Как сделать так, чтобы ваша команда полюбила созвоны (и действительно в них участвовала)

Мы провели опрос среди коллег и друзей из разных компаний и узнали, что делает созвоны мучением. Делимся способами превратить их в короткие и полезные встречи!

Всем привет, на связи Анастасия Кузнецова, со-основатель диджитал агенства Logic Lounge Studio!

Давайте будем откровенны: кому-то слово «созвон» может показаться чуть ли не ругательством. Если у вас возникала мысль "ещё один час моей жизни пропал в никуда", вы не одиноки. Созвоны – это обязательный атрибут современного бизнеса, особенно для тех, кто работает удаленно. А уж если вы работаете в технологической компании, где все сидят по разным концам света и общаются в основном через экраны, созвоны — это просто спасательный круг.

Но если созвоны такие полезные, почему на них часто трудно усидеть? Да потому что созвоны могут утомлять, особенно когда они лишены цели, растягиваются как жвачка, или, наоборот, превращаются в фестиваль "говорит один человек – все слушают". Хорошая новость: мы знаем, как сделать так, чтобы даже самый критически настроенный участник начал кивать головой в такт обсуждению. Пора разобраться, как превратить созвон в площадку для настоящего общения и обмена идеями.

Чтобы разобраться, почему созвоны часто воспринимаются как тяжёлая обязанность, мы провели небольшой опрос среди наших коллег и друзей из компаний разного размера и разных сфер. От стартапов с пятью сотрудниками до крупных корпораций – почти каждый, так или иначе, сталкивается с проблемой "бессмысленных встреч". Вот что люди нам рассказали:

"Созвон без цели – это просто трата времени"

Многие упомянули, что частенько встречи кажутся бессмысленными, потому что им не хватает конкретики. Никакого чёткого плана или обозначенной цели – просто общий созвон «поговорить» или «обсудить дела». Итог? Потерянный час и ощущение, что все просто зря провели время. Как говорит одна коллега: «Если я не понимаю, что хочу получить от этой встречи, то это просто час, вычеркнутый из моего дня».

"Слишком много людей в созвоне и слишком мало активных"

В больших компаниях есть традиция звать на созвоны как можно больше людей – на случай, если кому-то вдруг понадобится «быть в курсе». В итоге из 20 человек активно участвуют двое, а остальные просто слушают, периодически заглядывая в телефон. Один участник опроса из крупной корпорации так это описал: «Часто кажется, что я просто "для галочки" сижу. Если встреча мне не нужна – зачем я здесь?».

"Разговор затягивается"

Долгие созвоны – одна из самых популярных жалоб. Особенно это ощущается, если встреча плавно переходит с одной темы на другую, захватывая то, что можно было бы обсудить в другом месте или более узким кругом. Одна из респондентов, работающая в IT-компании, сказала: «Созвоны в 60 минут кажутся бесконечными. К концу просто ловишь себя на мысли, что ждёшь, когда это уже закончится».

"Это могло быть сообщением"

Многих раздражает, что созвоны назначаются по поводу вопросов, которые легко решаются в переписке или чате. Зачем устраивать целую встречу ради быстрого "да" или "нет"? Как выразился один из опрошенных: «Простой вопрос часто превращается в созвон на полчаса, когда я мог бы ответить на него простым сообщением в чате».

"Нет мотивации участвовать активно"

Есть и ещё одна распространённая проблема: участники чувствуют, что их мнения не нужны. Когда кто-то один берет инициативу и начинает вести встречу в режиме монолога, всем остальным не остаётся ничего, кроме как молча наблюдать. «Ощущение, что моё мнение никому не интересно, – признался один из сотрудников стартапа, – в итоге я просто сижу в Zoom, жду, когда можно будет отключиться».

"Слишком часто происходят созвоны"

И, наконец, жалоба, характерная для быстрорастущих компаний: из-за стремления постоянно синхронизироваться, встречи назначаются слишком часто. «У нас по несколько созвонов в день, и иногда это просто изматывает», – рассказала нам одна знакомая. В конце концов, вместо работы сотрудники целый день переключаются с одного созвона на другой.

Прежде чем углубляться в методы улучшения, давайте поймём, что мешает сотрудникам активно участвовать.

Представьте: вот она, долгожданная встреча. Всё готово, повестка дня разослана, Zoom настроен, у каждого участника кружка кофе (или, быть может, уже вторая). Начинается созвон, и… полная тишина. Никто не включается активно, камеры выключены, взгляды прячутся. Одна часть участников смотрит, как будто они случайные прохожие, случайно заглянувшие в эту виртуальную комнату, а другая – притворяется, что что-то пишут в блокноте, но на самом деле проверяют мессенджеры. Знакомо?

Есть много причин, почему ваши сотрудники выбирают не участвовать в созвонах так, как вы того хотите.

"Я не знаю, зачем я здесь, поэтому молчу"

Никому не хочется высказываться, когда неясно, зачем вообще он тут сидит. Если повестка дня мутная, а тема настолько размытая, что напоминает туман, то и желание участвовать растворяется.

"Пусть говорит кто-нибудь другой"

В каждой компании найдутся "знатоки" – те, кто всегда готовы высказываться. Они всё знают, всё видят и у них всегда есть, что сказать. У остальных появляется вполне логичная мысль: "Зачем лезть? Они всё равно ответят за нас." И вот сидит человек, кивает себе потихоньку, а про активное участие даже не думает – за него же уже сказали!

"Если я скажу, это никому не будет интересно"

Вот ещё одна причина молчания – сотрудник считает, что его мнение не важно или неактуально. Он как будто сидит в углу этой виртуальной комнаты и думает: "А что, если скажу что-то не то?" Или того хуже: "А что, если вообще никто не услышит?" Когда кажется, что твои слова могут затеряться среди более "важных" голосов, проще сидеть и слушать. Иногда наши коллеги не говорят вовсе не потому, что не хотят, а потому, что боятся быть проигнорированными.

"Лучше промолчать, чем нарваться"

Да-да, в каждой команде бывает эта тема: страх критики или осуждения. У некоторых сотрудников была пара неприятных случаев, когда они высказывали свою мысль, но её отметали как ненужную или "неуместную". Итог? Теперь каждый созвон – это минное поле, где говорить можно только то, что гарантированно никто не осудит. А значит, ничего важного или нового.

"А зачем напрягаться?"

Может показаться странным, но иногда люди молчат не из-за страха или нерешительности. Просто иногда кажется, что, в общем-то, и так всё понятно, и что бы ни было сказано, это никак не изменит итог. Почему бы не пойти по пути наименьшего сопротивления? Созвон закончится и без меня, и мир останется на месте. Проще промолчать, чем тратить силы.

"Тишина – мой способ протеста"

Бывает и так: сотрудник хочет, чтобы его услышали, но не хочет говорить. Не слышите вы его мнение? Ну, тогда его просто не будет. В этом молчании иногда скрывается целая история пассивного протеста против встречи, темы или даже стиля руководства. И тишина тут – способ выразить недовольство, но по-тихому.

Так что если ваши сотрудники не жаждут высказываться на каждом созвоне, не всегда дело в лени или отсутствии интереса. Иногда это их способ скрыться за цифровым экраном и незаметно проскользнуть мимо скучного обсуждения. А порой — это неосознанная реакция на общий формат и настроение встречи. Вывод? Задача — помочь команде почувствовать, что здесь их действительно хотят слышать. И, может быть, немного лучше объяснять, зачем этот созвон вообще нужен.

Переходя к делу, мы хотим предложить несколько советов, которые помогли нашей команде сделать созвоны полезнее (и, как ни странно, приятнее). Давайте вернем созвонам их истинное предназначение — возможность для реального общения, которое помогает каждому чувствовать себя услышанным и вовлеченным.

Подготовка – это, как говорится, полдела. Когда встреча заранее имеет четкую повестку дня, каждый участник понимает, к чему готовиться, что позволит каждому из них не просто слушать, а быть активным участником обсуждения. Заранее отправленная повестка (так называемая agenda) с основными вопросами и ключевыми темами позволяет команде заранее продумать предложения и решения.

Важный момент: когда сотрудники приходят подготовленными, они чувствуют себя более уверенными и вовлеченными в разговор. Это уменьшает риск, что созвон окажется бесполезным или затянется из-за поиска информации в последний момент.

Что можно включить в повестку:

Четкая структура и управление временем – это золотой стандарт для эффективных встреч. Когда у созвона есть структура, он проходит гладко, и каждый знает, чего ожидать. Важно заранее обозначить этапы встречи, распределить время на каждый из них и следить за этим расписанием, чтобы созвон не затягивался.

Полезные приемы для управления временем:

Интерактивность делает любую встречу интереснее и помогает удерживать внимание участников. Программы и функции, такие как голосования в Zoom, Mentimeter, виртуальные доски, и совместные документы в Google Docs, помогают сотрудникам выражать своё мнение и видеть результаты в реальном времени.

Например:

Быстрые и короткие созвоны, особенно для ежедневных/еженедельных апдейтов или синхронизации между командами, помогают держать всех в курсе без больших затрат времени. Созвоны по 15 минут (формат, который иногда называют "стенд-апами") позволяют быстро обменяться новостями, обсудить критичные вопросы и сразу вернуться к работе. Такие короткие встречи отлично подходят для тех, кто ценит время и предпочитает конкретные обсуждения вместо долгих разговоров. Короткие созвоны стали особенно популярны в сфере IT и среди команд, работающих по гибким методологиям (например, Scrum или Agile), но их может с успехом применять практически любая команда.

Структура

В отличие от обычных встреч, короткий созвон должен иметь абсолютно конкретную цель: обновление статуса, обсуждение вопросов, устранение преград или уточнение задач. Для более продуктивного созвона рекомендуется придерживаться простой структуры, которая держит участников в фокусе:

Такая структура помогает не тратить время на отвлеченные темы, а концентрироваться на текущих задачах и оперативных решениях.

Регулярность

Короткие созвоны обычно проводятся в одно и то же время каждый день или несколько раз в неделю. Такая регулярность позволяет создать привычку и поддерживать команду в курсе всех изменений, не нагружая их дополнительными встречами. К тому же участникам не нужно каждый раз готовиться заново – они знают, что обсуждать, и просто освещают свой текущий прогресс.

Формат стенд-апа

Стандартный формат таких встреч в офисе – "стенд-ап" (stand-up), то есть встреча "стоя", и он выбран не случайно. Принцип "стоячей" встречи помогает держать темп и не расслабляться. Даже если созвон проходит в виртуальном формате, можно поддерживать эту динамику, например, не включая камеру (тогда все участники точно знают, что встреча закончится быстро, и не отвлекаются на оформление рабочего места).

Фокус на текущих проблемах, а не на планах

В коротких созвонах важно избегать обсуждения долгосрочных планов и общей стратегии – для этого лучше подходят отдельные совещания. Здесь цель – понять, что мешает прогрессу сегодня, и обсудить текущие проблемы. Это помогает снять «болевые точки» и не тратить время на обсуждение того, что не имеет срочности.

Чёткие итоговые действия

По окончании короткого созвона каждый участник должен знать, что ему делать дальше. Необходимо подводить итог и, при необходимости, фиксировать действия для каждого члена команды. Например, если во время созвона возникли вопросы, требующие дополнительного обсуждения, лучше назначить отдельную встречу для их проработки.

Советы по внедрению коротких созвонов

Чтобы практика коротких созвонов принесла максимальную пользу, рекомендуется начинать с небольших изменений. Например, попробуйте внедрить их для одного проекта или команды и следить за реакцией участников. Обратная связь и настройка формата помогут создать встречу, которая будет полезна и не надоест команде.

Каждая встреча должна не просто занимать время в календаре, а давать конкретные результаты. Проведение множества созвонов ради "галочки" или по старой привычке часто приводит к тому, что встречи теряют свой смысл. Один из ключевых принципов для любой команды – не количество созвонов, а их реальная ценность. Чем реже проводятся встречи и чем яснее их цель, тем больше пользы и меньше усталости от них у участников.

Как достичь продуктивности и оптимизировать количество созвонов:

Когда встречи организованы так, что каждый понимает их ценность и результат, даже один час может принести больше пользы, чем четыре «обязательных» созвона в неделю. Это укрепляет культуру продуктивности и помогает снизить утомляемость команды.

Созвоны – это площадка для обмена мнениями и совместного принятия решений, и чтобы встречи были эффективными, важно создать атмосферу, в которой каждый чувствует себя комфортно для участия и высказывания. Открытость и вовлеченность на созвонах – не только про вежливость, но и про качество решений, потому что чем больше у вас активных участников, тем разнообразнее будут идеи и мнения.

Как повысить открытость и вовлеченность на созвонах:

Открытость и вовлеченность – это больше, чем просто «дать слово каждому». Это про атмосферу, где ценится мнение всех, где встречи становятся не формальностью, а реальной командной работой, на которую каждый приходит с желанием участвовать.

Эффективные созвоны – это не только вопрос организации, но и культуры в компании. Когда сотрудники видят, что руководство ценит их время, прислушивается к их мнению и старается улучшить рабочий процесс, они отвечают тем же. Для этого важно сделать созвоны не обязаловкой, а возможностью для реального взаимодействия, обсуждения идей и решений.

Созвоны могут стать любимой частью работы, если подойти к их организации с умом и уважением к каждому участнику. Четкие цели, короткие тайминги и дружелюбная атмосфера – вот три составляющих успеха. Попробуйте внедрить хотя бы несколько из этих идей, и вы увидите, как меняется отношение к созвонам в вашей команде: от "неизбежного зла" к удобному инструменту для обсуждения и решения задач.