"Управление ремонтом". Как мы создали CRM для ремонта и строительства

Меня зовут Алексей Поваров, я — программист в строительной компании, и в этой статье я расскажу как за 2 года разработки мы превратили накопленную экспертизу в готовый продукт для управления ремонтными проектами.

Ещё несколько лет назад мы сами управляли всем через Google-таблицы и мессенджеры. Нам казалась нормальной переписка с заказчиком в WhatsApp, задачи мастерам в Telegram, сметы в Excel, а контроль работ — личными визитами на объекты.

Но когда компания выросла до 60-70 объектов одновременно (сдаём около 100 в год), стало понятно: масштабироваться дальше в таком формате невозможно.

При этом готовых решений для управления процессами строительства и ремонта на рынке практически нет. Мы протестировали около 15 программ: все оказались либо слишком общими, либо не покрывали специфику ремонтно-строительных работ.

В 2022 году решили делать собственную программу. Кстати, мы называем её именно CRM, то есть "Управление взаимоотношениями с клиентами», а не ERP («Система управления предприятием»), потому что одним из ключевых компонентов системы стал процесс взаимодействия с заказчиком и его личный кабинет, где заказчику доступна веб-камера с объекта, чат с компанией, фото-, видео- отчёты о ходе выполнения работ, актуальная смета, план работ, документы по проекту и многое другое.

Именно с этого кабинета и началась тогда наша разработка.

В первую очередь для был нужен именно единый чат для взаимодействия нашей компании с заказчиком (мы называем его «службой единого окна»), куда заказчик может обратиться по любым вопросам: согласовать изменения в работах и поставках материалов, что-то спросить или пожаловаться, или, наоборот, передать нужную нам информацию.

При этом все наши сотрудники, участвующие в работе над объектом заказчика, получают эти сообщения, могут отвечать на них, и в любой момент просмотреть всю переписку с заказчиком. Таким образом, во-первых, мы решили проблему доступа к информации и обмена ей внутри команды, а во-вторых, теперь решение вопросов с заказчиком происходит оперативно и официально.

Аналогичный чат в «режиме единого окна» предусмотрен у нас для каждого мастера (для мастеров в системе тоже есть свой собственный личный кабинет), мы можем пересылать сообщения заказчика мастеру и обратно (но при этом заказчик не увидит, что это сообщение от конкретного мастера, для него это по-прежнему чат с компанией).

Решив вопрос взаимодействия с заказчиком, мы начали собирать в программу всю информацию из сотен разных Google-таблиц и других источников, в результате чего в кабинете сотрудника появились:

Это список всех выполняемых на объекте работ с датами выполнения, ответственными сотрудниками и мастерами. Без внутренних подробностей он доступен заказчику в его кабинете, из него формируется персональный план работ с обратном отсчётом времени до завершения по каждой из них для каждого мастера, также доступный мастерам в их кабинетах.

Система отправляет мастерам и ответственным сотрудникам напоминания об этих работах в телеграм и пуш-уведомлениях, а также сама находит и предлагает наиболее свободных мастеров соответствующей квалификации для выполнения каждого вида работ при составлении плана работ по объекту.

Здесь же можно ставить конкретные точечные задачи по каждому объекту самому себе или другому сотруднику или мастеру. И главное - все планы работ собраны в единую «Сводку по объектам» - раздел, в котором можно увидеть в онлайн-режиме, а также скорректировать всю информацию обо всех работах, уже выполненных, выполняемых сейчас или запланированных, на всех объектах, на которых ведутся работы. При этом мы добились, чтобы всё это … легко умещалось на экран телефона!

Да, кстати, мы вообще не пользуемся компьютерами - программа полностью оптимизирована для телефона, работает по технологии PWA (то есть, можно добавить значок на рабочий стол телефона, как у обычного, «нативного», приложения, при этом приходят пуш-уведомления, но обновлять приложение не нужно: у Вас всегда актуальная версия, одна и та же для компьютера, андроида и айфона).

В системе заведены все выполняемые нами работы и используемые материалы, всё систематизировано и связано формулами. И это не просто математика, а реальный многолетний опыт наших работ.

Всё это собрано в один полный шаблон всех работ по всем этапам. Назовём это «прайс-лист».

Для каждого объекта мы заполняем объёмы выполняемых работ и смета автоматически рассчитывает материалы и стоимость, формирует смету для мастера, список чистовых материалов для заказчика, заполняет планируемые расходы по объекту и оплаты заказчика, и многое другое.

Мы смогли собрать все расходы в компании в единую систему, получать по ним полный отсчёт, видеть текущий баланс расходов и доходов, и даже систему планирования (мы видим в онлайн-режиме остатки к оплате по каждому объекту и планируемые расходы на завершение работ, а также расходы на зарплаты сотрудникам и другие).

Мы формализовали и систематизировали все выполняемые нами работы по ремонту м строительству и разработали «чек-листы» для каждой из них. Эти чек-листы содержат текстовое описание и фото-, видео- образцы выполнения каждой работы. Мастера заполняют такие чек-листы по каждому объекту, «техконтроль» проверяет и указывает на недостатки.

Кстати, как оказалось, эта система экономит ровно половину рабочего времени наших прорабов: теперь вместо разъездов по объектам и встреч с мастерами они централизованно оценивают выполненные работы и указывают мастерам необходимые доработки прямо в программе, со своих телефонов, а на объекты выезжают уже при финальной сдаче работ, после устранения всех недостатков.

Как же современная программа может обойтись без использования искусственного интеллекта?

Немного его есть и у нас:

Кнопка с волшебной палочкой в нашем чате умеет редактировать текст сообщения - исправлять орфографические и синтаксические ошибки. Это очень удобно при наборе текста голосом

Наш «виртуальный помощник» отвечает заказчикам, мастерам и сотрудникам на вопросы о строительстве и ремонте, работает с изображениями

«Дизайнер интерьеров» может предложить идеи дизайна помещения по фото до ремонта и пожеланиям пользователей

Всё, о чём я рассказал, мы сделали для себя. Заказчикам и нам самим результат понравился, мастера бубнили о том, что «теперь они под колпаком», то есть, изначальные цели можно было считать достигнутыми и продолжать работу над улучшениями, новыми функциями и наполнением.

Но так как мы всё же немного публичные, информация о программе начала распространяться, и наши подписчики - другие строительные компании из регионов - тоже пожелали пользоваться этой программой.

Мы отреагировали и запустили программу по подписке.

Сейчас «Управлением ремонтом» активно пользуются более 100 компаний, стоимость ежемесячной подписки составляет 2 000 рублей.

То есть, пока мы ещё далеко от самоокупаемости, но с одной стороны мы практически ничего не теряем, потому что всё равно делали бы то же самое для себя, а с другой - всё только начинается, и мы серьёзно настроены оцифровать рынок строительных услуг и повысить их качество, предоставляя мощный инструмент за символическую плату всем желающим развиваться.

В ближайших планах усилить автоматизацию и упростить программу, продолжая движение в сторону работы по принципу искусственного интеллекта. Продолжаем наполнение и адаптацию программы под строительство частных домов. Работаем над вторым проектом по подписке - программой «Мой ремонт» для заказчиков и частных мастеров. О ней расскажем отдельно.