Модуль для командировок в Битрикс24 “под ключ” - обзор автоматизации от заявки до отчета

В этой статье расскажу о нашем комплексном решении для оптимизации работы с командировками на базе Битрикс24. Обсудим, как автоматизация процессов помогает выстроить прозрачную систему управления — от планирования до формирования отчетности по командировкам.

Эффективное управление выездными сотрудниками важно для успеха продаж и бизнеса, и поэтому компании должны контролировать работу менеджеров и региональных представителей в командировках.

Самый простой способ держать под контролем эти процессы - автоматизировать их.

Меня зовут Евгений Демин, я руковожу IT-компанией Smart Бизнес и более 10 лет занимаюсь автоматизацией процессов для компаний в сферах производства, продаж и услуг.

Командировки — это комплексное решение для автоматизации работы с выездными сотрудниками, которое упорядочивает все процессы, связанные с организацией и контролем командировок.

Ключевая особенность решения: создание единой среды для управления командировками в Битрикс24. Все процессы, от планирования поездок до формирования отчетности — собраны в одном месте.

Мы настроили специальный раздел Заявление на командировку внутри Битрикс24, - это и есть наш готовый модуль.

Основные функции модуля включают в себя этапы планирования и согласования выездов, контроль бюджетов, формирование отчётности и учёт взаимодействий с клиентами.

В разделе настроена воронка с этапами и роботами, по которым двигается карточка командировки.

Согласование с руководителем. Перед командировкой сотрудник должен заполнить информацию по поездке: указать даты поездки, цель и планируемые расходы.

Руководителю приходит задание в раздел Автоматизация, Бизнес-процессы со всей необходимой информацией для принятия решения по командировке. Детали командировки всегда можно уточнить у сотрудника в комментариях.

Оформление документов в бухгалтерии. В системе настроена автоматизация процессов подписания приказов на командировки через Битрикс24 КЕДО.

Это значительно упрощает хранение и оформление документов внутри компании.

Информация о выделении средств на командировку автоматически передается в бухгалтерию.

В пути. Этот этап позволяет контролировать занятость менеджера и вести коммуникации о ходе поездки.

Запрос результата поездки. После возвращения из командировки сотруднику поручают прикрепить отчет о поездке.

Карточка командировки — это своего рода мини-воронка, где осуществляются все коммуникации и автоматические процессы, связанные с конкретной поездкой.

Удобный интерфейс. В Битрикс24, в режиме одного окна, перейдите в раздел Командировки через левое меню. Там можно работать с процессами и документами, создавать согласования, следить за статусами, уточнять детали и составлять отчеты.

Синхронизация с календарем Битрикс24. Все командировки автоматически добавляются в календарь, что позволяет легко отслеживать график поездок.

Мобильная версия решения. Руководители могут оперативно утверждать командировки с мобильного Битрикс24, находясь в любом месте, что значительно ускоряет процесс согласования.

Возможна доработка. Модуль дорабатывается под ваши индивидуальные задачи.

Посмотрите видео, как работает модуль Командировки👇

Оцените возможности модуля Командировки на своем портале.

Мы даем БЕСПЛАТНУЮ демо-версию решения на 14 дней 👉 по ссылке.

Модуль по командировкам уже внедрило несколько наших клиентов.

Это компании, которые работают в области продажи мебельной фурнитуры, продажи производственного оборудования, и у которых есть командировки сотрудников.

До внедрения нашего решения не существовало единого сервиса, который бы объединял весь процесс командировки, начиная с планирования выездов и заканчивая отчетностью по проведенным встречам.

В системах вроде Битрикс24 можно было найти отдельные инструменты для различных этапов, но комплексного подхода не было.

Это стало решающим фактором при выборе нашего модуля.

В итоге решение значительно улучшило контроль руководства над менеджерами, повысило прозрачность процессов, связанных с выездами, и обеспечило сохранность коммерческой тайны компании.

Теперь клиентская база и расходы на выезды работают на прибыль компании как сейчас, так и в будущем, а не остаются в записной книжке менеджера.

Автоматизация процессов командировки — это не просто удобство, а существенная экономия времени и ресурсов компании. Согласование процессов, формирование отчетности раньше занимали дни, теперь выполняются за считанные минуты.

Есть вопросы по модулю? Пишите в Telegram — отвечу на все вопросы по модулю и автоматизации.

Сайт Smart Бизнес

Как вы сейчас контролируете работу выездных сотрудников и сколько времени уходит на сбор отчётности?

Какие сложности возникают при планировании и согласовании командировок в вашей компании?

Что для вас важнее при автоматизации командировок: контроль расходов или эффективность работы менеджеров?