Как за 12 недель успеть больше, чем за 12 месяцев

Сегодня я успеваю за 12 недель больше, чем раньше успевал за 12 месяцев. Это может казаться рекламным слоганом или обещанием волшебной таблетки, но на самом деле тут нет никакого чуда. В статье расскажу о системе двенадцати недельного года и как я её внедрил.

Всяким «достигаторством» я занимаюсь года с 2006. В 2013 я подумал, что для меня это всё не работает и решил больше не тратить на это время. Глупо из года в год в начале составлять планы, ничего толком не сделать и в конце года с мыслями типа «Ну в следующем году я точно всё выполню» снова составлять планы.

2014 года я прожил без годовых планов и ничего страшного не случилось. Но в конце года мне в руки попала книга Брайана Морана и Майкла Леннингтона «12 недель в году» и я понял простую вещь, которая сегодня кажется очевидной: важно не то что ты знаешь, а то как ты действуешь. Все знания бесполезны, если ты не действуешь или действуешь неправильно. И сила системы 12-недельного года в том, что она учит не новым знаниям, а новым действиям.

Система очень гибкая и легко масштабируемая. Внутри неё может ужиться GTD, Сделай это завтра, Помодоро или любая другая система тайм-менеджмента. Ее принципы подходят отдельному человеку и группам.

В основе годового мышления лежит негласный принцип: впе­реди еще целый год, хватит времени, чтобы успеть сделать запланированное.

С такими мыслями мы живем весь год.

Мы ошибочно считаем, что времени еще очень много, и действуем соответственно. У нас нет чувства времени, мы не думаем, что важны каждые неделя, день или момент. На самом деле эффективная деятельность должна быть еженедельной и ежедневной!

Еще одно заблуждение, связанное с годовым мышлением: мы тешим себя мыслью, что чуть позже резко улучшим результаты. Такое мышление приводит к вере в то, что можно безболезненно отложить важные дела «на потом».

Для многих компаний и их сотрудников декабрь традиционно становится лучшим месяцем года, а IV квартал часто дает 30–40% годовых продаж. Какие только чудеса не происходят, когда у людей есть цель и скоро конец года!

И у фрилансеров, и у наемных работников ноябрь и декабрь — горячая пора. Нельзя тратить время попусту. Понимая, что оно уходит, люди начинают решать самые сложные и «неприятные» задачи, которые откладывались в долгий ящик весь год.

В эти дни у людей возникает «чувство времени», и они не медлят.

Проблема в том, что вся эта «продуктивная работа» продолжается несколько недель. 12-недельная система даёт инструменты и мышление, чтобы энергия и сосредоточенность на достижении целей сопровождали нас каждую неделю, в течение всего года.

Почему в ноябре и декабре люди ведут себя иначе? В этой дате нет ничего волшебного — мы сами наделяем ее особыми свойствами. На самом деле дата не так важна: просто есть некоторая точка во времени, когда игра заканчивается и мы понимаем, что от наших ежедневных действий зависит наш успех или поражение. Методика 12-недельного года устанавливает новую дату «конца игры», чтобы это понимание было с нами постоянно. 12-недельный год помогает ощутить важность каждого дня.

Ещё одно преимущество 12-недельной системы. Если раньше кто-нибудь ставил перед собой амбициозную цель и к III кварталу становилось понятно, что ее невозможно достичь, провал не позволял нормально работать дальше. В 12-недельном году такой настрой исключен. Каждые 12 недель вы начинаете все заново.

Как и в конце календарного года, каждые 12 недель вы отдыхаете, отмечаете успехи и «перезагружаетесь».

Чтобы хорошо работать, добиваться поставленных целей и даже достигать большего, часто придется жертвовать комфортом и сиюминутными желаниями. Поэтому в начале надо создать и сохранить убедительную и вдохновляющую картину вашего будущего, которая эмоционально будет выше краткосрочного комфорта.

Найдите видение, вызывающее у вас эмоциональный отклик. Иначе не удастся преодолеть все трудности перемен.

Когда вы четко представляете себе картину будущего, вы используете нейроны, которые также отвечают за действия, направленные на реализацию вашей мечты. Это означает, что вы можете тренировать свой мозг и направлять его действия простым мысленным усилием. Но для начала нужно создать вдохновляющую картину будущего и не терять ее из виду.

Для создания картины будущего можно использовать блокнот, но я предпочитаю, чтобы мои записи всегда были со мной. Блокнот я так и не привык с собой носить, но телефон всегда со мной. Поэтому всё что возможно, я держу в цифровом виде. Вы можете использовать то, что удобно вам. У меня Ulysses с подпиской Setapp. Всё синхронизируется между компьютером, планшетом и телефоном:

Ulysses – редактор для экосистемы Apple

Setapp – 210+ программ для Mac OS за 9,99$ в месяц

У меня два файла с видением будущего. Один (картинка) — это результат, которого я хочу достичь. Второй (глаза на мяч) — это мои принципы жизни, действия и привычки, которые должны у меня быть, чтобы двигаться к цели и чтобы жизнь была в радость, имела смысл. Сделал так, потому что результаты не зависят полностью от меня, но мои эмоции, чувства, мысли, слова и действия зависят.

Когда я говорю о картине будущего, то речь не о том, чтобы мечтать и ждать когда всё изменится и получится само собой, не о какой-то эзотерике. Тут о работе мозга, который видит приятную картинку и начинает думать, как её достичь. Это дает новые идеи и мысли о том, что и как надо сделать. А также дофамин для мотивации. Поднять попу с дивана всё равно придется, но для начала надо определиться с планами.

Видение будущего без плана его реализации, как гомеопатия — бесполезный мел с сахаром.

Когда мы действуем по плану, то:

12-недельный план — мощный инструмент. Он помогает сосредоточиться на том, что необходимо здесь и сейчас. Не забывайте, что это не часть годового плана. В 12-недельном плане каждая неделя самостоятельна и каждые 12 недель вы встречаете новый год.

12 недель — достаточно длинный срок для того, чтобы выполнить задуманное, но при этом достаточно короткий, чтобы оставалось ощущение необходимости своевременных действий.

12-недельное планирование существенно отличается от годового в трех важных аспектах.

1. Оно более предсказуемо. Определить ваши ежедневные действия на 11–12 следующих месяцев практически нереально. Точность прогноза итогов 12-недельного плана намного выше.

2. 12-недельный план четко сфокусирован. Большинство годовых планов подразумевает многозадачность, поэтому их выполнение под вопросом.

3. 12-недельный план имеет принципиально иную структуру. Мой опыт показывает, что большинство планов пишется с негласной целью просто создать хороший план. Часто они помещаются в красивую папку, и на этом их выполнение заканчивается.

В грамотном плане не слишком много сложных задач и не слишком мало конкретных деталей, необходимых для их решения. Он должен начинаться с определения конечной цели.

Как только вы поставили себе цели на 12 недель, необходимо выбрать тактику действий.

Тактика — ежедневные действия, ведущие к цели. Она должна быть конкретной, выполнимой, включать даты выполнения задач и распределять ответственность.

Чтобы подобрать удобный инструмент для 12 недельного плана, мне пришлось попотеть, потому что в нём много текста и много задач. Я заметил, что одно дело прокручивать мысли и планы в голове, и совсем другое дело — формулировать текстом в документе. Замечаешь больше нюансов, подводных камней, возможных препятствий и неординарных решений.

Простой текстовый редактор подходит плохо, потому что в абзацах текста теряются задачи. Их сложно потом искать. А когда надо было просто посмотреть список задач, взгляд всегда зацеплялся за текст, я начинал читать и забывал зачем открыл документ.

Приложение для списка задач тоже плохо справляется с этим, потому что алгоритм планирования другой. Я просто пишу текст, переношу все свои мысли в документ, рефлексирую, а задачи рождаются по ходу. В тудушнике же надо сначало создать задачу, а потом писать заметку к ней. Да и не всегда у меня рождались задачи, связанные с тем, что я пишу. Бывает это задача связанная косвенно, рожденная ассоциативным рядом.

Отличным инструментом оказался Конспект — смесь текстового редактора и тудушника. Там больше возможностей, но мне он понравился тем, что ты можешь в любое время сделать из абзаца задачу, задачи хорошо видны на общем фоне. А если надо, то можно одним нажатием убрать текст, чтобы остались только задачи:

Ещё одна фишка Конспекта — шаблоны. В начале каждого года я задаю примерно одни и те же вопросы, планирую по одному и тому же алгоритму. В Конспекте я создал один раз документ с нужными вопросами и задачами для планирования следующего «года», сохранил себе ссылку и больше не трачу на это время и силы.

Сервис «Конспект — заметки на встречах»

Мой шаблон для Конспекта (вы должны быть залогены в Конспекте, чтобы воспользоваться шаблоном).

Еженедельный план превращает 12-недельный план в ежедневные и еженедельные действия.

Еженедельный план — не просто список дел. Он включает важные стратегические действия из 12-недельного плана, которые обязательно должны быть выполнены на этой неделе, чтобы вы достигли конечных целей.

Чтобы продуктивно работать с планом, нужно потратить первые 15–20 минут в начале каждой недели на оценку того, что было сделано на предыдущей, и составить план действий на текущую. А в первые 5 минут каждого дня стоит просмот­реть еженедельный план, чтобы определить, чем вы будете заниматься сегодня.

Чтобы извлечь пользу из этого инструмента, необходимо всегда иметь его под рукой и работать с ним ежедневно. Каждый день должен начинаться с работы над еженедельным планом. Сверяйтесь с ним несколько раз в день. Если вы запланировали какое-то действие именно на этот день, не уезжайте с работы до тех пор, пока оно не выполнено. Этот подход гарантирует еженедельное выполнение всех важных задач и соблюдение разработанной вами тактики.

Для обычного тудушника я использую Things 3. В Копспекте «Поделиться» → «Скопировать простое резюме»:

Конспектус копирует примерно такой текст:

[ ] Как дела в целом: ...

[ ] Главное событие: ...

[ ] Счастье: ...

[ ] Ключевой показатель: ...

[ ] Цель: ...

В Things 3 вставляется простым Cmd+V:

В системе 12-недельного года результатами считаются не только достигнутые цели, но и сами действия. Бывает, что люди постоянно создают новые планы, потому что старые не привели к нужным результатам, хотя проблема на самом деле не в плане. Люди просто не сделали достаточно из запланированного, поэтому не достигли цели. И план тут не при чем. Поэтому нужно анализировать сколько и как мы сделали из запланированного. Только тогда мы лучше поймем: надо поменять план или просто начать действовать.

У эффективного измерения два важных парамет­ра, которые помогают принимать правильные решения: рабочие показатели и конечные результаты.

Конечные результаты — то, чего вы достигаете, например доходы.

Рабочие показатели — параметры, благодаря которым достигается конечный результат. Например, количество «холодных звонков» в продажах или количество выученных слов при изучении языка.

Но самый важный рабочий показатель — то, как вы действуете. Умение измерять действия очень важно, потому что оно помогает выявлять ошибки и быстро реагировать на них.

Измерение действий дает немедленную обратную связь, чтобы быстро внести необходимые изменения. Оно важно и еще по одной причине. Если вы не достигли цели, то вам нужно знать, почему так произошло — из-за ошибки в плане или неверных действий. Есть разница между этими двумя случаями.

Если была ошибка в плане, то вы выбрали неэффективную стратегию или разработали неправильную тактику, а если в действии, то вам не удалось выполнить тактический план.

Более 60% ошибок происходит в процессе действия, но люди считают, что проблемы связаны с планом, и меняют его. Это неверно: без анализа действий вы не можете знать, плох ли план или вы его не выполняете.

Лучший способ измерить свои действия — работать в соответствии с еженедельным планом (производным от 12-недельного) и оценивать количество выполненных действий в процентах.

Еженедельный оценочный лист позволяет объективно оценить, насколько хорошо вы выполнили свою работу за неделю. Не забывайте, что он отображает действия, а не результаты.

Обычно успешное решение 85% задач, содержащихся в еженедельных планах, позволяет так или иначе достичь запланированных целей.

Должен предупредить: оценка действий — занятие не для слабонервных. Часто люди прекращают работу с планом, потому что у них не хватает смелости посмотреть правде в глаза. Я часто ловил себя на нежелании заполнять оценочный лист, потому что понимал, что неделя прошла не очень. Но одно дело понимать это смутно и совсем другое увидеть конкретные цифры. Но после каждого анализа, всегда чувствовался прилив сил и решимости.

Оценочный лист я веду в гугл-таблицах. Иногда процент выполнения выставляю по ощущениям, а иногда его можно выставить точно. Например, для достижения финансовой цели мне надо было 6 чистых часов работы в день. Тогда это сделать легко: трекаешь рабочие часы, вносишь в таблицу и получаешь точные цифры:

Кроме оценочного листа каждую неделю я пересматриваю видение будущего в Ulysses. В Конспектусе пересматриваю планы и рефлексию, что-то меняю, что-то дополняю. Меняю статусы задач. А в Конспектусе кроме выполнене/невыполненно ещё 14 статусов:

Оценка — двигатель рабочего процесса. Эффективное измерение важно, если вы хотите научиться хорошо действовать и раскрыть свой потенциал. Определите ключевые параметры — рабочие показатели и конечные результаты — и, главное, измеряйте эффективность собственных действий.

Методика включает три основных компонента: стратегическую, буферную и рекреационную части.

Стратегическая часть: три часа подряд, которые запланированы на каждую неделю. В это время вы не отвечаете на звонки, не читаете электронную почту, не встречаете посетителей — не отвлекаетесь ни на что. Вы полностью сосредоточены на запланированных задачах, касающихся стратегии и заработка.

Буферная часть: посвящена незапланированным и менее важным делам, например ответам на большинство электронных писем и звонков, которые неизбежно появляются в течение рабочего дня.

Некоторым достаточно 30 минут в день, другие могут потратить пару часов.

Задача буферной части — выполнять малозначительные дела в одно время сразу, и тем самым взять под контроль остаток своего времени в этот день.

Рекреационная часть: один из ключевых факторов почему падает эффективность — у нас нет свободного времени на отдых. Если мы не умеем отдыхать, то не можем эффективно работать.

В норме рекреационная часть должна занимать как минимум три часа, и в это время вы не работаете. Его следует потратить на восстановление и отдых, чтобы вернуться к работе полными сил и энергии.

Концепция идеальной недели заключается в планировании всех типов основных задач, обычно возникающих в течение недели. Если вы не сможете описать эти задачи на бумаге или в компьютере, то не решите их в жизни — а стратегическое планирование, возможно, заставит вас выбирать, как потратить собственное время.

По возможности во время планирования «идеальной недели» постарайтесь использовать для однотипных задач одно и то же время и один и тот же день недели.

Контроль даже нескольких часов в течение недели дает потрясающий эффект.

Чтобы полностью раскрыть свой внутренний потенциал, мы должны научиться сдерживать обещания, которые даем.

Принятие на себя обязательств и выполнение обещанного — мощный инструмент самоконтроля, и очень часто он может изменить вашу жизнь. Авторы предлагают давать обещания не только себе, но и другим людям. Я пробовал второй вариант и мне он не зашёл. Мне как-то мало волнует, что думают обо мне другие, поэтому это меня не сильно мотивирует. Но вы можете попробовать, вдруг для вас это будет эффективно.

Авторы системы также убеждают участвовать в ОЕО — общество еженедельной ответственности. Выглядит это так: вы находите единомышленников и периодически встречаетесь. На встречах рассказываете как дела и какие планы по проекту, получаете обратную связь. Я пару раз пробовал, но из-за недостатка опыта получилось не очень. Поэтому толковым советом поделиться не могу. Если вам интересно попробовать ОЕО, прочтите книгу, там описано подробнее.

1. Сильное желание. Без сильного желания вы не сможете действовать в сложных обстоятельствах, но при сильной мотивации преодолеете любые, даже на первый взгляд непреодолимые трудности.

2. Основные действия. Большинство результатов достигается с помощью нескольких основных действий, а иногда одного-двух. Однако от них зависит успех дела, поэтому очень важно, чтобы вы смогли правильно определить их и сосредоточиться на их выполнении.

3. Подумайте заранее, стоит ли овчинка выделки. Определение затрат до того, как вы окончательно скажете «да», позволит трезво оценить, хотите ли вы заплатить такую цену за свое обещание. А когда вы столкнетесь с этими издержками в процессе, то вспомните, что были к этому готовы и решили: достижение вашей цели все равно стоит того.

4. Выполняйте то, что нужно, и не поддавайтесь эмоциям. Обязательно наступит время, когда вы не захотите выполнять самое важное. Самодисциплина — главное качество для достижения успеха, и не важно, что вы будете чувствовать в сложных обстоятельствах.

Равномерное распределение времени непродуктивно и часто разочаровывает. Правильный баланс не имеет ничего общего с «равномерностью» — скорее стоит говорить о создании преднамеренного дисбаланса.

Баланс в жизни достигается тогда, когда мы осознанно и целенаправленно решаем, как и где потратим время и силы. В разные моменты нужно больше усилий разным областям жизни.

Чтобы решить, на чем лучше сосредоточиться, начните с видения будущего, затем оцените свои достижения по аспектам жизни (например, духовной, интимной, семейной, общественной, деловой, а также состояние здоровья и время на досуг), учитывая их сбалансированность. Можно использовать 10-балльную шкалу для оценки степени удовлетворенности. Когда с оценками определились, можно выбрать самые «отстающие» и поработать над ними.

Книга: Брайан Моран, Майкл Леннингтон «12 недель в году»

Чек-лист: Как внедрить систему двенадцати недельного года (мой шаблон для Конспекта)

Сервис «Конспект — заметки на встречах»

Ulysses – текстовый редактор для экосистемы Apple

Setapp – 210+ программ для Mac OS за 9,99$ в месяц