Какие бывают электронные подписи? Чем они отличаются? А можно ли их как-то подделать?

На эти и другие вопросы отвечают специалисты Sign.Me — компании, которая уже 13 лет работает в сфере электронной подписи.

Рукописная подпись постепенно уходит в прошлое, а современный бизнес требует новых решений. Когда у компании каждая секунда на счету, тратить время на печать, ожидание курьера и оформление документов в архив просто неэффективно. Есть решение: электронная подпись. Она позволяет заключаться с еще большим количеством клиентов, снизить уровень отказов и экономить время, подписывая документы онлайн.

Расскажем, как работает электронная подпись, почему это самое надежное решение и какие сервисы для подписания документов бизнеса с физлицами лучше использовать.

Электронная подпись — это цифровой аналог подписи от руки, который выражает волеизъявление человека и помогает надежно и юридически значимо скреплять договорные отношения.

В России к электронной подписи относят: простую (ПЭП), усиленную неквалифицированную (УНЭП) и усиленную квалифицированную (УКЭП). Они отличаются своими возможностями, архитектурой и сферой применения. ПЭП представляет собой комбинацию цифровых данных, подтверждающих какое-либо действие пользователя, например, с помощью нее можно подтвердить банковскую операцию, зайти в личный кабинет посредством ввода логина и пароля. Но такой вид подписи наиболее уязвим, поэтому для документооборота лучше использовать усиленные виды. УНЭП подходит для большинства рутинных документов бизнеса: договоров, актов, заявлений. УКЭП — наиболее регламентированный вид ЭП, он подходит для электронного взаимодействия с госорганами, например, при регистрации недвижимости в Росреестре.

Если ПЭП представляет собой комбинацию случайно сгенерированных цифр, то УНЭП и УКЭП создаются с помощью средств криптографической защиты информации.

Одно из основных преимуществ электронной подписи для бизнеса — повышение эффективности процессов за счет экономии времени. Компания избавляется от бумажной волокиты, хранит все документы в электронном виде, не несет затраты на печать документов, транспортировку и архивное хранение. Клиент тоже в плюсе: ему не обязательно ехать в офис, лично встречаться с представителями компании и хранить бумажный экземпляр договора, который может легко порваться и потеряться. Бизнес экономит время и себе, и своим клиентам, за что они будут благодарны. А еще электронная подпись снижает уровень отказов, ускоряет сделки, позволяет расширить географию присутствия за счет возможности подписывать документы с клиентами из других городов – и, как следствие, помогает зарабатывать больше.

В зависимости от вида подписи отличаются и возможности их применения. ПЭП подходит для подтверждения базовых действий (ввод логина и пароля, галочка согласен/принимаю условия), для документооборота ее лучше не использовать.

УНЭП — для рутинного документооборота бизнеса

УКЭП — для электронного взаимодействия с госорганами

Усиленные виды электронной подписи создаются с помощью средств криптографической защиты информации (СКЗИ). Механизмы криптографии настолько сложны, что их невозможно взломать или подделать. Хакеры даже не пытаются взламывать ЭП, так как на это уйдет около 10 000 лет и мощность всех компьютеров мира. В то время как для подделки рукописной подписи достаточно простой шариковой ручки и немного тренировки, а почерковедческие экспертизы не всегда бывают точны.

Интересный факт: за 2023 год из всех дел с оспариванием подписей 98,9% приходится на оспаривание рукописных, 1,1% на оспаривание УКЭП и 0% на оспаривание УНЭП. Из этих 1,1% большинство дел так и не удалось оспорить, а все те редкие случаи, в которых ЭП признавали недействительной, связаны не с безопасностью технологии, а с подделкой документов, удостоверяющих личность, или передачей данных третьим лицам при обмане мошенников.

Все мошеннические схемы с ЭП не связаны с хакерскими атаками, а являются банальным обманом пользователей, которые не соблюдают технику безопасности. Например, нельзя передавать данные третьим лицам, хранить документы в общедоступном месте.

Документ, подписанный усиленной ЭП, невозможно изменить в одностороннем порядке: даже при внесении минимальной правки, вплоть до запятой, математическая связь разорвется и подпись к документу станет недействительной.

При соблюдении простых правил цифровой гигиены вы не попадетесь на уловки мошенников, а ваша электронная подпись будет надежно защищена.

Скорее всего, вы уже вспомнили несколько классических сервисов электронного документооборота, которые помогают подписывать документы в сегменте B2B, так как они уже успели войти в привычку на российском рынке. Но сейчас рассмотрим относительно новое направление: ЭДО в сегменте B2C. Сервисов для быстрого и удобного подписания документов бизнеса с клиентами-физлицами пока не так много на рынке, вот два из них: Сайн.Клик и Сайн.Смарт от IT-компании Sign.Me.

Сайн.Клик — сервис электронного подписания документов с самым легким и быстрым сценарием использования. Компания вводит ФИО и номер телефона клиента и отправляет ему документ на подпись, а он переходит по ссылке из СМС, изучает документ и подписывает его. Не нужно заполнять длинные анкеты или скачивать приложение и выпускать подпись заранее. Бизнесу достаточно зарегистрироваться и оплатить нужный тариф. Работа ведется в веб-интерфейсе, документы подписываются усиленной электронной подписью (УНЭП) с криптографической защитой.

Сайн.Смарт удобен для компаний, у которых обмен документами с каждым из подписантов носит регулярный характер, а также когда бизнесу важно, чтобы идентификация личности контрагентов проводилась сторонней независимой организацией. Работа с сервисом ведется в мобильном приложении. Сайн.Смарт тоже прост и удобен в использовании, но всем участникам документооборота нужно будет установить приложение и пройти идентификацию личности — это можно сделать онлайн. После идентификации можно быстро подписывать рутинные документы бизнеса со своими контрагентами мобильной электронной подписью и хранить их прямо на устройстве.

Конечно! Есть 4 способа, как можно вести документооборот в сервисах Sign.Me.

Документы, подписанные в сервисах Sign.Me, могут храниться на разных носителях:

Усиленная квалифицированная электронная подпись по умолчанию приравнивается к собственноручной, а для работы с УНЭП нужно подписать соответствующее соглашение о признании. В сервисах Sign.Me пункт о признании УНЭП содержится в пользовательском соглашении, отдельно ничего подписывать не нужно.

В Сайн.Клике бизнес оплачивает пакет документов, необходимый для подписания. Сервис удобно использовать, когда у бизнеса много разовых подписаний с разными клиентами.

В Сайн.Смарте бизнес оплачивает безлимитные лицензии для клиентов, и они могут обмениваться любым количеством документов в течение года. Этот сервис подходит для компаний, которые регулярно подписывают документы со своими контрагентами.

Документооборот в веб-интерфейсе

Документооборот в мобильном приложении