего, а потому они весьма субъективны. И важное: вдохновителем в теме текстов для меня служат Максим Ильяхов и Людмила Сарычева.
Правило N 1.
Одна итерация = одна мысль. Всегда выражать мысль в одной, желательно первой итерации. Есть какой-то вопрос – писать одно письмо и решать вопрос. Не закидывать коллег вопросами и беспорядочными письмами в почте. Особенно, когда/если не получены ответы на предыдущие запросы.
Поговорим?
Правило N 2.
Не пинайте. А лучше напишите с заботой. Предположим, вам следует уточнить, сможет ли человек подключиться к задаче или выполнить в срок договоренности. Лучше без лишних витиеватых расшаркиваний спросить напрямую: как дела с задачей, когда ждать ответ и др. О пинках очень много пишет и говорит Ильяхов: только прямые вопросы, только hardcore.
Правило N 3.
Думайте об удобстве читателя. Писать ясно, коротко, четко. Без витиеватых словечек и сложных терминов. И никаких: ASAP, «я вас услышал», Вы, «нужно вчера», «доброго времени суток» и прочих архифактов из прошлого века.
Правило N 4.
Помните про структуру. Делите большой текст на абзацы и пункты. Для получателей как в почте, так и в мессенджере по сути работает тот же F-паттерн читателя. Нам проще пропустить большое полотно текста, чем пытаться понять, в чем суть и где важные мысли. Не допускайте такого, лучше расставьте абзацы и выделите акценты. И будет вам счастье. И ответ тоже.
Правило N 5.
Нет лишним регалиям. В подписях. Если ведете переписку в почте, то после первого письма будет разумнее убрать длинные подписи и двухэтажные должности: вы уже знакомы и лишний официоз явно ни к чему.
Правило N 5.1.
Не отправляйте «спасибо» отдельным письмом. Из вежливого акта оно превращается в лишнюю итерацию, усложняющую жизнь получателю: зайти в почту, открыть, прочитать, закрыть. Зачем?
Правило N 6.
Имя! Со времен Карнеги в социальном мире ничего не поменялось, а потому для человека «имя — самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке». И в тексте тоже. Из важного: обращайтесь к человеку так, как он вам представился. К примеру, не надо менять Тати на Татьяна или Лиду на Лидию. Оставайтесь вежливыми и комфортными в общении.
Правило N 7.
Забудьте про «вопрос на пять минут» или «глянь одним глазком». Это выглядит как ненужная и снижающая ценность ответа прелюдия. Особенно, если при этом задать полуфилософский вопрос, требующий изучения множества аспектов и явно больше времени, чем обозначенные в подводке 5 минут.
Правило N 8.
Не пишите на эмоциях. Если чувствуете, что готовы выговориться и написать все, что на душе, — сделайте паузу. Выдохните, обдумайте. Соберитесь мыслями и только потом конструктивно составьте текст.
Правило N 9.
Будьте вежливы. Всегда, каким бы обидными или оскорбительными не были послания. Пусть вежливость станет вашим главным оружием. И оно точно спасет весь буквенный мир.
Правило N10.
Нарушайте правила, но оставайтесь собой. Правила созданы в тексте, чтобы их нарушать. Не осуждайте отправителя и старайтесь просто помнить, что забота, внимание и вежливость всегда важнее остального.
Каких правил текста придерживаетесь вы?
Трём авторам самых крутых списков подарим наш блокнот Selectel. Итоги — 10-го сентября.
У нас есть другие полезные истории:
Чек-лист хорошего письма:
1. Тема.
2. Приветствие с именем главного получателя.
3. Не писать в выходные.
4. Не разглагольствовать.
5. Не писать "срочно". Озвучить реальные сроки.
6. Не использовать длинные предложения.
7. Следить за пунктуацией.
8. Одно письмо - одно дело. Можно несколько вопросов.
9. Быть добрым :)
Комментарий недоступен
Хорошие пункты.
Я бы расширил пункт 5.1 так:
не отвечать на общие информационные письма, если ответ в явном виде не запрошен.
Например, кто-то из коллег пишет участникам рабочей группы «напоминаю, что следующую неделю я в отпуске». И тут же начинается «ок», «спасибо», «а куда едешь?», «хорошо тебе отдохнуть» и тд - естественно на всех. Зачем?
И еще важное правило, но уже для чатов: не писать «привет». Ну, точнее писать, но сразу прибавляя к нему свой вопрос.
Плохо:
Сообщение 1: «Привет!»
Сообщение 2: «*ваш вопрос*»
Хорошо:
Сообщение 1: «Привет! *ваш вопрос*»
Кажется это мелочь, но это реально жрет время - получаешь привет - отвлекаешься от работы - сидишь ждешь, когда твой визави напечатает следующее сообщение (иногда довольно длинное) и тратишь время.
Таки мы про письма или про тексты в целом? :)
Если про письма, то, пожалуй, так:
1. Не забывать о приветствии и быть вежливым.
2. Экономить время. Излагать проблему/задачу четко, предоставлять всю необходимую информацию, указывать экстренные контакты/других ответственных лиц.
3. Аргументировать. Оперировать фактами. «Мне не нравится», «мне кажется» — не аргументы.
4. Доверять экспертизе друг друга и не пытаться учить других людей делать их работу. Фраза «возможно, это вкусовщина, но...» — не индульгенция, чтобы говорить всё, что угодно.
5. Быть терпимее. Понимать, что у других нет твоей экспертизы, но и не пытаться их учить, особенно если не просили. :)
6. Не требовать чудес. А от редакторов, например, «вкусных» или «зубастых» текстов. :)
7. Помнить, что у нас на всех одна цель — чтобы юзеру/клиенту/читателю было хорошо, понятно, не страшно, комфортно.
А если про текст в целом, то он должен быть:
— по делу: решать проблему, улучшать опыт и т.д.;
— для человека: его языком и в его мире;
— без воды, но с воздухом: содержать только нужную информацию, но столько, чтобы у читателя не возникло перегруза;
— от души :)
(Ну и профессиональное)
— фактурным: со ссылками на проверенные источники и экспертов, с опорой на практический опыт;
— грамотным;
— легко трансформируемым под разные площадки: писать текст, чтобы использовать его в одном месте и всего один раз — сейчас слишком большая роскошь.
Плюс-минус так :)
Еще стоит отдельным пунктом, что вместо щитпост контента, лучше делать нормальный. Это вам с хабра привет
О чем этот комментарий? Причём тут Хабр. Там вообще другая ЦА читает.