Что такое планировщик встреч и чем он может быть полезен для вашего бизнеса

Расскажем на конкретных примерах.

Привет, меня зовут Владимир, и я ненавижу заниматься планированием. Вместо того чтобы тратить время на действительно важные дела, мне приходится назначать встречи, неделями переписываться, чтобы определиться с датой конференц-звонка, и терять деньги из-за того, что кто-то забыл добавить в календарь важное событие.

И я такой не один. Только у меня наберется с десяток знакомых с аналогичной болью на душе, не говоря уже о том, какой сегмент бизнеса в РФ безуспешно пытается избавиться от тех же проблем и продолжает страдать.

Почему мы вообще страдаем? Все дело в средствах планирования, которыми мы располагаем. Классические календари и переписки по электронной почте устарели, и их давно пора заменить на планировщики встреч, которые уже какое-то время работают на западе, но все никак не дойдут до РФ.

Но у меня и моей команды Makemeet есть предложение на этот счет.

Планировщик встреч (шедулер) — это автоматизированный секретарь, который берет на себя обязанности по планированию бизнес-встреч, конференц-звонков и других мероприятий. Вы сообщаете программе, в какое время свободны и готовы провести встречу, а шедулер «общается» за вас с другими людьми, оповещает их об актуальном расписании и создает события в календаре.

Наиболее понятный пример, с которым каждый из вас наверняка хотя бы раз сталкивался, — запись к доктору через госуслуги или сайт клиники. Вы не связываетесь с доктором напрямую, не обсуждаете время встречи, а просто выбираете свободную ячейку времени в его расписании и автоматически оказываетесь в списке записанных пациентов. Но такое доступно только в дорогущих CRM после длительной и сложной настройки.

А шедулер — решение для всех, в котором каждый может создать собственное расписание без всяких CRM. Достаточно сообщить приложению, в какое время вы готовы планировать встречи. После этого программа создаст интерфейс, через который к вам «на прием» смогут записаться все пользователи, со ссылкой на ваше расписание.

Но хороший шедулер — это не только инструмент для планирования, а еще и инструмент, который легко встраивается в уже давно устаканившийся рабочий процесс за счет интеграции с популярными сервисами и приложениями. К примеру, интеграции с Zoom, позволяющей после каждой записи автоматически генерировать уникальную ссылку для выхода на связь (не придется оставлять контакты, вручную создавать ссылку и прикреплять ее к событию в календаре). Или интеграции со Stripe на тот случай, если ваш бизнес оказывает услуги по предоплате.

Отказ от переписки по почте и переход на планировщик встреч благоприятно сказывается на бизнесе, поэтому подобные сервисы начали расти (в количественном отношении) как грибы. На западе активно используют приложения Calendly, Bookafy, ScheduleOnce, SimplyBook и десятки их аналогов.

Все они выполняют одну и ту же задачу, но отличаются интегрируемыми сервисами, некоторыми параметрами для календарей, а также поддерживаемыми языками и стоимостью предоставляемых услуг.

Calendly — один из наиболее популярных, и с ним чуть ли не ассоциируется такое явление, как шедулеры. У Calendly интуитивно понятный интерфейс с симпатичным оформлением, в которое можно без труда вписать собственный логотип, корпоративные цвета и т.п.

В Calendly есть весь базовый набор опций, типичных для шедулеров: ограничение количества свободных временных ячеек, оповещения о новых записях по почте и push-уведомления. Но самое главное — огромное количество интеграций со сторонними службами и программами, включая Teams, Zoom, iCloud, Google Calendar, Slack, PayPal и другие.

Далее будем рассматривать шедулеры на примере Calendly, так как это наиболее конкурентоспособный продукт в своей категории.

За рубежом уже есть удачные примеры применения шедулеров на практике, когда выручка бизнеса заметно возрастала благодаря новому подходу к формированию расписания.

Популярный в США мебельный бренд La-Z-Boy из-за коронавирусных ограничений был вынужден закрыть магазины и искать способ взаимодействия с клиентами удаленно. Выходом стали индивидуальные онлайн-экскурсии для клиентов с гидом-дизайнером, который мог бы показать товар, рассказать о нем, подобрать сопутствующую мебель и аксессуары.

Услуга стала на удивления популярной, и La-Z-Boy столкнулся с неожиданно большим потоком пользователей. Они задействовали Calendly и создали в программе 60 ячеек для 60 потенциальных гостей соответственно. Благодаря возможностям, простоте и эффективности приложения магазин за 2 месяца увеличил эту цифру до 410 «слотов».

В России виртуальные экскурсии проводят в сфере недвижимости при продаже и сдаче квартир в аренду. Торговая площадка Авито дает подобную возможность, правда, на совсем базовом уровне, предлагая пользователям самим выяснить время встречи и программу для общения.

Используя планировщик встреч, риэлторы могли бы автоматизировать создание встреч в своем рабочем календаре (как онлайн, так и вживую), просто оставив ссылку на свое расписание со свободными ячейками на Авито или любой другой площадке.

Даже если интерфейс Авито или любой другой площадки не предлагает возможности оставить ссылку на Calendly или его аналог, можно отправить ее через СМС или мессенджеры в духе WhatsApp.

Также в ссылку шедулера можно интегрировать Zoom и Teams для конференц-звонков. Потенциальному клиенту достаточно будет указать нужный способ связи в шедулере, и для вас двоих автоматически будет создана ссылка для общения в назначенную дату.

У сервиса по составлению генеалогического древа Ancestry была ситуация, похожая на ту, с которой столкнулся бренд La-Z-Boy. В какой-то момент приток пользователей, желающих воспользоваться сервисом, вырос настолько, что сотрудники, общающиеся с клиентами, перестали успевать обрабатывать все заявки.

С появлением Calendly этап общения менеджера и клиента почти выпал из рабочего процесса Ancestry. Все желающие воспользоваться услугами сервиса сами записывались через интерфейс Calendly – люди выбирали удобное для себя время и в пару кликов «записывались на встречу» с сотрудниками Ancestry без участия менеджеров.

Аналогичный инструмент могли бы применять российские компании, демонстрирующие свои продукты и сервисы только по предварительной записи. Процесс оформления заявки на демо какой-нибудь CRM всегда сопровождается бюрократией и ненужным общением с менеджерами по продажам, которые допускают ошибки, не выходят на связь и усложняют весь процесс работы. Люди могут часами и днями не отвечать на сообщения, что затягивает весь процесс и сокращает общее количество заявок на единицу времени.

Планировщик встреч бы исключил этот отнимающий впустую время этап взаимодействия с клиентом.

Многие предприниматели интересовались тем, как работает бизнес-планировщик Signpost, и хотели посмотреть, как он проявляет себя в рабочей среде, но зачастую не могли этого сделать из-за всякой волокиты в духе долгой переписки по почте.

Сотрудники Signpost знали, что теряют деньги. Слишком много «горячих» лидов превращались в «холодные» на глазах у «эффективных» менеджеров компании.

Принципиальные изменения произошли сразу после того, как менеджеры компании взяли на вооружение Calendly. Они настроили автоматическую отправку ссылки на интерфейс планировщика первым же письмом для каждого потенциального клиента. То есть каждый, кто заказывал демо Singpost, тут же получал доступ к расписанию менеджеров компании и мог выбрать для себя наиболее удобное время демонстрации. Без звонков и длительных переписок.

Подобную стратегию можно использовать в отделе кадров, чтобы не тратить время на обзвон потенциальных наемников и не терять драгоценные часы на ненужных телефонных разговорах о том, когда же будет удобно провести собеседование.

Вместо того чтобы списываться с кандидатом на должность, ждать от него заполнения анкет и предоставления прочих данных, можно отправлять ему по почте или через СМС ссылку на интерфейс планировщика, где соискатель сам выберет время, когда ему будет удобно пообщаться с HR’ом.

HR’у не придется за ручку водить каждого кандидата и обсуждать детали грядущего интервью. Можно прямо в шедулере указать и средство связи, и всю информацию, которая понадобится потенциальному сотруднику в ходе собеседования.

Директор известного сервиса по сокращению ссылок Bitly решил внедрить Calendly после того, как понял, что для первичного выхода на связь с потенциальным клиентом сотрудникам компании все еще приходится звонить по телефону. Такой метод взаимодействия не нравился начальству, не нравился менеджерам и не нравился клиентам. Зависимость от часового пояса, пропущенные вызовы и другие неприятные особенности планирования по телефону выливались для Bitly в потерянную прибыль.

Сначала руководство заставило менеджеров перейти на общение по электронной почте вместо телефона, а затем внедрила Calendly как основной способ бронирования встреч для потенциальных клиентов.

После этого у Bitly на 100% выросло количество демонстраций продуктов, на 40% увеличились продажи и почти 90% всех встреч в компании стали планироваться с помощью Calendly.

В российском сегменте тоже есть проекты, демонстрация которых протекает в ходе полноценной онлайн-консультации, но реализовано это по старинке. К примеру, чтобы забронировать демо у компании GFI нужно заполнить кучу форм, оставить номер телефона и ждать, пока на связь выйдет кто-то из сотрудников фирмы. Сервис в духе Calendly исправил бы эту ситуацию и сделал жизнь проще как менеджерам GFI, так и их потенциальным клиентам.

При этом не придется лишать себя дополнительной информации о потенциальном клиенте. В планировщик встреч можно добавить собственные формы, чтобы пользователь предоставил нужные данные. Это может быть имя, адрес электронной почты или кастомное поле с персональными предпочтениями по грядущему демо.

Сотрудники дизайнерской школы College for Creative Studies в Детройте на регулярной основе должны участвовать в различных мероприятиях, разъезжать по встречам, опрашивать бывших студентов и параллельно преподавать. При таком жестком графике планирование по телефону или электронной почте превращается во внушительного пожирателя времени, отнимающего несколько часов у и без того загруженного дня.

Одна из сотрудниц College for Creative Studies опробовала шедулеры. Первым был сервис Meetingbird, который справлялся с поставленной задачей, но не мог предложить дополнительные инструменты для автоматизации процесса назначения встреч.

С переходом на Calendly ситуация стала еще лучше, потому что специалисты College for Creative Studies перестали тратить время на поиски удобного расписания, начали встречаться с большим количество людей и опрашивать больше студентов.

Схожую тактику могли бы взять на вооружение специалисты, оказывающие частные услуги. Например, те же психотерапевты, взаимодействующие со своими пациентами не только в пределах клиники, но и из дома, используя Zoom, Skype или другие средства связи.

Сейчас процесс планирования встреч с доктором представляет собой переписку в WhatsApp или ВКонтакте. Пациент сообщает о том, что хочет попасть на прием, доктор отправляет ему список свободных дат. Клиент пропадает на несколько дней, а затем бронирует время приема, но дата оказывается уже занятой. Процедура затягивается, обе стороны теряют время впустую.

Если же доктор оставлял бы на своей личной странице ссылку на планировщик встреч или отправлял ее первым сообщением в условном WhatsApp, никому не пришлось бы тратить время и гадать, какое же время записи выбрать. Пациент сам нашел бы удобное время среди свободных дат, записался бы на прием и автоматически получил бы ссылку на встречу в Teams или его аналоге. А доктор мог бы не отвлекаться и полностью сосредоточиться на своей работе, не переживая о расписании и при этом принимая большее количество людей.

Естественно, никто не запрещает использовать Calendly и другие похожие инструменты в повседневной жизни. Например, можно договориться о встрече с друзьями и отправить им ссылку на свое расписание в планировщике встреч, где они укажут время встречи, место и другие важные подробности грядущего мероприятия. И все это за пару кликов без необходимости несколько дней обмениваться сообщениями или письмами.

Подобный инструмент может почти любому человеку заменить секретаря. Это эффективных механизм, не требующий никаких навыков и больших вложений. Шедулеры легко встраиваются в сайты и приложения, а ссылки на расписание можно просто отправлять почтой или СМС.

И таких бытовых сценариев применения может быть масса. Вы ограничены только собственной фантазией.

В РФ шедулеры непопулярны. Во-первых, как я уже отмечал выше, в некоторых CRM есть похожая функциональность, но она недоступна большинству пользователей. Во-вторых, существующие планировщики не адаптированы под работу в российских реалиях, и единицы из них поддерживают русский язык, да и то на весьма условном уровне (панель управления везде на английском).

Поэтому в России пока никто толком не смог внедрить планировщики встреч в свой бизнес, а стоило бы.

У нашей команды разработчиков как раз есть желание создать сервис, который стал бы аналогом Calendly в России, то есть удобным шедулером на русском языке, который адаптирован под реалии российского бизнеса.

И мы здесь с конкретным предложением. Уже сейчас вы можете пройти по ссылке и оставить заявку на сайте сервиса, чтобы войти в ряды первых пользователей нашего шедулера, причем еще и бесплатно.

Мы создали собственный планировщик встреч, который избавит вас от кучи проблем с планированием. Если вы хоть раз тратили время на урегулирование даты встречи или конференц-звонка, то должны знать, какая это боль.

Мы создали сервис, который упростит планирование и практически полностью его автоматизирует. Вам больше не придется совершать лишних действий – проект MakeMeet возьмет на себя все заботы, связанные с расписанием, а вы наконец полностью сможете сосредоточиться на работе. Причем независимо от того, менеджер вы в крупной корпорации, риэлтор или частный психотерапевт. MakeMeet для всех станет незаменимым инструментом.

Приглашаем на закрытое бета-тестирование нашего нового продукта! Первые 100 пользователей, оставивших заявку, смогут пользоваться сервисом бесплатно.