5 простых инструментов, которые помогут сделать работу на проекте более эффективной (структурной)

Любой проект - экосистема, за которой необходимо ухаживать. Если за экосистемой не следить или вовсе начать ее загрязнять лишним - она быстро умрет и перестанет приносить свои плоды. Так и с проектом. Любому проекту так же точно важно уделять время и внимание, выстраивать и налаживать процессы, чтобы получился хороший результат.

В своих проектах я постоянно использую 5 вещей, внедряя которые, любой система (в нашем случае - проект) заработает как часы. Поломки механизма, конечно, тоже вероятны, но уже в меньшем количестве и решаются значительно быстрее.

1. Задачник

Для любого проекта важна общая среда, где происходит вся коммуникация, содержится история, понятна загрузка и зона ответственности каждого специалиста. На такой случай подойдет задачник. Множество раз замечала, что когда перестают вести задачник - на проекте случается хаос, потому что никто не понимает своей зоны ответственности, когда и каким должен быть конечный результат. Поэтому, этот инструмент необходимо вводить на проекте обязательно, в первую очередь.

2. Регламенты

Для того, чтобы не возникало вопросов и разногласий, очень важно заводить регламенты. Когда случаются какие-то недопонимания, где у каждого свое видение как делать ту или иную задачу - мы с командой/клиентом сразу решаем этот вопрос составлением регламента, с которым будут согласны все. Если кто-то начинает идти не по регламенту - можно смело и четко задавать вопрос "а почему задача выполнена не верно?", без регламентов понимание "правильности" очень субъективно.

3. Еженедельные встречи-синхрон

Это, наверное, самое любимое из пунктов. Еженедельные встречи-синхрон по статусу и вопросам проекта - тоже важный поинт. У меня на проектах обычно такие встречи происходят 2 раза в неделю - в начале и в конце:

· в начале недели мы сверяемся по задачам, которые у нас запланированы на неделю и обсуждаем вопросы по каждой из них, штурмим как еще можем улучшить и что можно внедрить, чтобы повлиять на результат

· в конце недели мы смотрим результаты, что случились на проекте, обсуждаем вопросы и планируем следующую неделю: распределяем загрузку каждого из специалистов равномерно на текущую неделю по поставленным задачам

4. Постмиты

Для того, чтобы закрепить результаты и задачи с важных встречи, мы с командой всегда записываем постмиты. Это краткий список итогов встречи, в котором мы фиксируем: о чем договорились, что необходимо сделать и когда. Такие истории помогают не потерять задачи и зафиксировать важные моменты со встреч.

5. Файл-навигация

На каждом проекте важен какой-то общий файл с навигацией, где вы будете все фиксировать. У нас это google таблички/задачник. Должно быть точно одно место, где вы соберете все важные ссылки на файлы для проекта, всю основную информацию и данные о проекте. Это понадобится как новым, так и текущим специалистам. Такие моменты помогают избежать лишних вопросов и значительно сокращают время на поиск информации по проекту.

Все эти приемы я использую постоянно и скажу, что они правда сильно упрощают жизнь каждому из участников проекта. В хаосе случается много лишних действий и страдает качество. Структурность - сильный инструмент, пользуясь которым вы наладите взаимодействие и повысите уровень в любой экосистеме и даже жизни.