Организовали конференцию для стартапов за 3 000 000 ₽. Рассказываю, какие выводы мы сделали

Весной 2024 мы подумали: а почему бы нам не сделать конференцию для бизнеса? Ну и сделали. Потратили на нее немного нервов и 3 миллиона рублей, а еще сделали 6 выводов, которыми я делюсь с вами бесплатно.

Привет, я Ксюша — контент-маркетолог Adesk. Мы делаем сервис финучета для предпринимателей, чтобы они могли удобно считать деньги бизнеса и принимать взвешенные решения на основе цифр.

Весной 2024 к нам в отдел маркетинга пришел фаундер Степан и сказал:

Никто из команды маркетинга раньше ничем подобным не занимался (разве что сам Степан, который несколько раз организовывал митапы), поэтому идею встретили с некоторыми опасениями. Было страшно облажаться — не найти площадку, не собрать спикеров, не привлечь слушателей. Но надо, значит, надо. И вот мы уже составляем список площадок, определяемся с темой и думаем, как построить воронку привлечения.

6 ноября конференция прошла. Было круто — мы собрали 600+ человек (вместо запланированных 300), познакомились с крутыми спикерами, классными гостями и… сделали 6 выводов. Нам они стоили около 3 миллионов, а для вас я принесла их бесплатно.

Как-то Михаил Токовинин (основатель amoCRM) сказал: нельзя планировать мероприятие, не посмотрев площадку. Мы, конечно, мнению Михаила доверяем, но сами тоже решили проверить, можно ли организовать конференцию в Москве, находясь в Челябинске.

Удаленно мы делали всё: выбирали локации, обсуждали расстановку стульев и столов, согласовывали меню, договаривались о доставке воды. Нам повезло, что у выбранной площадки есть 3D-тур — его запускали раз 300, чтобы прогуляться по помещениям, подумать, куда повесить указатели, как оформить материалы для партнеров, где разместить фотозону и как пройти до туалета, в конце концов)

Вживую посмотреть площадку планировали вечером 5 ноября, за день до конференции. Днем 5 ноября мы с командой вылетели в Москву из Челябинска, а ещё трое ребят выдвинулись из других городов — Екатеринбурга, Брянска и Санкт-Петербурга. Сразу из аэропорта хотели ехать на место проведения конференции, но не случилось — оказалось, что они рано закрываются.

Естественно, на месте всплыли детали, которые мы не могли учесть, в сотый раз разглядывая 3D-тур. Например, оказалось, что в зале нельзя поставить стол для партнерских материалов — для него просто нет места, а двери, куда мы хотели повесить указатели, покрашены краской, которая не дружит с двусторонним скотчем:)

Наш вердикт такой: организовать конференцию удаленно, не видя площадку, можно. Да, это стрессово, да, сложно учесть все нюансы, но можно.

Вы не сможете предусмотреть всё. До начала мероприятия казалось, что мы предусмотрели все сценарии развития событий и готовы к любым поворотами. Как оказалось — казалось.

«Пожары» начались практически сразу:

И это только часть ситуаций — разных мелких форс-мажоров было столько, что я могу посвятить им отдельную статью. Мы, конечно, всё порешали, но стрессанули знатно.

Вы знали, что есть люди, которые специально ходят на такие мероприятия, чтобы бесплатно поесть и прихватить что-то с собой? Мы не знали.

Персонал площадки, где мы проводили мероприятие, рассказал, что такое бывает часто — люди крадут еду и воду или просто приходят бесплатно поесть и получить какие-то плюшки, например, мерч или раздаточные материалы.

Не хочу давать этому оценку, просто имейте в виду.

10-15 лет назад, когда бизнес-мероприятия только стали входить в моду, было достаточно позвать людей, дать им возможность пообщаться и пригласить пару интересных спикеров. Сейчас с этим сложнее — публика стала требовательнее, поэтому важно организовать досуг. Мы рассматривали разные варианты, но намеренно ничего не анонсировали на лендинге и в рекламе — хотелось собрать людей на классных спикеров, а не на развлечения.

Досуг на площадке был — каждому желающему фотограф провел мини-фотосессию, а после конференции мы лично отправили каждому его фотографии.

В итоге почти сотня людей получили профессиональные портреты, которые можно использовать по своему усмотрению — хоть для портфолио, хоть для социальных сетей.

Мы много думали, пока готовились к конференции — не были уверены, что стоит заморачиваться над какими-то активностями вне основной программы. Сейчас, когда конференция прошла, могу точно сказать — фотозону с фотографом мы сделали не зря. Она очень выручила нас, когда случился овербукинг и гости не могли попасть в основной зал.

Нужно было собрать 300-350 участников, а собрали мы 600+. Сразу скажу, что мы проводили опрос и знали, что предварительно подтвердивших участие значительно больше, чем мест в зале.

Паниковать не стали по двум причинам:

Вечером 5 ноября нарисовалась следующая картина: мы точно набираем 300-350 гостей и, скорее всего, готовимся к овербукингу.

На всякий случай приготовили подарочные сертификаты на сервис, Adesk, чтобы в случае, если мы не сможем кого-то пустить, хотя бы так компенсировать потраченное на дорогу время до площадки.

Когда овербукинг случился (напомню, что это произошло еще до официального старта регистрации), оказалось, что публика у нас была очень мотивированная. Гости были готовы смотреть выступление стоя или вообще не попасть в основной зал (просто понетворкаться с другими гостями). Отказать не могли, поэтому скоро у нас был полный основной зал, где шли выступления спикеров, и такой же полный холл, где люди общались, фоткались и пиарили свои бизнесы друг для друга.

И хотя большинство гостей остались довольны, в следующий раз мы дальновиднее:

Однажды я была на конференции одного маркетингового сервиса, где все выступления спикеров были рекламой либо их услуг, либо этого сервиса. Вроде и полезно, а вроде и осадочек остался.

На первом же созвоне, где мы обсуждали конференцию, наш фаундер сказал:

Участие в конференции было бесплатным, мы не использовали рекламу сервиса, спикеры тоже были сдержаны — говорили о своих компаниях, но без каких-то призывов и агрессивных продаж (за что им отдельное спасибо). Единственное упоминание Adesk — открывающее выступление нашего фаундера, но и оно было больше про пользу, чем про продажу.

Специально для стартапов мы разработали Startup Pack — инструмент, который позволяет автоматически отправлять отчеты о финансовых результатах компании выбранному пулу инвесторов. С его помощью стартапам будет проще взаимодействовать с уже имеющимися инвесторами или мотивировать тех, кто пока вкладываться не готов. (если вы стартап, можете потестить Startup Pack бесплатно — у нас есть 14-дневный триал).

Я не буду говорить, что мы организовали мероприятие исключительно в благотворительных целях. Мы хотим продвигать свой бренд, делать его узнаваемым и обрастать полезными знакомствами. Но делать это мы хотим экологично, без агрессивных продаж, а через пользу для бизнеса.

А вы часто посещаете бизнес-конференции? Пишите в комментариях, что вам нравится в таких мероприятиях, а что нет — возьмем на заметку в следующий раз (да, мы уже решили повторить конференцию весной 2025 😅)