Как навести порядок в управлении выездными сотрудниками. Опыт внедрения единой платформы в клининге

Корпоративный сектор все чаще заказывает профессиональную уборку — за первую половину 2025 года спрос вырос на 20%*. Но клининг страдает от нехватки кадров и высокой текучки. Расскажу, как мы помогли компании найти баланс через автоматизацию. Решение подойдёт для курьерских служб, доставки еды, управляющих компаний и других сервисных организаций.

Компания занимается клинингом и аварийным ремонтом в нескольких регионах России. Один координатор курировал несколько объектов в своем городе, управлял командами уборщиков и решал текущие вопросы с клиентами. При расширении бизнес столкнулся с тем, что процессы найма и контроля персонала дали сбой.

При создании вакансий каждый координатор описывал требования по-своему, потому что шаблонов не было. В итоге объявления на аналогичные должности отличались. Рекрутеры получали эти требования и работали через личные кабинеты на HeadHunter и Авито, вручную размещали вакансии на каждой площадке, проверяли отклики и переносили данные в Excel. На размещение одной позиции уходило до 30 минут.

Система контроля и управления доступом на объектах автоматически фиксировала время прихода и ухода сотрудников по отпечатку пальца. Координаторы получали отчёт в режиме реального времени — кто и когда отметился. Специфика работы не позволяла координаторам эффективно следить за трудовой дисциплиной. Координаторы редко находились за компьютером, постоянно перемещаясь по объектам, и не могли регулярно проверять отчёты СКУД. О прогулах узнавали с опозданием.

Помимо договорных работ у клиентов часто возникали дополнительные задачи — заменить лампочки или срочно подготовить помещение к мероприятию. Координатор звонил сотруднику на объект, объяснял задачу и просил отчитаться. Но когда поручений становилось много, координаторы не успевали отследить выполнение всех задач, а это портило отношение с клиентами.

Одним из приоритетов было полнофункциональное мобильное приложение, поскольку координаторы постоянно перемещаются и не сидят на месте. Это стало одной из причин, по которой для автоматизации процессов найма и контроля персонала выбрали BPM-платформу «Первая Форма».

Теперь все вакансии создаются быстро и по единому стандарту: в BPM-системе координатор указывает только объект и должность, HR-специалист — информацию о зарплате, а все остальные параметры (адрес объекта, должность, график работы, требования) подтягиваются из справочников.

Благодаря интеграции с платформами поиска работы, рекрутер одним кликом размещает объявление сразу на HeadHunter, Авито и других сайтах. Отклики со всех площадок собираются внутри системы, по каждому соискателю формируется задача с полной историей взаимодействия.

После собеседования кандидат может сразу заключить договор — он создает электронную подпись через Госуслуги, а координатор загружает его документы в систему. Договор подписывается с помощью ЭП Контур.Сайн. Информация автоматически передается в 1С: ЗУП для корректного учета и расчетов.

Система самостоятельно распределяет задачи на онбординг между подразделениями: служба безопасности оформляет пропуск, АХГ готовит рабочую форму — без напоминаний.

По такому же принципу происходит и увольнение: координатор только инициирует процесс, а система сама уведомляет ответственных за документы, аннулирование доступов и финальные расчеты.

На объектах компании внедрена СКУД с распознаванием по отпечатку пальцев. BPM-система анализирует отчет от СКУД и фиксирует опоздания и прогулы работников, оповещая координатора через мобильное приложение. Обычно он находится на объекте или в пути, поэтому может сразу найти сотрудника на замену.

Чтобы поддерживать рабочее расписание в актуальном состоянии, координатор вносит отгул или больничный сотрудника в систему, где сразу видит лимит доступных выходных дней.

Документирование всех отсутствий гарантирует корректное начисление оплаты и исключает ошибочные штрафы. В конце месяца данные о фактически отработанном времени автоматически загружаются в 1С: ЗУП. Бухгалтер начисляет оплату на основе этих данных.

Теперь все поручения клиенты оставляют прямо в системе. Координатор видит все поступившие заявки по своим объектам и назначает ответственных сотрудников. Система отслеживает сроки и факт выполнения работы: чтобы закрыть заявку, клинер должен прикрепить фото результата.

Выросла скорость закрытия вакансий. Стандартизация процесса подбора и интеграция с джоббордами сократила путь от заявки до трудоустройства кандидата. Автоматизация размещения вакансий сократила время публикации с 30 до 5 минут.

Полный контроль над рабочим временем сотрудников и экономия времени на рутинных операциях. Вместо ручного заполнения табелей координаторы выделяют больше времени на непосредственные обязанности. Время реакции на нарушения трудовой дисциплины сократилось до 5-10 минут.

Исключены потери клиентских поручений в мессенджерах и телефонных разговорах. Заказчики получили возможность самостоятельно отслеживать статус поручений в реальном времени.

А какие мобильные приложения вы используете по работе?

* Источник: Коммерсант