Доходы, расходы, инвестиции и семейный бюджет: мой проект в Google-таблицах для учёта личных финансов

Салют, дамы и господа! Меня зовут Артур, в этой статье я расскажу и покажу вам свой проект в Google-таблицах под названием «Бюджет», с помощью которого в нашей семье этот самый бюджет, собственно говоря, и ведётся.

Конечно для ведения бюджета можно использовать банковские или сторонние приложения, но мне не хватает их функционала. Именно это и послужило причиной создания данного проекта.

Итак, чтобы скачать шаблон, переходим по ссылке и нажимаем «Скачать» (потребуется Google аккаунт), и открывшейся странице нажать «Использовать шаблон» — после чего таблица окажется на вашем Google диске и теперь доступ к ней есть только у вас (сохраните ссылку, чтобы иметь быстрый доступ к файлу).

После этого нужно перейти в пункт меню «Файл» — «Настройки таблицы» и убедиться, что в поле «Региональные настройки» выбрана «Россия». Теперь файл готов к работе.

Также хочу обратить внимание, что в некоторых местах находятся ячейки с примечаниями, обозначенные чёрным уголком вверху справа, при наведении на которые появится подсказка — это упростит работу с файлом.

❗ И перед началом обзора одно важное правило: если вы где-то в ячейке видите формулу, не надо её трогать, иначе всё может сломаться (хоть я и добавил защиту на данные ячейки, вы всё равно можете её обойти, если не будете знать о чём речь).

Всё, начинаем обзор!

Лист предназначен для создания бюджета и детального контроля за ним.

👉 На данном листе слева нужно создать категории и подкатегории расходов. Можете воспользоваться предложенными, можете придумать что-то своё. Далее, для каждой подкатегории планируем бюджет одним из трёх способов или их сочетанием (записи делаем в свободной колонке, там где стоит знак «?» находится формула — трогать её не надо):

Справа от категорий находится серый столбец, который показывает какой% данная категория занимает во всём бюджете. Посередине находится небольшая табличка из двух красных столбцов, дублирующая расходы из другого листа (о котором чуть позже). И ещё правее — большая таблица, в которой находится подробная детализация профицита/дефицита вашего бюджета по месяцам и по году в совокупности. Там, где вы не уложились в заданные рамки, цифры будут подсвечены красным и это, безусловно, повод задуматься: либо вы фактически слишком много тратите на данную подкатегорию, либо нереалистично спланировали сумму затрат.

И что касается рамок бюджета, если вы никогда раньше не занимались учётом личных финансов, скорее всего то, как вы составили бюджет «на глаз» довольно далеко от реальности, и по итогам года вас ждёт «небольшой сюрприз». В этом нет ничего страшного, потому что как раз по итогам года, опираясь на те самые две колонки с расходами, можно будет составить уже куда более реалистичный бюджет и уж теперь стараться его придерживаться.

Данный лист служит для наблюдения за текущими остатками денежных средств, сумм различных активов, для учёта финансовой подушки и брокерских счетов, а также долгов и кредитов.

👉 Здесь первым делом необходимо вверху слева внести все остатки ваших наличных и безналичных денег со всех счетов в разбивке по валютам (за исключением отложенных сумм, о которых шла речь на листе «Бюджет», и финансовой подушки). Если нажать на «+» выше таблички, то появится возможность внести остаток для ещё трёх любых валют, помимо рубля, евро и доллара (главное — правильно укажите код валюты). Первая валюта в этом списке — является основой валютой учёта для Бюджета (по умолчанию это рубль).

Ниже, при совершении валютообменных операций указывается: дата, валюта которую обменяли со знаком «-» (её стало меньше), и валюта на которую произошёл обмен со знаком «+» (её стало больше).

👉 Посередине листа находятся сводные остатки денежных средств по итогам года, там всё в целом говорит само за себя. Из того, что хотелось бы отметить:

👉 Двигаемся правее: таблица с дополнительными активами. Здесь можно указать любые активы, которые хотите учесть:

И ещё правее таблица, в которой можно учесть кредиты и долги (как ваши, так и вам). В подсказке в верхней строке подробно расписано как с данной табличкой работать, поэтому сюда копипастить не буду. Столбец «в рублях» опять таки трогать не трогаем.

Здесь подробно представлены данные по текущему году, а также имеется возможность сохранения исторических данных.

Большая часть листа в пояснениях опять таки не нуждается, всё говорит само за себя.

👉 В самой верхней строке можно увидеть еле заметную строчку «Пропуск»: если где-то на листах с ежемесячными данными вы не укажете подкатегорию к какой-либо записи расходов, напротив соответствующего месяца здесь появится красная подсветка — надо будет эту ошибку устранить: найти соответствующую запись и указать пропущенную подкатегорию.

👉 Если прокрутить лист вправо, увидим четыре диаграммы и большую таблицу для сохранения данных по итогам прошедшего года в истории. Алгоритм сохранения следующий:

Как нетрудно догадаться, листы с цифрами предназначены для ведения учёта за соответствующий месяц.

👉 Вверху листа представлена сводная информация (для текущего месяца: «Д-Р» показывает разницу между доходами и расходами, а «+/-» отображает остаток бюджета), а наша задача — вести записи чуть ниже.

👉 В расходах в выпадающем списке вы сможете выбрать только те подкатегории, которые имеются на листе «Бюджет», это нужно для точного учёта всех расходов и распределения их по (под-)категориям. Соответственно, т.к. подкатегория имеет дочернее отношение к категории — указывать саму категорию нет необходимости.

Как нетрудно догадаться, желательно сначала определиться с подкатегориями, после этого начинать вести учёт.

Что делать, если учёт уже ведётся, а вы решили изменить название какой-либо подкатегории? Например раньше у вас были отдельно «Электричество» и «Отопление», а теперь стоит задача объединить это всё в одну подкатегорию «ЖКХ».

Как быть, если вы ведёте бюджет парой и хотите сделать второй половинке сюрприз, купив подарок и «не спалившись» раньше времени при совместном учёте расходов?

👉 Для источников доходов нет необходимости заранее готовить какой-либо список: при первой записи любого источника, он появится в выпадающем списке для всех остальных записей. Единственное правило (для чего и создан выпадающий список): единообразие записей. То есть, если вы в первый раз указали источник дохода «з/п», то и далее везде и всегда указываем «з/п», а не «ЗП», «з.п.» или «зарплата». Это нужно, чтобы сгруппировать все доходы с одними и теми же источниками.

👉 Ну и что касается пополнений брокерских счетов, я решил, что нельзя эту операцию считать расходами, т.к. деньги фактически не покидают вас навсегда, но при этом всё же выходят «за пределы» семейного бюджета (а значит надо каким-то образов это фиксировать), по этой причине данная операция была вынесена в отдельный вид движения денежных средств.

Как записывать поступление (вывод) средств с брокерского счёта?
Если вам удалось скопить приличных размеров капитал и вы живёте от получаемых на эти средства дивидендов, то однозначно — эти дивиденды надо вносить как «доход» (в этом случае, если вам понравится пользоваться Бюджетом — не забудьте отблагодарить автора 😉). В иных случаях, если выведенная с брокерского счёта сумма не подлежит расходу, я бы записывал этот как «снятие» со счёта.

🔹 Любые записи в Бюджете (и вообще в электронных таблицах) можно вносить «в режиме калькулятора». Например, вы купили хлеб за 43 рубля, йогурт за 59 рублей и колбасу за 318 рублей. Чтобы не считать в уме всю сумму, можно просто записать: =43+59+318 и Google таблицы сами посчитают получившийся результат.

🔹 Хронология записей на ежемесячных листах значения не имеет, т.е. можно внести запись за 25ое число, а ниже — за 2ое.

👉 В начале нового года можно поступить двумя путями:

На листах «Анализ года», «Доходы за год», «Расходы подробно» и «Расходы дополнительно» находятся диаграммы и графики. Их можно и нужно анализировать по итогам года (а в случае со «скользящим учётом» — в любое время) и делать выводы.

👉 На листе «Анализ года» справа — находятся диаграммы, составленные исходя из бюджета; слева — исходя из фактических расходов. Ниже — диаграмма доходов и расходов за год (или 12 месяцев).

👉 На листе «Цели» находится табличка, нагло скопированная из какого-то другого файла (уже не помню чьего) и в ней можно продисконтировать реальную сумму расходов (т.е. учесть инфляцию) на будущую покупку.

Чтобы добавить пользователя, в верхнем правом углу нажимаем на «Настройки доступа», указываем e-mail Google аккаунта пользователя, выбираем права Редактора, «Уведомить пользователя» по почте и жмём «Отправить». После этого на e-mail адресата придёт письмо со ссылкой на файл и всеми правами на совместное использование таблицы.

Для работы с телефона потребуется скачать «Google таблицы» из магазина приложений. Ещё можно добавить ярлык Бюджета на рабочий стол, чтобы иметь быстрый доступ: для этого находим в приложении нужный файл, не открывая его жмём на три точки, и в появившемся меню ищем «Добавить на главный экран». Само по себе заполнение данных с телефона не представляет никаких сложностей и происходит точно так же как и на компьютере.

Вкратце опишу другие преимущества Бюджета перед иными сервисами по учёту личных финансов: