Уничтожители документов, или как сделать архив цифровым и «не наступить» на шредер

На фото — остатки архивных документов, которые уничтожили с помощью промышленного шредера. Организации так часто делают с документами, которые больше не нужны. А до этого они их десятилетиями хранят в помещениях архивов. И затраты на хранение — далеко не единственный минус бумажных архивов. В этой статье вы узнаете про современные электронные архивы и опыт компаний, которые перевели до 80% архива в цифру и поняли, почему это эффективно.

Всем привет! Меня зовут Алексей Пестерев. Я не архивариус, но давно работаю с архивами и документами, и люблю это дело. Наверное, поэтому больше десяти лет занимаюсь автоматизацией документооборота в разных компаниях и сейчас делаю это для клиентов КРОК. И я точно знаю — многие организации хотят избавиться от бумажных архивов не потому, что срок действия документов истек. А, например, потому что содержать бумажный архив дорого. Как минимум, нужно иметь много места для стеллажей и коробок с документами, которые должны безопасно храниться при правильном влажностно-температурном режиме. Архив банка размером с два спортзала видел своими глазами — впечатляет. А еще в штат нужны люди, которые могут быстро в таком «спортзале» важный документ найти. Иначе организация рискует получить штраф, проиграть суд, упустить клиента, лишиться лицензии и попасть в прочие неприятности.

Здесь ничего нового. Архив — это все еще система хранения документов и данных компании, которые подлежат длительному хранению в соответствии с регламентами компании и нормативной базой РФ. Архивы бывают бумажными и электронными. Перевести в электронный вид всю бумагу в России пока нельзя по закону. Например, под ограничения попадают секретные документы или документы, составляющие гостайну и т.п. Про юридические аспекты работы с архивами будет ссылка внизу статьи — обратите внимание на полезный документ.

Во многих компаниях архивы разделены на несколько отдельных хранилищ, комнат и даже зданий. Как правило, организации ведут разные типы архивов, в зависимости от специфики бизнеса или организации. Чаще всего это:

Кадровый архив. Это архив, который включает все основные документы и карточки по работникам (личному составу) компании. Документы по личному составу, созданные до 2003 года — хранятся не менее 75 лет, а созданные с 2003 года — не менее 50 лет.

Финансовый архив. Один из самых важных (если говорить про ценность для компании) архивов. Он включает договорные, первичные финансовые и другие документы, которые относятся к финансовой деятельности компании. Такие документы хранятся от 1 до 5 лет, а некоторые из них (например, годовая бухгалтерская отчетность) хранятся постоянно. При этом, несмотря на истекшие сроки хранения документов, некоторые организации продолжают их и дальше хранить. Так им спокойнее.

Архив технической документации. Не в каждой компании есть техническая и проектная документация. Если основная деятельность компании связана со строительством, или же организация возводит свои объекты и эксплуатирует их, делает модернизацию зданий и помещений, то, естественно, в такой деятельности также появляется архив технической документации — планы, чертежи, рабочая, эксплуатационная документация и так далее. Сроки хранения такой документации могут быть от 5 до 20 лет, а некоторые документы хранят до востребования или постоянно.

Общий архив организации. К таким архивам относятся организационно-распорядительные документы, входящая и исходящая корреспонденция, другие документы, представляющие ценность для компании. Такие документы также хранятся и уничтожаются, согласно принятым нормативам в стране.

В августе 2020 года мы опросили 100 организаций и узнали, что примерно 40% из них хранят архивы только в бумаге. Еще 40% организаций дублируют бумажные и электронные архивы, потому что «так надежнее». На картинке представлены все варианты хранения, которые были озвучены участниками исследования.

Причин много. Вот основные:

Длительное время электронный архив для многих был просто сетевой папкой, где лежали в нужном порядке и структуре отсканированные документы. Некоторые компании внедрили у себя систему документооборота (СЭД) с готовыми модулями архивов. Мы тоже в свое время так делали. Часть организаций разрабатывали такие решения сами. Зачастую такие системы не отвечают нормативке или сложно масштабируются. Дополнительные усилия здесь обычно уходят на поддержку номенклатуры дел в СЭД, экспертизу ценности электронных документов, обеспечение юридической значимости документов, подписанных электронной подписью (ЭП действует ровно 1 год). Еще здесь не обойтись без обеспечения катастрофоустойчивости, резервного копирования данных и технического сопровождение всей ИТ-инфраструктуры. Такого формата электронные архивы уже не конкурентны.

Конечно, делать суперсекретную систему, в которой все завязано на безопасность, не всегда целесообразно. Такой проект может стоить уже гораздо дороже и вряд ли окупит вложения.

Задача. В одном из банков, с которым мы работаем, есть более пяти источников документов и данных, поступающих со всех региональных офисов и отделений. Документы хранятся в бумаге, сканах на сетевых дисках, АБС-системе, СЭД и других системах заказчика. Важно собирать и комплектовать документы из разных источников по заданным параметрам (юрлица и физлица). При этом важно обеспечить быстродействие системы и поддержку большого объема документов.

Решение. Оптимальным решением стала заказная разработка электронного архива клиентских досье с поддержкой потокового сканирования и распознавания, интеграцией систем компании через корпоративную ИТ-шину. Система агрегирует данные по конкретному клиенту, связывает их и создает необходимую структуру в папке по клиенту. Доступ к досье клиента реализован через виртуальный читальный зал. Управление правами к досье и отдельным видам документов организовано через гибкую матрицу прав доступа. Комплектование документов по разным критериям позволяет быстро найти информацию по клиенту, операциям за год, квартал или месяц. Помимо архива реализована система распознавания документов, которая позволяет автоматически заполнять большую часть данных в карточке документа. На ручную верификацию уходит не более 10% документов.

Задача. Предпосылками к созданию архива были объемы документов: более 4 млн электронных документов с ежегодным приростом более 1,6 млн документов. С 2016 года в компании начали перевод в электронный вид документов внутренней переписки, проектно-техническую документацию, первичных учётных документов, регистров бухгалтерского и налогового учёта, лесных деклараций, протоколов поверки средств измерений и других документов. Всего в компании на тот момент было около 500 форм документов.

Решение. На базе системы Directum был разработан электронный архив, в который передано более 800 000 электронных документов. Сейчас архив поддерживает все функции долговременного хранения с учетом изменений 63-ФЗ об электронной подписи, на всем жизненном цикле документов. К архиву получили доступ более 24 тыс. пользователей, из которых порядка 100 пользователей — работники архива. Заказчик смог обеспечить контроль целостности и доступности документов, переданных на хранение, а также выполнение процедур уничтожения документов. Система распознавания документов здесь также используется. Она позволяет автоматически заполнять большую часть данных в карточке документа.

Задача. В компании существует СЭД, в которой обрабатывалось около 230 тысяч документов в год. Необходимо организовать хранение документов по объектам недвижимости и заявкам на инвестиционные мероприятия.

Решение. Электронный архив в этом кейсе создали с помощью инструментов Docsvision. Особенность этого архива — бесшовный доступ к документам по инвестиционным проектам, как из архива, так и из учетной системы на базе SAP ERP. Все данные по проекту собираются в одном месте и дополняются информацией об оплате и финальными актами о завершении работ. Сейчас архив объединяет более 230 000 документов разных форм. Компания смогла организовать централизованное хранение более 200 тысяч документов электронном виде. Терять документы стали гораздо реже и в разы ускорился процесс поиска документов в архиве.

Для начала понять, нужен ли он вам, посчитав потенциальный эффект от инвестиций. Важно при этом не забыть и про нормативку с требованиями к хранению документов. Это также нужно учитывать при создании концепции электронного архива или технического задания. Вместе с юристами КРОК мы подготовили документ с ответами на вопросы, которые появляются у организаций при формировании электронных архивов.

Хотите получить на почту «Юридические аспекты создания архивов — в вопросах и ответах» или нужна помощь в проработке вопросов создания электронных архивов для вашей организации — напишите мне на ecm@croc.ru или Facebook.