Как построить несложный таск-менеджмент в Notion и повысить свою эффективность

Таск — основной ежедневный и еженедельный инструменты тайм- менеджмента. Он помогает не прокрастинировать, вовремя выполнять задачи, их приоретезировать, анализировать свою эффективность за промежуток времени и, как следствие, совершенствовать свои скиллы как менеджера и успевать больше за единицу времени.

Горизонт планирования Таск не удобен на длительную перспективу. Наиболее удобное планирование — короткие промежутки, не более недели.

Таск-менеджмент как инструмент планирования — это декомпозиция более масштабных задач, зафиксированных в других, более масштабных (месяц<) инструментах (например, гант).

Шаблон

Как организолвать рабочее пространство

Доска Notion — это рабочий стол, где должно быть удобно и задачи разложены по папочкам (папочки — это столбцы).

столбцы

В Notion есть 7 столбцов (остальные — по желанию)

Новая задача (это задачи, которые не были распределены) Понедельник
Вторник
Среда
Четверг
Пятница
«Название месяца» — выполнено

приоритет

В Notion есть приоритет. Приоритет нужно присваивать каждый карточке. С помощью него можно понимать, какую задачу нужно делать впервую очередь, какие задачи нельзя не сделать, и на что мы тратим свое время. Выделяются следующие приоритеты.

Важно и срочно (оранжевый) — это задачи авралы. Они случились из-за неправильного планирования времени. Если их сделать будет улучшение, если не сделать — будет ухудшение. Их нужно делать в первую очередь.
Важные и несрочные (зеленый) — это самые главные задачи. Это бустеры и точки роста. Обычно их откладывают, так как они не вызывают ухудшения. Но именно они сильнее всего ведут к целям. Если их откладывать — возникают авралы. На такие задачи важно стараться выделять 80% своего времени.
Неважный и срочные (желтый) — эти задачи не ведут к целям, но если не сделать — может быть плохо. Например — создать регламент/инструкцию. На такие задачи рекомендуется сразу бронировать в расписании «слоты» каждую неделю, например, по понедельникам с 17:00 до 20:00, и все такие задачи делать только в этом промежутке. Которые не успели — ждут новой недели.
Неважные и несрочные (синий) — самые бесполезные задачи. Они не ведут к целям и не вызывают ухудшения. Желательно их не брать в работу в принципе.
Делегированная задача (фиолетовый) — это та задача, которую вы делегировали на коллегу или подчиненного. Важно помечать эти задачи и контролировать их выполнение.

ТЕГИ

management – все что связано с управлением вертикальнои командои
fire management — все что связано с ситуативными задачами к прилетают не запланировано от своеи команды или других сотрудников компании и которые вы взяли в работу
recr — все что связано с наимом людеи в команду
projects — проектная работа — проекты часто выделяются в гантовом планировании
adm plan — администрирование и планирование — это подсчет бюджета, все что связано с планирование личным и планированием отдела
others — все другие задачи

НАЗВАНИЯ КАРТОЧЕК

Каждой карточке необходимо присваивать название. Название должно быть ассоциативным, кратким и понятным. Чтобы в дальнейшем эту карточку можно было найти и прочитать.

КАК ВЕСТИ NOTION ЕЖЕНЕДЕЛЬНО

Каждый первый рабочий день недели или последний предыдущей - необходимо занести в столбец "новые задачи" задачи из ганта на текущую неделю;
Каждой задаче необходимо проставить дату (как в ганте);
Каждой задаче необходимо проставить теги, приоритет (срочно и важно, несрочно и важно, и тд..).

КАК ВЕСТИ NOTION ЕЖЕДНЕВНО

Как вести каждый день (примерно время - 30 минут). Notion - это чек-лист задач, которые нужно сделать за день.

Каждый рабочий день начинается с того, что собираются все задачи на день и добавляются в колонку текущего дня;
Распределить их по приоритету (вверху самые важные, внизу самые не важные);
Как только выполняется задача - она перебрасывается в столбец "месяц - выполнено".

Седин Артем

Как построить несложный таск-менеджмент в Notion и повысить свою эффективность

Принципы

Таск — это дневное и недельное планирование.

Таск — это продолжение месячного, квартального и годового планирования.

Инструкция, как организовать таск-менеджмент в Notion