Как построить эффективную систему подбора временных сотрудников на платформе

Постпандемийная ситуация на рынке труда подняла на высокие позиции платформенную занятость и временных исполнителей как готовое решение для бизнеса при поиске специалистов для краткосрочных контрактов или срочного заполнения кадровых лакун штата. Рост спроса на гибкий найм из-за сезонности, пиковых нагрузок и экономии на расходах на штат показывает готовность бизнеса адаптироваться к колебаниям рынка и развитию технологий. Это уже прослеживается в опыте российских ритейлеров, 67% из которых используют платформы для временного персонала.

В этой статье мы хотим дать алгоритм, как создать систему, которая закрывает потребности в кадрах без переплат и простоев, а также познакомить вас с платформой для поиска временных исполнителей «Моя смена».

Любая система требует правильного алгоритма, способного работать даже в условиях кризисов. Условно базовые принципы эффективной системы мы можем обобщить цитатой Пифагора: «Гармония – согласие разногласного». И для того, чтобы система подбора временных сотрудников продуктивно работала на вас, а не приносила убытки, следует гармонизировать аналитику разных аспектов бизнеса.

Пример. Магазин «Любимчик» в городе Углич в 2024 году столкнулся с классической проблемой малого бизнеса: летний ажиотаж снижал выручку из-за очередей, а зимой сотрудники простаивали без нагрузки. Ключевым инструментом для решения стал анализ данных, который превратил хаос в прогнозируемую систему.

70% летней выручки магазин получал за 15 дней июля, когда в город приезжала подавляющая часть туристов. В эти дни поток клиентов достигал 220 человек в сутки, а среднее время обслуживания увеличивалось до 12 минут (при норме 5–7 минут). Это приводило к потере 20% потенциальных продаж из-за нехватки персонала.

В феврале выручка падала до 400 тыс. руб. (против 1,2 млн руб. в июле), а нагрузка на сотрудников снижалась в 3 раза.

Как это поможет прогнозировать частоту заказа на временных исполнителей? На основе данных 2024 года директор внедрил алгоритм прогнозирования:

За месяц до пика (например, 10 июня) система рассчитывает необходимое число временных сотрудников по формуле:«Количество рабочих часов в пик × среднее время на клиента / норматив времени на одного сотрудника». Для «Любимчика» это 2 сотрудника на 6 часов в день.

Во время кризиса из магазина уволились 2 ассистента зала из 4, так как их не устраивала заработная плата. Директор понимал, что на одном энтузиазме и любви к животным его дело не выживет. Он пересмотрел ставку штатных сотрудников и повысил её на 15%. При поиске временных исполнителей он изучил ставки в соседних магазинах на сайтах-агрегаторах вакансий, а также у магазина конкурента (здесь это было сделать нетрудно, ведь в городе всего 2 зоомагазина). Проконсультировавшись с менеджером платформы, на которой директор делал заказ смен, он выяснил, что конкурентной ставкой для его бизнеса может быть 400 руб./час.

Директор пользуется платформой для автоматического поиска исполнителей, где от него требуется лишь загрузка графика и количества смен.

Чем хороша система в любой сфере? Действие совершается по уже заданной траектории периодичности. Для поиска временных исполнителей периодичность — один из столпов успеха, чем лучше вы понимаете потребность бизнеса в дополнительной помощи, тем быстрее сможете отреагировать на пиковые колебания спроса.

Как спрогнозировать потребность в исполнителях?Сперва необходимо будет провести трудоёмкую аналитическую работу. Необходим анализ данных прошлых лет с учетом сезонности и маркетинговых активностей. Это необходимо для того, чтобы понимать когда компания находится в самом высоком коэффициенте интереса со стороны клиентов, а когда пребывает в упадке.

Мы упоминали об интеграции платформы с ERP-системой (англ. enterprise resource planning, планирование ресурсов предприятия) для автоматического формирования заявок. ERP-система позволяет интегрировать платформу подбора кадров в общую систему, автоматизируя создание заявок на персонал, отслеживание их выполнения, управление расписанием и оплатой. То есть: если вы создаёте заявку на временных сотрудников в ERP, система проверяет бюджет, резервирует средства на оплату и отправляет заказ на платформу.

Платформа автоматически подбирает кандидатов, а их данные (график, ставка) интегрируются в ERP. Временные сотрудники отмечают выход в системе через мобильное приложение, а их часы работы автоматически фиксируются. Если сотрудник не вышел на смену, ERP-система мгновенно отправляет запрос на замену. Платформа также формирует отчёт о результативности заказа и аналитику выполнения SLA.

Таким образом, систематизированный подход упрощает поиск временных исполнителей, а анализ прошлых пиков спроса помогает прогнозировать нагрузку заявки. Под «нагрузкой» мы понимаем не только частоту и количество заказов на смены, но и их наполнение: конкурентную ставку, число исполнителей, наличие узких навыков, а также (для сетей магазинов) локализацию критичных точек, где требуется первоочередное закрытие кадровых лакун.

Как определить оптимальную ставку? Ставка должна балансировать между привлечением мотивированных работников, рентабельностью магазина и конкурентоспособностью на локальном рынке труда. Рассмотрим, как построить систему ценообразования, опираясь на данные, географию бизнеса и динамику спроса.

Первое, что наверняка приходит в голову, — провести мониторинг ставок на платформах-конкурентах, а затем скорректировать их в зависимости от локации и срочности. В целом это не будет ошибочной стратегией, но есть нюансы.

1. Рыночный мониторинг

При мониторинге рынка важно учесть не только нишу бизнеса, но и географию присутствия крупных игроков. Так, например, будет ошибочно полагаться в небольшом городе на московские ставки крупных ритейлеров вроде «Перекрёстка» или «Магнита», так как это приведёт к перерасходу средств и снижению мотивации сотрудников: устанавливая высокую ставку для своего города, вы не повышаете требования к ним.

В небольшом городе прагматичнее сравнить всех крупных и средних локальных игроков и рассчитать среднее арифметическое из их ставок. Для этого изучите вакансии на таких сайтах, как HH.ru или Avito.

Если мы говорим о крупных городах или мегаполисах с высокой стоимостью жизни, базовая ставка может быть на 20–30% выше, чем в регионах. Помимо ставок здесь придётся учитывать сезонные колебания, когда потребность во временных исполнителях возрастает. Конкуренция в столичных регионах выше, чем на периферии, и если ваши ставки останутся на уровне “тихого” периода, поиск временного персонала затруднится.

Базовый алгоритм расчета ставки для малого города

1. Отправная точка

МРОТ в 2024 году = 22 440 руб. / 240 рабочих часов (12 часов в смену) = примерно 94 рубля в час.

Но в ритейле временный персонал не соглашается на “голый минимум” из-за физических нагрузок и ответственности.

2. Рыночная надбавка

В малых городах конкуренция за квалифицированных сотрудников выше из-за дефицита активных соискателей. По данным HH.ru, средняя ставка для временных ассистентов торгового зала или мерчендайзеров в 2024 году: 260–330 рублей в час. Если рассчитать, сколько это составляет в процентном соотношении к МРОТ, получим 175–250%. Соответственно, к МРОТ добавляется 175–250%, что дает 259–329 рублей в час.

Пример: Город N (население 32 тыс. человек, Ярославская область)

Условия:

Расчет ставки для временного ассистента торгового зала на декабрь 2025:

Итог: итоговая ставка — от 320 до 342 рублей в час.

Почему поиск временного исполнителя будет успешным, а такая ставка не станет убыточной для магазина?

Во-первых, в декабре местные жители охотнее соглашаются на подработку, так как новогодний ажиотаж повышает выручку магазинов, что позволяет им получать больше. Во-вторых, доступные альтернативы часто требуют узких навыков, опыта или связаны с тяжёлыми условиями труда. Например, устроиться в городе N на завод укладчиком-упаковщиком с графиком 6/1 за 64 тыс./мес. (266 руб./час) будет не только менее выгодно, но энергозатратнее, ведь вакансия будет предполагать больший пул обязанностей по ставке, независящей от сезона.

2. Локализация

Локация магазина напрямую влияет на расчет ставки. В удаленных районах или городах с дефицитом трудовых ресурсов (например, моногорода) целесообразно вводить надбавку размером 10-25%. Это компенсирует трудности привлечения персонала и снижает риски срыва работы магазина. При этом в рамках одной сети допустима дифференциация: филиалы в центре города могут предлагать более высокие ставки, чем в спальных районах, где конкуренция за персонал ниже.

Можно выделить два ключевых триггера, которые будут также влиять на уровень ставки:

Если в городе Е закрывается завод, без работы остаются сотни работников. Временно можно снизить ставку на 10-15%, так как трудовой спрос перекрывает кадровые предложения.

Малые города постоянно сталкиваются с оттоком молодежи в «миллионники». Для удержания персонала возрастом до 25 лет добавьте дополнительные стимулы, даже если сотрудник временный.

3. Динамическое ценообразование

Выделим 2 основных критерия, по которым ценообразование должно соответствовать рентабельности бизнеса: срочность и сложность смен.

При поиске временных исполнителей на «горящие» смены (болезнь основного сотрудника, внеплановая инвентаризация, сезон пиковой нагрузки) ставка должна увеличиваться на 15-35%. Это ускоряет подбор кандидатов и снижает простои.

При этом важно учитывать, что копировать стратегии ценообразования крупных городов будет нерентабельно в малых: предлагать 400 руб./час в городе, где средняя зарплата около 45 тыс. — путь к кассовому разрыву.

Также не стоит игнорировать человеческий фактор. Да, неочевидный элемент нашей системы, но часто влияет на её центральную силу. Если временный сотрудник получит надбавку за срочность, но остальные условия останутся неудовлетворительными, — репутация магазина пострадает из-за сарафанного радио. Поэтому мы рекомендуем анализировать собственные отказы, а также следить за динамикой закрытия вакансий у конкурентов. Если соискатели массово отклоняют предложение в 270 руб./час, но соглашаются на 300 руб. — этот уровень является приемлемым именно для ваших требований и условий.

Аналогичный подход применим к задачам с повышенной нагрузкой: работа в ночные смены, обслуживание акций «Черная пятница» или функционал, требующий повышенные физические нагрузки. Чтобы не отпугивать потенциальных исполнителей сложными коэффициентами, которые часто рассчитываются по сложным формулам, лучше установите прозрачные надбавки. Например:

и прочее.

Здесь важно понимать, что устанавливать одинаковую ставку за разгрузку фуры и расстановку товара будет недопустимо. Поэтому мы предлагаем использовать градацию ставок в зависимости от задач, а также разделение на «мужские» и «женские» ставки, чтобы избежать простоев.

4. Предиктивная аналитика

Ручной расчет ставок неэффективен в условиях быстро меняющегося ритейла, особенно если до этого вы никогда не занимались расчётом ставок и не мониторили рынок занятости. Чтобы избежать роста расходов, а максимизировать прибыль, стоит воспользоваться аналитикой от профессионалов, которые уже анализируют данные в реальном времени: уровень безработицы в регионе, сезонность, историю изменения ставок на смежные роли по городу или региону. Например, платформа «Моя смена» учитывает не только внешние факторы, но и внутренние метрики, например, рентабельность конкретной торговой точки, трафик и её специфику.

5. Риски и их предотвращение

Завышение ставок может привести к росту расходов на персонал, что критично для низкомаржинальных сегментов ритейла (например, продуктовые сети). Чтобы избежать этого, сегментируйте ставки по типам позиций: для базовых ролей и для специализированных, для мужских и женских функционалов, для специфичных условий или труднодоступной локации.

Занижение же ставок чревато текучестью (в случае с временным исполнителем - невыходом повторно на вашу точку), и падением качества обслуживания.

Зачем делиться прогнозами с платформой? Ответ на этот вопрос вытекает из проанализированных нами выше базовых принципов: чем больше вы сможете дать исходных данных, тем продуктивнее будет ваше сотрудничество с платформой для поиска временных исполнителей.

Например, вы владелец сети продуктовых магазинов и уже обращались к платформе «Моя смена» для закрытия кадровых дыр на время отпусков основных штатных сотрудников.

При размещении текущего заказа вам вновь необходим ассистент торгового зала, так как мерчендайзер Анна, штатный сотрудник, которая осталась у вас после нескольких подработок, ушла в декрет. Так как сеть у вас небольшая, то ассистент торгового зала обычно выполнял и функции мерчендайзера в качестве основных. Вот ваши требования к заявке:

Платформа «Моя смена» уже знает, что сеть ваших магазинов присутствует в Екатеринбурге, Тюмени и Челябинске и что на ставку 270 руб./час в Тюмени был высокий отклик у соискателей. В прошлый раз вы размещали запрос на привлечение временных исполнителей на функционал ассистента торгового зала в период низкого спроса. Кроме того, система видит рейтинг вашего магазина среди временных сотрудников, которые уже успели у вас побывать, - 4.7. В целом рейтинг хороший, но среди минусов отмечают отсутствие обеденного перерыва, маленькое служебное помещение, а также долгое подтверждение отработанных смен директором точки.

Получив ваш заказ, специалист платформы «Моя смена» готовит нужную аналитику, в частности рекомендации по ставке для исполнителей и достижения целевого уровня SLA. После чего платформа «Моя смена» берет на себя процесс привлечения, отбора и адаптации временных исполнителей, что исключает необходимость дополнительных затрат с вашей стороны.

Шаг 1. Анализ текущих потребностей— Определите какие задачи передать временным сотрудникам (выкладка товара, приемка, консультирование или что-то ещё).

Шаг 2. Выбор и настройка платформы— Заключите договор с сервисом, где прописаны SLA, штрафы за срывы, условия замены персонала и другие важные для вас требования.

Шаг 3. Формирование прогнозов— Передайте платформе данные за прошлые периоды, чтобы она могла подготовить базу исполнителей заранее.

Шаг 4. Запуск «тестовых» заказов— Начните с малого: закройте через платформу график смен на неделю → оцените качество и скорость.

Шаг 5. Масштабирование и оптимизация— Используйте встроенную аналитику платформы, чтобы:

Выбор платформы для подбора временных исполнителей стоит за вами. Однако, мы рекомендуем нашим читателям лучшее - платформу «Моя смена».

Почему именно «Моя смена»?

Мы — часть экосистемы Verme, которая уже зарекомендовала себя на рынке управления персоналом. Мы гордимся сотрудничеством с ведущими игроками рынка из разных сфер — от продуктового ритейла и техники до строительных материалов и fashion. Наша цель — всегда обеспечивать выгодные условия как для самозанятых, так и для наших бизнес-партнёров. И вот, что мы готовы предоставить вам:

Стабильность заказов, конкурентная ставка и аналитика — три основных принципа эффективной системы временного найма. Переход от хаотичного найма к системному подходу не только экономит ресурсы, но и приближает бизнес к цифровой трансформации. Используя данные, технологии и экспертизу платформ, компании могут сделать временных сотрудников надёжным ресурсом для роста, сохраняя гибкость в любых условиях.