Как использовать ИИ-ассистентов в борьбе за личную эффективность — нейросети против прокрастинации
Нужно подготовить сложный отчёт? Соцсети сами себя не пролистают. Выйти на важные переговоры с инвестором? Найдутся десятки других «срочных» задач. Это и есть прокрастинация. В статье рассказали, какой ущерб она наносит компаниям и работникам. А также разберёмся, почему в борьбе с ней не эффективны традиционные методы, и чем здесь поможет ИИ.
Всем привет! Мы — команда Timeweb Cloud. Если кто-то ещё не в курсе, Timeweb Cloud — это облачная инфраструктура для разработки и бизнеса любого уровня. Развивайте приложения, веб-сервисы, онлайн-магазины, игры и вообще всё что угодно.
В 2024 году мировая экономика не досчиталась $438 миллиардов долларов из-за потери продуктивности сотрудников. Среди причин была и она — прокрастинация.
80% наёмных работников и 76% предпринимателей прокрастинируют от 1 до 4 часов каждый рабочий день. Например, при средней зарплате российского маркетолога 82 578 рублей компания каждый месяц теряет до 41 289 рублей из-за того, что специалист является регулярным прокрастинатором.
Сам работник также несёт потери, так как прокрастинация:
увеличивает риски упущенных возможностей для развития карьеры;
смещает акцент с долгосрочного планирования на выгоды и удовольствия в моменте;
повышает уровень стресса и тревоги, так как ухудшает результат выполнения задач;
снижает уровень удовлетворённости и вовлечённости в работу (сотрудник работает «для галочки»).
Причины прокрастинации
Прокрастинация — это откладывание задач, которые нужно выполнить, несмотря на негативные последствия таких действий. Часто она маскируется под банальную лень. На самом деле, причины прокрастинации гораздо сложнее.
Исследователи McLean выделили следующие основания прокрастинации:
Скука. Если задачи рутинны, однообразны или просто неприятны, их так и тянет отложить в долгий ящик.
Недостаток уверенности. Если сотрудник считает, что ему не хватит навыков и опыта, он стремится избежать провала.
Страх и тревога. Сотрудник откладывает подготовку презентации для руководства, боясь предстать в невыгодном свете и лишиться премии.
Перфекционизм. Если задачу можно выполнить только идеально, зачем начинать?
Отвлекающие факторы, например, смартфон на рабочем столе. Когда гаджет рядом, так и тянет отложить работу на часик-другой.
Традиционные инструменты борьбы с прокрастинацией и их ограничения
Человечество придумало массу средств для борьбы с прокрастинацией. Они обычно основаны на том, что прокрастинатор просто ленится или не умеет организовать своё рабочее время.
Списки задач
Их можно вести по старинке в блокноте или в приложении. Главное преимущество — возможность держать все задачи перед глазами. Вычёркивание из списка выполненных задач поддерживает мотивацию.
Недостатки списков:
Сложно ориентироваться и структурировать. В сотнях задач легко «не заметить» те, которые не хочется выполнять.
Сложно вносить изменения в формулировки и добавлять информацию.
Список быстро становится «кладбищем задач». Их количество психологически давит и лишь усиливает прокрастинацию.
Календари и ежедневники
Те же списки, но с возможностью планировать задачи по времени. Казалось бы, вот он, ответ на вопрос «как перестать прокрастинировать». Но у инструмента есть свои ограничения:
Отсутствие гибкости. Любая затянувшаяся задача сбивает график. Приходится полностью перепланировать рабочий день вручную.
Повышение уровня стресса из-за постоянных напоминаний о задачах. Если их слишком много, прокрастинация только возрастёт.
Pomodoro и другие инструменты тайм-менеджмента
Суть техники заключается в работе над задачами короткими интервалами с заранее запланированным отдыхом. Но и этот подход не лишён недостатков:
Многие задачи не помещаются в стандартные 20 минут, а метод не учитывает уровень сложности.
Работоспособность человека меняется в течение недели и даже дня. Но Pomodoro отводит на задачи всё те же 20 минут, что усиливает стресс.
Главный недостаток стандартных инструментов борьбы с прокрастинацией: они не учитывают индивидуальность человека и особенности среды вокруг него. И вот здесь на помощь приходит искусственный интеллект.
Как нейросети помогают в борьбе с прокрастинацией
Аналитика и индивидуальные рекомендации. Люди склонны прокрастинировать в повторяющихся обстоятельствах, нейросеть поможет осознать их.
Детальное планирование. Нейросеть поможет «съесть слона по кусочкам» и снизит уровень тревоги от глобальных задач.
А избежать стресса из-за некорректной работы ваших веб-сервисов легко с Timeweb Cloud.Контроль отвлекающих факторов. ИИ-ассистент скроет уведомления соцсетей и развлекательных приложений в рабочие часы.
Полная картина рабочего дня. ИИ соберёт и синхронизирует данные всех рабочих сервисов и приложений, найдёт нестыковки.
Напоминания. Сделает дежурные уведомления о встречах и созвонах персонализированными и полезными.
В борьбе с прокрастинацией ИИ-ассистенты делят на несколько групп.
Сервисы умного тайм-менеджмента
Как классические календари и планировщики, только лучше. Функции таких нейропомощников на примере сервиса Reclaim.ai:
- сбор и синхронизация информации всех календарей и рабочих досок в одном месте;
- ежедневное фиксированное «фокусное время» для сложных задач, которое выделено по умолчанию;
- расстановка приоритетов для каждой задачи — больше внимания уделяется важному;
- функция «Привычки» — повторяющиеся задачи, которые автоматически появляются в расписании;
- забота о здоровье и защита от выгорания — запланированное время для обеда и 15-минутные перерывы после длительных задач.
Другие умные календари:
Сервисы для управления проектами
Крупный проект — это координация работы команды, вечно меняющиеся сроки и терабайты информации. Есть где разгуляться проклятой прокрастинации. Здесь снова пригодится искусственный интеллект.
Создание проекта разработки сайта с помощью ИИ-ассистента Taskade выглядит так:
- Сервис разбивает глобальную задачу на этапы;
- Для каждого указывает сроки (по умолчанию — сутки) и ответственного. Их можно изменить.
- ИИ-ассистента можно назначить ответственным за сбор информации и выполнение других задач.
- Для команды — добавить комментарии, файлы и ссылки.
- Планировать каждый шаг, получать уведомления и контролировать сроки.
Другие сервисы с ИИ для управления проектами и планирования:
ИИ-ассистенты для борьбы с отвлекающими факторами
Низкий уровень сосредоточенности — благодатная почва для прокрастинации и низкой эффективности. ИИ и здесь может выручить!
Вот так выглядит борьба с прокрастинацией при помощи Freedom:
Сервис автоматически блокирует отвлекающие сайты и приложения на всех устройствах — ноутбуке, планшете, смартфоне. Есть версии для Windows, iOS и Android.
Список отвлекающих сайтов можно расширить по своему усмотрению.
Есть кнопка All Websites, чтобы блокировать вообще все сайты.
Время, когда доступ к отвлекающим ресурсам ограничен, настраивается по желанию.
Активировать и отключить Freedom можно в любой момент, нажав кнопку в приложении.
Похожий инструмент: RescueTime с функцией трекинга времени проанализирует поведение пользователя и перечислит сайты и приложения, которые отвлекают сильнее всего.
Генеративный ИИ как инструмент в борьбе с прокрастинацией
Иногда, чтобы перестать откладывать задачу, не хватает того самого «волшебного пинка». Его тоже могут обеспечить ИИ-ассистенты.
Снизить уровень стресса и тревоги от большой задачи можно, разбив её на шаги с помощью нейросети.
Как «втянуться» в задачу? Достаточно сделать первый шаг.
А ещё к нейросетям можно обратиться за «поддержкой» и советом.
Будущее за нейросетями
ИИ-ассистенты уже могут многое противопоставить прокрастинации. Вероятно, совсем скоро они будут:
- Глубже интегрироваться в корпоративные системы. Например, блокировать соцсети на всех устройствах в рабочее время. Конечно, если вы не работаете в SMM.
- Прогнозировать стресс и выгорание. Работа уже три месяца занимает 25 часов в сутки перед сдачей нового проекта? Пора планировать отпуск и записаться к психологу.
- Персонализировать работу на основе биологических данных. Ставить «жаворонкам» сложные задачи на первую половину дня, прогнозировать влияние погоды на гипотоников и тому подобное. С учётом этики, конечно же.
- Выступать в роли коуча и наставника в рабочих задачах.
А что в итоге?
Нейросети ставят точку в борьбе с прокрастинацией волевым усилием. С ними легче учесть её реальные причины и обеспечить себе поддержку за счёт современных технологий: разбивать задачи на этапы, сокращать влияние отвлекающих факторов, эффективнее планировать рабочий день.
А вы уже используете ИИ в битве с прокрастинацией? Делитесь впечатлениями в комментариях. Или расскажите, какой инструмент планируете попробовать для повышения эффективности.
Давайте продуктивно работать вместе!
Присмотритесь к нашим сервисам, решениям и инструментам.
Размещайте и запускайте свои проекты в облаке — будущее уже здесь!