Как обеспечить своих сотрудников комфортными рабочими местами при удаленном графике?

В начале пандемии, когда требования по самоизоляции вынудили работодателей перевести большую часть сотрудников на удаленную работу, на рынке наблюдался всплеск оптимизма, подкрепленный, с одной стороны, повышением результативности, а с другой – возможностью оптимизировать расходы на содержание офисов. Но эффект оказался кратковременным.

У работы из дома очень быстро выявились побочные эффекты. Неприспособленные рабочие места, отвлекающие факторы (дети, животные, ремонт), задачи, которые можно решить только в офисе, поставленный на паузу карьерный рост и, наконец, отсутствие какой-либо социализации, свели весь энтузиазм руководителей компаний на нет.

У крупных компаний из банковской сферы, IT и e-commerce-секторов, серьезно относящихся к кадровому ресурсу, начал формироваться четкий запрос на обеспечение своих сотрудников комфортными удаленными рабочими местами, но реализовать задумку, минуя нарастающую в связи с этим бюрократическую нагрузку (ведение договорных отношений с каждой конкретной площадкой), не представлялось возможным.

Проведенный анализ показал, что на сегодняшний день на рынке не существует удобной площадки, которая аккумулировала бы все качественные рабочие пространства. Именно в этот момент компания #BusinessClub от Capital Group решила создать сервис Home Office – платформу, объединяющую привлеченные локации в единую систему и позволяющую компаниям обеспечивать своих сотрудников современными офисами вблизи их мест проживания в один клик и без лишнего документооборота.

Чтобы сделать маркетплейс максимально удобным, практичным в использовании и отвечающим актуальным запросам корпоративных клиентов, к участию в фокус-группе по разработке продукта были привлечены административные и HR-директора крупных компаний.

На основе полученных сведений, конъюнктуры рынка и нашей экспертизы, был разработан уникальный продукт. И сегодня Home Office – полноценный маркетплейс для поиска и бронирования рабочих мест, основными целями которого являются: сокращение постоянных расходов клиента на офис (CapEx и OpEx); обеспечение сотрудников качественными и безопасными рабочими местами в пешей доступности от дома; повышение производительности труда, а главное – систематизация и унификация рынка гибких рабочих пространств.

Все объекты, которые в итоге подключаются к системе, стандартизируются и подвергаются тщательному контролю качества со стороны команды Home Office на предмет доступности, безопасности, качества (ремонт, шумоизоляция, освещенность), оснащения рабочего места (мебель, оборудование, интернет), управления и пр.

В настоящий момент в базе Home Office уже собрано свыше 80 локаций по Москве, более 400 доступных для бронирования площадок - коворкинги, отели, библиотеки, комьюнити-центры и др. К 4-му кварталу мы планируем увеличить число площадок до 300, а также запустить экспансию в тех регионах, где генерируется спрос на услугу. В сотрудничестве с крупными корпоративными клиентами мы готовы адресно подбирать локации в тех районах, где назревает такая необходимость. К примеру, подбираемые площадки могут быть привязаны к местам, где проживает наибольшее количество сотрудников или к местам, где было бы удобно работать конкретной проектной команде. Для регионов в настоящий момент такая услуга крайне актуальна. Практически во всех городах наблюдается дефицит качественного офисного предложения. Между тем, потребность в организации у московских компаний региональных представительств растет. Чтобы создать даже небольшой офис на 3-4 человека, нужно выделять специалиста из Москвы, который взял бы на себя заботы по поиску и обустройству площадки. В рамках продукта специалисты Home Office способны все эти запросы удовлетворить.

Помимо предоставления доступа ко всем проверенным площадкам, нам было важно снять с клиентов организационные и бюрократические заботы. Независимо от того, когда, где и сколько сотрудников работают удаленно, компания заключает с Home Office единый договор на все площадки, получая прозрачную и стандартизированную отчетность по каждой из них.

Управление сервисом полностью автоматизировано. Web-интерфейс корпоративного клиента позволяет контролировать расходы сотрудников, устанавливать фиксированные лимиты, пополнять баланс на удобную сумму, выставлять себе счета и оплачивать их онлайн, отслеживать проведенное в офисных пространствах время, запрашивать аналитику, с помощью которой можно влиять на эффективность команды и управлять затратами на аренду. Сотрудникам же доступно мобильное приложение, через которое можно подбирать и бронировать понравившуюся площадку, а также осуществлять оплату в один клик с корпоративного счета или привязанной банковской карты.

Проект Home Office стартовал с единым тарифом – 300 рублей в час за любую подключенную к системе локацию. Линейка постоянно расширяется и уже сегодня клиентам доступны дневные, недельные, месячные и индивидуальные тарифы.

Услуга выгодна всем сторонам процесса. Из-за перевода основной массы сотрудников на «удаленку» или гибридный режим работы в офисах стали образовываться пустующие площади. При этом, не имея возможности досрочно выйти из договора, арендаторам приходится в полном объеме за эти площади платить. В рамках продукта мы помогаем монетизировать эти офисные пространства, сдавая неиспользуемые рабочие места клиентам Home Office. Кроме того, на рынке есть масса объектов иного назначения, инфраструктура которых позволяет организовать полноценное рабочее место. К примеру, чтобы соответствовать звездности, в гостиничных проектах всегда предусматривается офисная составляющая (переговорные комнаты, конференц-залы и пр.). Но при этом большую часть времени инфраструктура простаивает и никак не монетизируется. Переформатирование площадей под сервисные офисы и переговорные комнаты для сдачи в субаренду эту проблему решает. Как бонус – собственник получает проактивную аудиторию, с которой можно вести кросс-продажи (фитнес, кофе, бронирование номеров и пр.).

Согласно мировым исследованиям консультантов после пандемии гибридного формата работы будут придерживаться до 60% сотрудников. Тем не менее классический офис никуда не исчезнет, но поменяет свою функцию на более представительскую. Штаб-квартира компании станет местом для коллаборации, передачи опыта и корпоративной культуры. Линейные же задачи будут решаться вне стен офиса, там, где было бы удобно и комфортно сотрудникам.

Мы верим в тенденцию к децентрализации рабочих мест и в России, а также прогнозируем увеличение спроса корпоративных клиентов на услугу по поиску и бронированию удаленных мест применения труда. А появление профессиональных платформ от ведущих компаний послужат драйвером развития рынка и повысят качество предложения.