Как HR-платформы помогают найти гибких исполнителей для любых задач

Платформенная занятость с каждым годом становится всё популярнее среди бизнесов, занятых в первую очередь в сферах обслуживания, ритейла, а также e-commerce и маркетинга, где последний включает в себя потребность в копирайтерах, редакторах, дизайнерах, таргетологах и даже разработчиках. Однако не всегда компании нуждаются в постоянном пополнении штата, когда встречают сезонные пики спроса или иные акционные периоды, а лишь во временном усилении. Для таких целей подходит привлечение временного персонала - самозанятых. В России этот статус формализован через налог на профессиональный доход (НПД), что позволило вывести из «серой» зоны огромное количество фрилансеров, курьеров, мастеров и других специалистов, что для бизнеса стало настоящим прорывом: теперь сотрудничество с временным персоналом стало прозрачным, легальным и значительно менее рискованным с точки зрения налогов и договорных отношений.

Главное преимущество платформенной занятости - масштаб и скорость: если раньше поиск временного сотрудника требовал обзвона бывших сотрудников, с которыми остались хорошие отношения, или размещения объявлений, то сегодня достаточно нескольких кликов на специализированной платформе, чтобы получить доступ к базе из тысяч проверенных самозанятых, готовых выйти на смену уже завтра, а порой и в день оформления заявки.

Одной из главных проблем при работе с временным персоналом всегда были колоссальные издержки: HR-специалисту нужно было найти кандидатов, провести собеседования, проверить документы, оформить договор, проконтролировать выход в первый день. Помимо этого в расход шло потенциальное обучение и параллельный подбор временного исполнителя на замену, если допущенный к подработке окажется некомпетентным или и вовсе не выйдет на смену. Но это если мы говорим про подбор нескольких временных специалистов, а если бизнесу требуется на период «Чёрной пятницы», например, десятки на различные позиции - всё это приведёт к кадровому коллапсу, когда HR-специалисту попросту не хватит времени на всех соискателей, особенно если HR в компании один. Именно для предотвращения таких патовых ситуаций на помощь приходит автоматизация поиска через платформы, которые оптимизируют практически все этапы работы с временным персоналом.

Хотим показать, как автоматизация эффективно ускоряет закрытие потребности бизнеса на примере нашей платформы для поиска временных исполнителей «Моя смена».

В середине августа к нам обратился крупный магазин «Апельсинка», чтобы оперативно подготовиться к школьному ажиотажу перед Днём знаний. Мы познакомились с «Апельсинкой» и узнали, что она успешно работает в Санкт-Петербурге уже шестой год, а магазин расположен в центре города между двумя крупными торговыми центрами. И хотя конкуренция здесь ощущается, горожане ценят магазин за широкий ассортимент и привлекательные акции. Ассортимент «Апельсинки» действительно впечатляет: кажется, в магазине есть всё - от пищевой продукции до одежды и электроники - неудивительно, что заказчик заранее был обеспокоен будущим повышенным спросом.

В прошлом году магазин едва смог пережить предшкольный пик продаж, когда провёл акцию, даря комплект предметных тетрадей и набор ручек каждому, кто покупал школьную форму и рюкзак. Тогда «Апельсинка» не смогла вовремя найти временных исполнителей и справлялась своими силами, привлекая знакомых и близких команды. Заказчик пришёл к выводу, что ещё одну такую акцию он не перенесёт без потерь, если своевременно не найдёт дополнительные руки, и обратился к нам.

Проанализировав прошлогодние показатели, мы разработали для «Апельсинки» уникальное решение: сравнив показатели SLA за июль-октябрь 2024 года, мы определили, что для достижения необходимого уровня заполняемости смен в 2025 году нужно увеличить количество исполнителей на 30%, а также, что уровень ставки для исполнителей необходим на 15% выше среднего в этот период, чтобы обеспечить высокий процент закрытия смен.

Вторым этапом «Апельсинка», приняв нашу стратегию, разместила на платформе «Моя смена» график смен. В заявке были указаны все необходимые параметры: тип требуемых услуг (ассистенты торгового зала, большой процент складских ассистентов, помощники зоны КСО), количество исполнителей (в среднем 10-15 человек на смену) и дополнительные требования (они касались дресс-кода, чтобы была соблюдена общая цветовая палитра магазина).

Получив заявку, мы связались с HR-специалистом «Апельсинки» и объяснили, как отслеживать выход исполнителей, закрытие смен и дополнять заявку при необходимости. После этого предложения о подработке появились в приложении «Моя смена», и наши самозанятые исполнители начали бронировать смены. Уже в последнюю неделю августа, когда спрос достиг пика, «Апельсинка» и мы увидели эффективность нашей стратегии: в период с 25 по 31 августа «Апельсинка» закрыла 97% всех запланированных смен, что на 45% больше по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. С помощью нашей платформы магазин смог привлечь более пятидесяти временных исполнителей, которые оперативно выходили на смены, что позволило значительно сократить очереди и повысить скорость пополнения остатков на витринах. Также в первые две недели сентября (1-14 сентября) магазин поддерживал высокий уровень сервиса, даже когда поток покупателей начал спадать. «Апельсинка» оперативно корректировала количество необходимых исполнителей, снизив его до 8 человек на смену, но продолжая использовать платформу «Моя смена» для заполнения всех функционалов.

Важно отметить, что автоматизация при сотрудничестве как с платформой «Моя смена», так и с другими, касается не только этапа поиска исполнителей, но и цифрового формата документооборота. И наша платформа автоматически проверяет статус самозанятого и формирует чеки, обеспечивая полную юридическую и налоговую чистоту сделки с заказчиком. Помимо этого платформа «Моя смена» предоставляет детализированную отчётность, что упрощает аналитику и планирование бюджета.

Так со школьным ажиотажем, который «Апельсинка» ждала с ужасом от мысли, что вновь столкнётся с хаосом, на этот раз не просто справилась с пиковой нагрузкой, а сделала это без стресса, с минимальными затратами и максимальной эффективностью. Вместо того чтобы вновь полагаться на случай или удачу, «Апельсинка» получила доступ к проверенной базе самозанятых, которые выходили на смены без форс-мажоров, обеспечивая «Апельсинку» не только дополнительной помощью, но и исключая любые риски, связанные с «руками со стороны».

Как вы могли заметить по запросу «Апельсинки», платформы закрывают любые потребности бизнеса, особенно в сфере ритейла, логистики и услуг. И если мы уж говорим про торговые сети, то давайте уточним, какие ещё позиции можно закрыть, обратившись на платформы по подбору временного персонала:

Однако стоит здесь уточнить, что оптимизация подбора - это, конечно, хорошо, но не стоит забывать и об ограничениях самозанятых исполнителей по налоговому режиму, которые предусматривают запрет на такие позиции, как: кассир, байер, менеджер по закупкам.

Для компаний интеграция с платформами временного персонала - это не просто удобство, а стратегическое преимущество, и вот почему:

Несмотря на все очевидные преимущества, автоматизированное привлечение имеет свои риски, и главный из них - отсутствие предварительного личного контакта. Например, может возникнуть ситуация, когда на смену выходит исполнитель, который формально соответствует всем требованиям, но по факту оказывается недисциплинированным, конфликтным или просто не разделяющим ценности компании, что для бизнеса, особенно в сфере услуг, может иметь катастрофические репутационные последствия. Недовольный клиент, получивший плохой сервис от временного ассистента торгового зала, вряд ли будет разбираться, был тот в штате или нет - он просто больше не вернётся в этот магазин.

Однако платформы уже существенно продвинулись в этом вопросе, и предлагают найти оперативную замену, если с временным исполнителем во время смены возникнут трудности, которые не удастся решить мирным путём. Более того, хотя платформы и не несут ответственности за качество исполнения обязанностей вышедшим исполнителем, они предоставляют инструменты для оценки выполненной услуги, которые влияют на их рейтинг на платформе, что мотивирует тех подрабатывать добросовестно, чтобы не потерять доступ к сервису.

В заключение хотим добавить, что HR-платформы открывают перед бизнесом новые горизонты гибкости и эффективности, которые позволяют оперативно решать кадровые задачи, оптимизировать расходы и быстро адаптироваться к меняющимся условиям рынка. Однако, как и любой сложный инструмент, они требуют вдумчивого и осознанного подхода, где успех заключается в балансе между автоматизацией и необходимостью человеческого контроля.