Как мы сделали корпоративную e-mail-рассылку, которую читают

Рассказываем коллегам о полезном и актуальном простым языком

Привычные инструменты для внутренних коммуникаций не всегда справляются со своими задачами. Например, в мессенджере Slack информация быстро теряется в потоке насущных обсуждений и срочных новостей. А корпоративный портал регулярно посещают далеко не все сотрудники.

Чтобы рассказывать коллегам о полезном, но не изобретать велосипед, мы перезапустили корпоративную e-mail-рассылку.

Теперь любые важные новости, опросы и анонсы мы отправляем по электронной почте. А вместе с этим говорим с коллегами на важные темы, получаем обратную связь и узнаем друг друга лучше. У нас получилось создать постоянный и удобный инструмент для трансляции любой информации, и мы готовы рассказать как.

Чтобы сформировать привычку открывать письма от HR-команды, с самой первой рассылки мы начали делать красиво. Выработали свой узнаваемый стиль, определили понятную структуру и стали придерживаться определенных правил.

Просто текст без верстки и иллюстраций не цепляет — там много букв и мало акцентов.

Важно быть в теме того, что происходит, и не отправлять вчерашние новости — сегодня читать такое неинтересно.

Письмо «Мифы коронавируса и фильмы на вечер» мы послали на второй неделе самоизоляции. Тогда мы, как и люди во всем мире, хотели больше узнать о вирусе и постоянно обсуждали сценарии развития событий. В рассылке собрали проверенную информацию из авторитетных источников, а также сделали подборку тематического кино — про зомби-апокалипсисы и эпидемию холеры. Открыли письмо почти 100% получателей.

В Slack-чатах мы видели, что коллеги обсуждают сервисы доставки еды. Этот вопрос стал очень актуальным: за годы работы в офисе мы привыкли к бизнес-ланчам и офисному холодильнику, дома же ребятам пришлось изобретать обеды с нуля. В одном письме мы собрали сервисы доставки готовой, полуготовой и еще не приготовленной еды — на любой вкус. Сравнили стоимость и добавили промокоды.

Мы знаем свою целевую аудиторию и стараемся говорить на ее языке. Для этого важно изучать то, чем интересуются коллеги, и использовать удачные находки для рассылок. Мы читали те же паблики, сидели в тех же соцсетях, смотрели те же ролики на YouTube.

Использовали лаконичные предложения без осложненных конструкций, оценок и штампов, чтобы читатели не тратили силы и время на осмысление текста. В общем, придерживались советов Ильяхова и информационного стиля.

Но для разнообразия и живости текстов находили интересные факты и придумывали подводки. Иногда шутили.

Если писали о новостях, исследованиях или просили принять участие в опросах, то дополняли письма полезным контентом: рецептами, списками сериалов и кино, сервисов для спорта, путешествий и многого другого.

Интересная тема гарантирует хорошую открываемость. В почтовом ящике читатель не видит ничего, кроме названия и прехедера, — только они дают ему понять, стоит ли тратить время на письмо. Кстати, для принятия решения достаточно всего трех секунд.Хорошее название:

1) Открыто озвучивает предложение, от которого нельзя отказаться. А также его сроки действия, чтобы было понятно: завтра открывать письмо будет уже поздно.

2) Прямо говорит о полезной информации внутри.

3) Интригует.

4) Удивляет.

Добавляли содержание письма в начало, если оно получилось длинным. Немногие готовы читать все сообщение целиком, поэтому нужно помочь сориентироваться и быстро найти самое интересное.

Так коммуникация выглядит более личной: ты видишь того, кто тебе пишет и думает о тебе.

Это тоже помогает сделать письмо нескучным и вовлекает в чтение. Однажды команда HR даже сняла мини-видеоролик для рассылки про кино в стиле TikTok.

С кнопками для перехода. Или с возможностью оценить рассылку. В общем, ни в чем себе не отказывали.

Письма без выгоды, какими бы красивыми и интересными они ни были, с большой вероятностью улетят в корзину неоткрытыми. Чтобы быть полезными нашим сотрудникам, мы дарили подарки и договаривались о скидках. Например, на консультацию с психологом или доставку еды.

Писать о важном и полезном получается лучше, когда в этом ничто не мешает. Поэтому мы выбрали самые быстрые и удобные инструменты для создания рассылок.

Остановились на SendPulse: у него удобный интерфейс для верстки писем и большой выбор готовых макетов. Оказалось легко и быстро. Еще и бесплатно — для экспериментов самое то!

Сервис предлагает вставлять в письма любой контент: фото, видео, текст, опросы и кнопки.

Может ли e-mail-рассылка стать классным инструментом для внутренних коммуникаций? Еще как! В письмах мы смогли сделать гораздо больше, чем в Slack, и охватить больше, чем на корпоративном портале. Они дали возможность поговорить с коллегами на важные темы, узнать их лучше и предложить им полезную информацию.