Как автоматизировать массовые выплаты: пошаговый гайд с кейсами ReStaff
Компании, которые работают с десятками или сотнями внештатников, сталкиваются с одними и теми же проблемами:
- ошибки в расчетах из-за ручного ввода данных.
- задержки выплат, которые снижают лояльность исполнителей.
- юридические риски, претензии от трудовой инспекции и ФНС в связи с неправильным оформлением самозанятых, ИП или фрилансеров.
Автоматизация выплат решает эти проблемы, но важно внедрить ее правильно. Разбираем два сценария: «с нуля» и перенос существующей инфраструктуры на ReStaff.
Мы – команда ReStaff, разработали платформу для компаний
по законному сотрудничеству с самозанятыми и внештатными исполнителями. Сами как IT-компания делегируем задачи и производим оплату исполнителям по России и всему миру.
Входим в ТОП-5 среди российских HRTech-платформ.
Как оценить объем работ перед автоматизацией?
Перед стартом проекта ответьте на 4 вопроса:
1. Сколько выплат вы обрабатываете в месяц?
- До 10 – можно обойтись Excel + банковскими шаблонами.
- 10–200 – нужна базовая автоматизация.
- 200+ – рекомендуем интеграцию с API и 1С.
2. С какими исполнителями вы сотрудничаете?
- Самозанятые, важно проверять регулярно статус в реестре ФНС.
- Фрилансеры по ГПД (гражданско-правовым договорам), важно контролировать сроки договоров.
3. Какие системы вы уже используете?
- Бухгалтерия: 1С, МойОфис, SAP.
- Банки.
- HR-системы.
Вот кейс того, как автоматизация помогает минимизировать ошибки от ручного оформления документооборота:
Агентство маркетинга платило 120 фрилансерам, оформляя всю базу через Excel. Ошибки в реквизитах приводили к 5–7 возвратам платежей в месяц. Чтобы не допускать рисков и срывов дедлайнов оплат выбрали ReStaff с интеграцией в 1С.
А вот кейс, как наладить процесс выплат в соответствии с российскими и международными требованиями и сотрудничать с исследователями киберугроз из Индии, Турции, Вьетнама, Индонезии, Египта, Казахстана, Беларуси, Таджикистана и других дружественных стран:
Positive Technologies — ведущая компания в сфере кибербезопасности, которая разрабатывает продукты, решения и сервисы для защиты от киберугроз. Одним из ключевых проектов компании является Standoff Bug Bounty — платформа, в рамках которой организации повышают свою защищенность от киберугроз. Благодаря комплексному решению от ReStaff удалось автоматизировать выплаты и документооборот в удобном формате для исполнителей. При этом все данные по выплатам доступны и заказчику, и исполнителю на одной платформе.
Два пути автоматизации: «с нуля» vs перенос с текущей системы
Автоматизация «с нуля» предполагает совершенно новые процессы в бизнесе, когда нет налаженной системы выплат и/или подрядчиков пока мало, но ожидается рост.
Шаги по внедрению:
- Создать базу подрядчиков в ReStaff (загрузить Excel или добавить вручную).
- Настроить шаблоны: договоров под разные типы внештатников, отчеты о проделанной работе и акты.
- Подключить платформу для массовых платежей ReStaff.
- Запустить тестовые выплаты.
Перенос существующей инфраструктуры на удобную платформу обоснован, если прежняя система не справляется с нагрузкой.
Шаги по внедрению:
- Экспорт данных из текущей системы. Это требует особой внимательности и аккуратности, чтобы ничего не потерять.
Лучше обратиться за консультацией к специалистам ReStaff. - Проверка данных.
- Импорт в ReStaff помогут организовать технические специалисты.
- Тестовая синхронизация с банком, бухгалтерией и другими действующими системами.
Кейс переноса системы оплат в ReStaff:
Крупнейшая российская исследовательская продуктовая компания сотрудничает с более, чем 360 исполнителей: панелистов, аудиторов и тайных покупателей. Все они сотрудничают как самозанятые или как физлица по договору ГПХ. В короткие сроки удалось настроить автоматизацию выплат внештатным исполнителям и корректный документооборот через ReStaff. Процессы по массовым выплатам самозанятым для бухгалтерии сократились до двух закрывающих документов. ReStaff стал надежным партнером по взаимодействию компании с внештатными исполнителями разных налоговых режимов.
5 ошибок при переносе данных и как их избежать
Вывод: автоматизируйте с умом
- Если у вас нет системы, то начинайте «с нуля» в ReStaff, чтобы избежать проблем, когда внештатных сотрудников станет больше.
- Если прежняя система не устраивает, переносите данные с обязательной проверкой и под контролем технических специалистов.
- Время на обработку массовых платежей реально сократить с 5 дней до 1 часа.
- Минимизировать налоговые риски и бухгалтерские ошибки можно уже сейчас.
Главное:
не откладывайте автоматизацию,
когда число внештатников превышает 50–100 в месяц – каждый ручной платеж будет стоить вам денег, времени и нервов.
Уже сейчас можно проконсультироваться со специалистами ReStaff
и найти лучшее решение по выплатам внештатным сотрудникам для вашей компании.