Как не тратить время на подготовку договоров и типовых документов
Для упрощения процесса подготовки шаблонных документов мы создали простейший инструмент на базе Google-таблиц. Вы вводите параметры договора, скрипт подставляет данные в шаблон и выдает готовый документ в формате Google Docs — одна минута вместо 10.
У нас в helpexcel.pro принято периодически выпускать готовый продукт и публиковать его в общий доступ. В этот раз расскажем про инструмент, который создали изначально для себя, но решили, что другим будет не менее полезно.
Инструмент полностью готов к использованию. Вы можете настроить таблицу под себя и пользоваться или использовать ее как идею для своих целей.
Основная идея
Мы сделали Гугл таблицу со встроенным скриптом, который генерирует документы по заданному пользователем шаблону. Для первичной настройки нужно проставить теги в переменных частях шаблона документа. Такие же теги ввести в полях таблицы, указать ссылку на шаблон, и таблица готова к использованию.
Делимся ссылкой на таблицу сразу, но рекомендуем сначала ознакомиться с описанием, чтобы разобраться с принципом ее работы.
Создайте копию таблицы: в меню “Файл” -> “Создать копию”.
Как работает таблица
Вводите параметры договора в одну строку, нажимаете кнопку “Заполнить”. Скрипт копирует шаблон документа, подставляет в него введенные данные и выдает ссылку на готовый документ в формате Google Docs.
Для упрощения ввода на листе “Поиск информации о компании” можно ввести ИНН организации и получить остальную информацию по ней для дальнейшего использования. Данные берутся с сайта налоговой.
Как настроить таблицу
- Откройте таблицу по ссылке ниже и создайте копию:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1wprgbVF8LsqKaXoxKIYBjX1dhrxf65nuabMZrB-xA24/edit#gid=0
Появится окно:
1. Измените название папки на название типа документа. Например, "Договор подряда".
2. Нажмите на "Автозаполнятор документов" под словом "Папка" и создайте новую папку у себя на Гугл Диске. Название может быть такое же: "Договор подряда".
3. Нажмите "ОК".
После вышеперечисленных действий должна появиться папка с файлом. Скопируйте эту ссылку:
Вставьте ссылку на первый лист в ячейку "Ссылка на папку":
- Кроме ссылки на папку, вам нужно будет вставить ссылку на шаблон документа.
На небольшом фрагменте из примера мы покажем, как правильно заполнить шаблон.
На первом листе таблицы есть строка с обозначениями. Сверху над ними вы можете написать их расшифровку.
Точно такие же обозначения следует вставить в шаблон документа:
Скопируйте ссылку на шаблон и вставьте на первый лист в ячейку "Ссылка на шаблон документа" над ссылкой на папку.
Теперь вы можете ввести значения, на которые нужно заменить обозначения. Затем, нужно нажать на кнопку "Заполнить".
В первом столбце появится ссылка. Нажмите на нее, и вы перейдете в созданный документ.
После этого вы можете внести следующие значения в следующую строку и снова нажать на кнопку.
Таким образом, у вас будет реестр всех заполненных документов.
Все настроено. Спасибо, что полностью ознакомились с нашим руководством!
Если остались вопросы по таблице, можете задать их в нашем телеграм-чате: