Лучшие программы для автозаполнения документов: узнайте как работать без копипасты в 2025
Представьте, что все документы на работе заполняются автоматически, и вам больше не нужно тратить время на копипаст. Мечта? На самом деле, это уже давно реальность!
Вариантов настройки автозаполнения существует множество — от простых и доступных решений до сложных и высокотехнологичных систем. В этой статье мы рассмотрим основные инструменты для автоматического заполнения документов и поможем вам выбрать оптимальный вариант, который идеально подойдёт для вашего бизнеса.
1. Автоматическое заполнение документов в Microsoft Word с помощью функции слияния
Функция слияния в Microsoft Word позволяет эффективно и быстро заполнять шаблоны документов данными из таблиц Excel. Несмотря на то, что процесс её настройки может быть достаточно долгим и скрупулёзным, после завершения настройки этот инструмент значительно упрощает создание документов с изменяющимися данными.
Если вам нужно ежедневно заполнять десятки, а может и сотни однотипных документов с небольшим количеством переменных, это отличный вариант для вас. Например, с помощью слияния можно быстро генерировать письма, накладные, отчёты, квитанции, и другие стандартизированные документы. Несмотря на трудоёмкость первоначальной настройки, одним из главных преимуществ этой функции является её доступность – она предоставляется бесплатно, без необходимости в дополнительных расходах. После того как вы настроите несколько шаблонов, процесс создания и работы с ними станет гораздо проще и быстрее.
Преимущества:
- В разы ускоряет заполнение однотипных документов с небольшими изменяющимися данными.
- Бесплатно, без необходимости в дополнительных затратах.
- После первичной настройки процесс работы с шаблонами становится быстрым и удобным.
Недостатки:
- Первоначальная настройка требует времени и внимательности.
- Нет гибкости: слияние работает только с фиксированными данными, без возможности их динамической обработки или изменения.
- Подходит не для всех типов документов. Например, для сложных документов с множеством вариативных данных, требующих более сложной логики обработки, функция слияния может быть неэффективной.
Кому подойдёт такая интеграция?
Функция слияния в Word идеально подойдёт для маленьких компаний и специалистов, работающих с большим объёмом однотипных документов. Это может быть полезно в бухгалтерии, кадровом учёте, маркетинге, правовых и финансовых службах, где требуется регулярно генерировать стандартные формы документов, такие как договоры, счета, отчёты, письма и уведомления. Также это отличный инструмент для тех, кто работает с массовыми рассылками, например, для генерации персонализированных писем или рекламных материалов.
Заключение
В целом, использование функции слияния в Microsoft Word — это не особо удобный, но экономичный инструмент для автоматизации рутинных задач, связанный с созданием документов. Несмотря на необходимость в первоначальной настройке и ограниченную гибкость, для многих пользователей с однотипными и регулярными задачами эта функция может стать настоящим спасением, значительно сэкономив время и силы на создании документов.
2. Шаблоны документов и автозаполнение в Битрикс24
Общая информация о решении
Битрикс24 — одна из самых популярных CRM систем для бизнеса в России и СНГ. Помимо инструментов для работы компании и управления бизнесом в ней есть различные инструменты для работы с документами.
В Битрикс24 предусмотрены стандартные шаблоны для различных типов документов, таких как счета, коммерческие предложения, акты и другие. Однако если стандартные варианты не удовлетворяют требованиям, можно создать индивидуальные шаблоны с использованием символьных кодов, которые будут автоматически заполняться данными из карточек элементов CRM (например, сделки, контакты, компании).
Как это работает?
- Символьные коды — это специальные обозначения, которые автоматически заменяются на актуальные данные из CRM. Например, код {CompanyTitle} будет заменен на название компании, а {DealID} — на номер сделки.
- Добавление товаров в шаблон — можно использовать блоки для добавления списка товаров или вставить таблицу с динамически подставляемыми данными, такими как название товара, его количество, цена и сумма.
Преимущества и недостатки
Преимущества:
- Возможность создавать документы в рамках одного окна
- Нет необходимости вести дополнительные справочники, всё есть в сущностях Битрикс
- Есть элементарная вариативность, которая настраивается с помощью приложений из маркета.
- Интуитивно понятная работа с готовыми шаблонами
Недостатки:
- Процесс создания и настройки шаблонов может быть трудоемким, особенно если у компании нет опыта работы с CRM-системами и символьными кодами.
- Достаточно дорогое решение. Не подойдёт для небольших компаний.
- Чтобы делать вариативные шаблоны (условная логика, клонения, суммы) нужно дополнительно платить за маркет, чтобы скачать нужные «приложения-костыли»
- Для документов, которые требуют динамических вычислений или гибкой логики, стандартные шаблоны могут быть недостаточными. Для каждого типа условий потребуется отдельный документ. Иногда это десятки вариантов одного документа, среди которых сотрудники могут запутаться.
- Трудоёмкий процесс внесения изменений в шаблоны – в каждый шаблон нужно будет вносить изменения отдельно.
Кому подойдёт такая интеграция?
Интеграция с шаблонами документов и автозаполнением в Битрикс24 будет полезна:
- Средним и крупным компании, которые часто работают с однотипными документами (например, счета, договора, акты). Они могут сэкономить значительное количество времени, используя примитивную, но достаточно дорогую автоматизацию документооборота Битрикс24.
- Работникам бухгалтерии, которые регулярно создают финансовые документы, такие как счета или накладные, эта функция значительно упростит повседневную работу.
- Для отделов продаж и маркетинга, занимающихся созданием коммерческих предложений или персонализированных писем, шаблоны документов в Битрикс24 обеспечат быстрое и эффективное создание нужных материалов.
- В случае создания стандартных договоров или других юридических документов, автозаполнение сведениями из CRM поможет избежать ошибок и ускорит процесс документооборота в отделах HR и юристов.
Заключение
Шаблоны документов и автозаполнение в Битрикс24 — это достаточно дорогой, но всё-таки полезный инструмент для автоматизации документооборота. Он предоставляет компаниям возможность существенно ускорить создание стандартных документов, сократить количество ошибок и сэкономить время, которое раньше тратили на рутинные задачи. Настройка шаблонов будет требовать постоянных усилий, но для крупных компаний в долгосрочной перспективе это решение будет выгодно.
3. Шаблоны документов и автозаполнение в 1С: Документооборот
Общая информация о решении
1С: Документооборот — программа с широким набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников с документами.
В 1С.Документооборот можно настроить функцию автозаполнения шаблонов, которая будет автоматически подставлять данные из карточек документов в заранее подготовленные шаблоны. Это значительно сокращает время на оформление стандартных документов и минимизирует ошибки, связанные с ручным вводом информации.
Для большинства документов (договоры, счета, акты, накладные, коммерческие предложения) можно сделать шаблоны и даже задать вариативность. Но! Создание любых шаблонов невозможно без специалистов 1С
Преимущества:
- Сотрудники могут работать в рамках одного окна и не выходить из 1С.
- 1С позволяет добавлять собственные скрипты для автозаполнения нестандартных данных. Например, можно настроить подстановку данных в родительном падеже, автоматически вычислять сумму по налогам или учитывать особенности конкретных договоров.
- Есть возможность настройки сценариев Workflow – после создания документа он автоматически отправляется по нужному сценарию согласования.
Недостатки:
- Настроить шаблоны и автоматическое заполнение могут только программисты 1С.
- Это очень дорого. Во-первых, сама лицензия 1С. Во-вторых, программисты 1С не стесняются в выражениях, когда называют суммы.
- При малейших изменениях в документах, нужно менять все шаблоны, поэтому опять придётся платить программистам.
- На внесение изменений в документы требуется много времени. Всё это время будут использоваться неактуальные версии или весь документооборот просто встанет.
- В случае с документами, которые имеют много вариативных данных и сложные условия (например, для договоров с множеством условий и специфическими расчетами), автозаполнение может быть не настолько гибким, как требуется.
- Периодически необходимо проверять корректность работы шаблонов, так как любое изменение в структуре данных или добавление новых полей требует пересмотра настроек автозаполнения.
Кому подойдёт такая интеграция?
Интеграция шаблонов и автозаполнения в 1С: Документооборот будет полезна для крупных организаций, работающих с большим объемом однотипных документов. Особенно это решение будет актуально для:
- Юридических и бухгалтерских фирм, где требуется часто генерировать стандартные договоры, счета, акты и другие документы.
- Торговых компаний и оптовых поставок, которым необходимо часто создавать накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и другие документации.
- Кадровых и HR-отделов, где регулярно генерируются трудовые договоры, справки, приказы и другие формы.
- Крупных производственных компаний
Заключение
Использование шаблонов и автозаполнения в 1С: Документооборот — это эффективное решение для организации документооборота в крупных компаниях с регулярным созданием однотипных документов. Эффективное, но дорогое и неповоротливое. Если у вас нет в штате 1С-ника, то будьте готовы постоянно и много платить программистам на аутсорсе. Также, нужно учесть то, что некоторые процессы будут периодически простаивать пока актуализируются шаблоны
4. Специализированные конструкторы документов
1.Комбинатор – конструктор документов с функцией автоматического заполнения на основе нейро-шаблонов.
Комбинатор – это сервис для автозаполнения любых документов. В основе сервиса нейро-шаблоны с условной логикой. Комбинатор помогает бизнесу ускорить документооборот, исключить ошибки и избавиться от ручного ввода данных.
Сервис ускоряет процессы документооборота, исключает ошибки и минимизирует необходимость в ручном вводе данных.
Визуально интерфейс Комбинатора похож на Microsoft Word, но имеет дополнительные функции, которые как раз и помогают превращать обычные документы в нейро-шаблоны.
Как работает Комбинатор?
- Создание нейро-шаблона — любой документ (например, договор или коммерческое предложение) можно превратить в нейро-шаблон с переменными и логическими условиями.
- Условная логика нейро-шаблона — если выбрано одно условие, подставляется один текст, если другое — другой.
- Автоматическое заполнение — данные автоматически заполняются из внутренних и внешних справочников, CRM-систем и 1С, при этом сервис склоняет слова и выполняет необходимые математические расчёты.
- Экспорт и отправка — готовый документ можно скачать в формате Word или PDF и отправить контрагенту.
Преимущества и недостатки Комбинатора
Преимущества:
- Мощный функционал для создания нейро-шаблонов — предоставляет различные функции и метки для создания умных и вариативных шаблонов.
- Средняя стоимость при выдающемся функционале — стоимость пользования сервисом значительно ниже среднерыночной.
- Интеграция с любыми системами через API, готовые интеграции с 1С и Битрикс24 — автоматическое заполнение без ручного ввода.
- Централизованное хранение — документы и шаблоны хранятся в одном месте, без беспорядка в папках.
- Качественная круглосуточная поддержка — помощь предоставляется независимо от уровня подписки.
Недостатки:
- Требуется время на настройку — для сложных шаблонов необходима первичная настройка.
- Нет функции согласования и подписи — сервис предоставляет только конструктор нейро-шаблонов.
- Подходит не всем — для компаний с минимальным документооборотом выгода от внедрения может быть неочевидной.
Кому подходит Комбинатор?
- Юристам — для автоматизации договоров и соглашений.
- Event & MICE-агентствам — для генерации коммерческих предложений и контрактов.
- HR-отделам — для быстрого оформления офферов и кадровых документов.
- Риелторам и девелоперам — для заполнения договоров с клиентами.
- Аудиторам и бухгалтерам — для создания актов, смет и отчётов.
- Компании с активными продажами — для автоматического формирования коммерческих предложений, договоров и спецификаций.
Заключение:
Комбинатор идеально подходит для тех, кто ищет простое и эффективное решение для автоматизации документооборота, независимо от сферы деятельности и масштаба компании. Несмотря на необходимость первоначальной настройки и отсутствие некоторых функций, он идеально подходит для тех, кто ищет высокоэффективное решение для создания документов и автоматизации документооборот.
2. Doczilla - AI-платформа для управления жизненным циклом документов
Doczilla — это онлайн-конструктор юридических документов. Поможет автоматизировать процесс создания, согласования и подписания документов. Платформа ориентирована на крупный бизнес и предлагает инструменты, которые позволяют пользователям быстро и безошибочно генерировать необходимые документы, сокращая затраты времени и исключая возможные ошибки, связанные с ручным вводом данных.
Doczilla предоставляет функционал для работы с шаблонами документов. С помощью шаблонов можно создавать стандартизированные документы, такие как договоры, акты, коммерческие предложения и другие. Подстановка данных позволяет оперативно заполнять шаблоны нужной информацией, что значительно повышает эффективность и ускоряет процесс работы с документами.
Особенности работы в Doczilla
- Платформа предлагает готовые шаблоны для различных типов документов. Пользователи могут выбрать подходящий шаблон из каталога или создать новый на основе собственного документа.
- Одной из ключевых возможностей Doczilla является заполнение данных в шаблонах. Платформа позволяет подставлять данные компании и клиентов, такие как наименование организации, реквизиты, ФИО ответственных лиц и другие.
- Платформа имеет удобный интерфейс, разделённый на две части: анкета для ввода данных и панель предпросмотра шаблона. Это позволяет пользователю сразу увидеть, как будет выглядеть готовый документ и скорректировать данные по мере необходимости.
- Готовые документы можно скачать в формате Word или PDF, а также отправить на согласование и электронное подписание. Doczilla также поддерживает интеграции с другими системами, такими как электронный документооборот (СЭД) и CRM, что упрощает обмен данными и ускоряет процессы в компании.
Преимущества:
- Doczilla охватывает весь процесс — от создания и редактирования документов до их согласования и подписания. Это позволяет существенно оптимизировать рабочие процессы.
- Разделение интерфейса на анкету для ввода данных и панель предпросмотра документа упрощает создание документа, сразу показывая, как будет выглядеть готовая версия.
- Есть нейроассистент. Несмотря на его недоработанность, нейроассистент помогает автоматизировать многие задачи, что облегчает работу юристам.
- В Doczilla есть интеграция с ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ФИАС. Возможна загрузка любых пользовательских справочников, а также интеграция с СЭД, CRM
Недостатки:
- Платформа ориентирована на крупный бизнес и корпоративный сектор, что отражается на её ценовой политике. Для малого и среднего бизнеса стоимость может быть слишком высокой.
- Несмотря на широкие возможности, некоторые функции работают не стабильно. =
- Приоритет в обслуживании отдается крупным клиентам, что может вызвать задержки и неудобства для компаний меньшего размера.
- Платформа предоставляет множество стандартных функций по созданию шаблонов, но в некоторых случаях её возможности могут быть ограничены для уникальных потребностей бизнеса.
Кому подойдёт?
Doczilla будет полезен для крупных компаний, юридических и бухгалтерских служб, а также HR-отделов, которые работают с большим количеством юридических документов и требуют их быстрой и точной генерации. Платформа будет особенно полезна для тех, кто нуждается в полном цикле работы с документами, включая их создание, согласование и подписание.
Заключение
Doczilla — это полноценная платформа для создания и управления юридическими документами, с несущественными недоработками. Это может привести к нестабильности работы и к некоторым неудобствам для пользователей. Высокая стоимость ограничивает доступность для малого и среднего бизнеса. Кроме того, приоритет обслуживания крупных клиентов может создавать задержки для небольших компани. Несмотря на это, для крупных организаций, готовых инвестировать в продукт и адаптировать его под свои потребности, Doczilla может стать ценным инструментом для оптимизации процессов документооборота и улучшения эффективности работы с юридическими документами.
В итоге, какое решение выбрать?
Выбор инструмента для автоматизации документооборота зависит от размера компании, объема документов и бюджета.
Для малых компаний с небольшим объемом однотипных документов подойдет простой Microsoft Word с функцией слияния - это не так уж сложно и бесплатно.
Средний бизнес, работающий с базами клиентов, может попробовать Битрикс24, который позволяет автоматизировать создание документов на основе данных из CRM.
Крупным компаниям с большим объемом документооборота и сложными расчетами стоит рассмотреть решения вроде 1С: Документооборот или Doczilla, которые обеспечивают более глубокую автоматизацию и интеграцию.
Для компаний, которые хотят гибкие шаблоны и низкие затраты на внедрение, хорошим выбором станет Комбинатор.
P.S. совет: протестируйте несколько решений, чтобы выбрать наиболее подходящее именно для вас.