Как дневной сон, передача «Мужское/Женское» и менструальный календарь помогают в работе — рассказываю, как редакторы «Сделаем» планируют свой график

Привет! Я Таня Артемова, главред в агентстве контент-маркетинга «Сделаем». Число наших клиентов ежемесячно растет. Как и в любой компании у нас бывают горящие дедлайны и периоды с высокой нагрузкой.

За то, чтобы все работало как часы, отвечают наши редакторы. Они виртуозно жонглируют задачами и все успевают. Я расскажу, как мы умудряемся делать миллиард дел в рамках графика 5/2 и не сходить с ума.

Для начала разберемся, что вообще делают редакторы «Сделаем». Их основные задачи — коммуникация с клиентами и контроль производства контента на своих проектах. Расскажу немного подробнее.

Ведение отчетности. После созвона с клиентом мы составляем дорожную карту, где указываем объемы и сроки работы. Это помогает не потерять отдельные задачи и вовремя их выполнять.

Еще редактор следит, чтобы с клиентом были вовремя подписаны все документы: договора, допсоглашения, счета. Все задачи мы ведем в CRM «Планфикс».

Общение с заказчиками. Редактор, которого назначили на проект, проводит созвоны с клиентами, обсуждает их пожелания и при необходимости решает какие-то конфликтные ситуации — да, бывает и такое.

Еще у нас есть внутреннее правило о скорости ответа. В период с 9 до 18 по будням клиент должен ждать ответа на свое сообщение не больше получаса.

Редактура текстов. Это одна из основных задач. Редактор подбирает авторов под проект, раздает им ТЗ, а затем проверяет все тексты, прежде, чем они попадут к заказчику.

Количество правок зависит от сложности текста и опыта автора. Иногда редактор исправляет пару слов, а иногда должен выдать целый пакет подробных правок, а потом проверить доработанный текст еще раз.

Кроме этого, если у автора случился форс-мажор, например он заболел, редактор либо сам дописывает текст, либо ищет исполнителя на замену.

Найм авторов в агентство. Нам почти ежедневно приходят заявки от копирайтеров, которые хотели бы работать в «Сделаем». Редакторы читают их, многообещающим кандидатам высылают ТЗ, а затем проверяют его. О найме сотрудников я писала в другой статье.

Проверили 100 откликов, двоим дали тестовое — справился только один: рассказываю, как отбираем авторов в агентство

Что делает главный редактор. Мои главредские задачи больше направлены «внутрь» агентства. Их условно можно разделить на три категории — рутина, созвоны и задачи по развитию «Сделаем».

Рутина включает проверку и составление отчетности, найм и онбординг новых сотрудников. Еще я слежу, чтобы у нас все было в порядке с деньгами и клиентскими договорами и заполняю разные таблички с нашими показателями. Иногда подключаюсь к клиентским проектам, когда нужно в чем-то помочь.

На созвонах я общаюсь с нашим основателем Пашей и директором по производству Аней. Мы обсуждаем, как сделать работу агентства эффективнее и распределяем между собой задачи. Еще как минимум раз в месяц или даже чаще я созваниваюсь с каждым из редакторов, чтобы обсудить планы на будущее и обратную связь. А раз в неделю у нас общие командные планерки с редакторами.

К стратегическим задачам можно отнести написание внутренних гайдов для сотрудников. Еще я анализирую трекинг времени, которое команда тратит на проект или определенные задачи и обратную связь от клиентов, чтобы понимать, где нужно улучшить процессы.

Каждый редактор самостоятельно распределяет задачи в своем графике. Для нас главное, чтобы сотрудник был на связи в рабочее время и соблюдал дедлайны.

Благодаря удаленке ребята могут работать откуда угодно и совмещать рабочие задачи с личными делами. Я попросила их рассказать про свои принципы планирования графика и лайфхаки, которые помогают сосредоточиться. Ну а в конце поделюсь и своим опытом.

Первый час после начала рабочего дня я отвечаю на сообщения и проверяю ежедневник. Как правило, мой день строится вокруг задачи, у которой есть конкретное время выполнения. Например, если с 14 до 15 часов у меня запланирован созвон, то все остальные дела я распределяю вокруг него.

Если у меня какая-то большая задача, то я стараюсь разбивать ее на несколько этапов, к каждому из которых ставлю конкретный дедлайн. Это помогает не бояться большого объема работы чисто психологически и выполнять все в срок.

Например, когда я пишу кейсы для нашего сайта, то сначала составляю план, потом пишу драфт и согласовываю его с нашим маркетологом Сергеем. Затем я вношу в текст правки, оформляю картинки и несу кейс клиенту.

Если есть возможность, я стараюсь закончить работу вовремя или даже пораньше, а не оставлять время для личных дел в середине дня. Да, иногда появляется свободное окошко между задачами и я могу пойти на прогулку или в спортзал. Но это скорее исключение, поэтому мне проще планировать личные дела на вечер. Это помогает соблюдать баланс.

А чтобы сосредоточиться, я слушаю ненавязчивую музыку. Наберите на Youtube «lofi hip hop beats», там много классных записей.

С утра я разбираю рабочие чаты, просматриваю, есть ли важные новости, отвечаю клиентам, которые отписались в ночи из-за разницы во времени.

Дальше планирую свой день по каждому проекту. Для этого использую приложение Todoist. Я закидываю в список дел даже небольшие задачи — пингануть кого-то по фактуре, согласованию, чему-то еще. Мне нравится, что я могу видеть, как объем задач сокращается. Еще люблю звук, который приложение издает после того, как отмечаешь задачу выполненной.😃

Задачи распределяю по приоритетности. Сначала те, которые горят или от которых зависят другие задачи. Потом задачи средней приоритетности и в конце те, которые могут подождать. В Todoist помечаю эту приоритетность, чтобы не держать в голове.

Еще в течение дня я стараюсь переключаться хотя бы иногда, потому что если одну за другой редактировать миллиард статей, голова пойдет кругом. Чаще всего я нахожу время, чтобы приготовить еду, поесть, и прогуляться минут 30-40.

Иногда я хожу работать в кафе — там нет соблазна полежать на кровати. Ну и последнее — классно в целом находить свое состояние потока. Мне в этом помогает музыка или видео на фоне. Иногда я включаю передачу «Мужское/Женское» или какой-нибудь фильм — они там что-то говорят, а я работаю.

Я заметила, что мое самочувствие и способность к концентрации зависят от стадии менструального цикла, на которой я нахожусь. Поэтому я придумала, как адаптировать свой рабочий график под него.

Например, уровень мотивации и способности к креативному мышлению растет во время фолликулярной фазы и достигает пика во время овуляции. На эти периоды лучше ставить задачи посложнее. К ним относятся проверка сложных и больших статей или созвоны с клиентами, где нужна максимальная вовлеченность.

На дни, когда идет менструация, лучше планировать более простые и объемные задачи, которые не отнимают много времени и сил. Это могут быть правки в тексты, ответы на сообщения и прочие мелкие рутинные дела.

Созвоны с обсуждением стратегии развития проекта, придумывание новых тем для статей на будущий месяц и так далее я стараюсь ставить на фолликулярную фазу. В это время творческой энергии у меня больше всего. А во время лютеиновой фазы я могу спокойно проверять статьи, которые принесли мне авторы.

По табличке ниже можно понять, в какую фазу чем лучше заниматься. Отследить свой цикл можно в любом приложении, например во FLO. Как-нибудь во время фолликулярной фазы, я напишу подробный гайд о такой технике планирования графика.

Я вечером пишу план на завтрашний день в ежедневнике. Делю листок на 10 частей по количеству проектов (ну или меньше, если по какому-то проекту нет задач), и получается большая табличка. В каждой ячейке пишу все задачи для конкретного проекта и определяю их приоритетность.

Я предпочитаю именно бумажный ежедневник, потому что так табличка с планом всегда перед глазами и я могу в любой момент что-то дописать. И не надо все время кликать на вкладки в браузере, их и так на компьютере открыт миллион.

Я стараюсь делать задачи в рамках одного проекта подряд, чтобы не тратить ресурсы на переключение с одной темы на другую. Но, если честно, не всегда получается соблюдать этот принцип. В личку часто прилетают сообщения по другим проектам, на которые нужно срочно отвечать. С утра стараюсь делать именно редактуру, особенно если это драфт от автора или большой текст, а потом уже все остальное.

На личные дела времени в течение рабочего дня совсем нет. К тому же я перфекционист, такой «человек-дедлайн». Я скорее уделю время работе, чем отложу задачу, поэтому мой work-life balance периодически от этого страдает. Но иногда я могу поспать во время обеда полчаса — это отличный способ перезагрузиться.

Пожалуй, закончить статью стоит рассказом о секретах моего графика. На рутину — ответы на сообщения и проверку отчетов — я выделяю около двух часов утром.

В конце месяца я на пару дней оставляю за собой только такие задачи. Это время нужно, чтобы проверить на какой стадии каждый из наших проектов, нет ли неоплаченных счетов и неподписанных документов и заполнить все отчеты.

Созвоны я стараюсь ставить в промежуток между 12 и 16 часами дня. К этому времени я уже проснулась и включилась в работу полноценно. В течение дня между созвонами я разгребаю оставшиеся мелкие вопросы и трачу примерно до 20 минут на каждый из них.

Вечером после созвонов (возможно даже ближе к ночи) выделяю время на дела, над которыми надо подумать — обычно это стратегические задачи. Отвожу на них от одного до трех часов и стараюсь не отвлекаться. Если созвонов нет, такие задачи смещаются на день, но я тогда ставлю им четкие ограничения. Например, «полтора часа делаю вот эту задачу, потом один час разгребаю все, что актуально сейчас».

Меня мотивирует система контроля времени, которую мы сделали обязательной для всех редакторов в агентстве. В расписании нужно указать задачу и четкое время, в которое ты ей занимался. На каждую задачу уделяется минимум 10 минут. В итоге видно, кто на какие задачи тратит больше времени и в целом, что успели сделать в течение дня.

До или после рабочего дня у меня спорт два раза в неделю, обычно вечерами еще бывают прогулки с сыном. Днем стараюсь отвлечься и подвигаться, делаю один-три 10-минутных перерыва: домашние дела или просто разминка. Кстати, упражнения приводят в равновесие мозг, и становится легче концентрироваться. Время на полноценный отдых выделяю после работы уже ночью — играю, читаю книги и так далее.

В тяжелые дни я выписываю на листочек все мелкие задачи и зачеркиваю их, когда дело выполнено. Еще включаю фоном lo-fi pomodoro timer или музыку под настроение: либо что-то тяжелое хардовое, либо K-pop. Наверное, даже можно отследить зависимость жанра от конкретных задач🎸

Пока я собирала комментарии у девочек для этой статьи, у нас изменились процессы в производстве. Теперь в «Сделаем» есть проджект-менеджеры, которые берут на себя все организационные задачи с клиентами, и редакторы, которые занимаются исключительно текстами.

Так мы сможем брать еще больше проектов, при этом сохранять высокое качество работы и давать каждому сотруднику оптимальное количество задач. Об этом тоже обязательно расскажем.

***

Если интересно, как мы организовываем процессы в агентстве, как выстраиваем редакции и делаем контент-маркетинг, подписывайтесь на наш новый телеграм-канал. Там мы делимся внутрянкой, кейсами и обмениваемся опытом🙃