RentRabbit — сервис для автоматизации арендного бизнеса

Как мы создали мощный инструмент управления арендой в России. От идеи до действующего стартапа за 1,5 года.

Кризис 2008 года, повлекший за собой нехватку заказов, сказался не самым лучшим образом на нашей IT-компании. Уменьшение количества клиентов закономерно привело к потере прибыли. Стало очевидно – нужно срочно что-нибудь придумать, чтобы улучшить ситуацию. Мы нуждались в идее, в искре, которая даст толчок к развитию и станет основой удачного стартапа.

К нам пришел клиент с интересным заказом – он нуждался в автоматизации своего бизнеса, связанного с арендой светового и кинооборудования. Львиная доля времени заказчика уходила на актуализацию склада, которая велась с помощью примитивных инструментов типа Excel.

Много внимания также требовалось на проверку работы исполнителей и подготовку сложных смет, иногда требовавших несколько дней кропотливой и точно выверенной работы. Заказчик терпел убытки из-за клиентов, которые не получали вовремя необходимое оборудование — поэтому он обратился к нам.

Он хотел приобрести продукт, с помощью которого можно минимизировать риски и свести к минимуму ошибки, связанные с человеческим фактором: неправильное заполнение смет, неактуальная информация о наличии/отсутствии или качестве оборудования на складе и так далее. И тогда мы поняли – вот потенциальное направление для развития!

Заказ был выполнен – мы создали индивидуальную программу учета арендного бизнеса под конкретного клиента. Заказчик был очень доволен. Впоследствии, когда мы связались с ним с целью получить более расширенный фидбек от работы программы, владелец арендного бизнеса признался, что новая система окупилась в десятки раз.

Только за первый год эксплуатации удалось снизить расходы, связанные с обработкой заказов на 75%, а также высвободить от рутинной возни с документами до 80% времени специалистов на складе.

Отзыв оказался полезным, после него мы всерьез задумались о том, что наш опыт в этой отрасли было бы интересно масштабировать. Ведь если получилось в одном случае, может неплохо выйти и далее, для других компаний.

Арендный бизнес, как удалось выяснить после проведенного сетевого мониторинга, достаточно распространен и крайне разнообразен. Он охватывает самые разные стороны жизни и отрасли, в состоянии работать как с физическими лицами, так и с крупными организациями.

Однако, при всем их разнообразии, проблемы, с которыми сталкиваются организации, работающие в сфере арендного бизнеса, имеют много общего — аренда является очень динамичным процессом, отчего становится особо важен порядок и понимание того, что в конкретный момент времени происходит с номенклатурой.

Прежде чем приступать к решению, требовалось изучить, что же к настоящему моменту используется для работы с арендой. Тратить время и деньги на повторное изобретение колеса не хотелось.

Тут мы и столкнулись с любопытным фактом — при всей востребованности инструмента для автоматизации рынок еще не насыщен предложениями с достаточным количеством необходимой функциональности.

Продукты же на иностранных рынках, такие как Rent Manager как правило узкоспециализированы и сфокусированы на отдельных отраслях.

В силу того, что кладовщики и сметчики в основной своей массе относятся к категории низкоквалифицированного персонала, работа с иностранными системами представляет для них сложность, а русскоязычная техподдержка у этих продуктов, как правило, отсутствует.

Кроме того, они не обладают достаточной гибкостью, необходимой для подстройки под специфические особенности каждого конкретного арендного бизнеса и не слишком адаптированы к законодательству Российской Федерации.

Придя к выводу, что у нас с этой задумкой есть шансы на успех, мы приступили к разработке своего продукта – RentRabbit.

Начали с определения того, какой минимальный рабочий функционал необходим, чтобы можно было ознакомить с продуктом какую-либо реальную компанию.

Это необходимо в первую очередь для того, чтобы узнать о действительных потребностях рынка и их приоритетности. Работать с сырой системой, по сути, полуфабрикатом — бизнесу не интересно. Требовалось подобрать какой-то функционал, который будет интересен заказчикам потенциальным, даже в будущем.

И тут пригодился первый опыт, с той самой индивидуальной программой, породившей идею стартапа. Благодаря анализу использования ее функций и пожеланиям пользователей, работавших с этим продуктом, мы смогли узнать какая минимальная функциональность действительно необходима.

За счет этого мы стали гораздо лучше понимать, что движет арендным бизнесом.

Во главу угла ставится оперативность, Time to market – время реакции на обращение клиента, возможность сформировать предложение и предложить его заказчику. Если промедлишь или запутаешься в собственной номенклатуре, можешь потерять клиентов, потому как рынок довольно конкурентный. Жизненно необходимо быстро, четко и безошибочно обрабатывать заказ, иметь возможность узнать о наличии и состоянии необходимой номенклатуры на складке, сформировать предложение персонально для клиента. Любая ошибка на вес золота — исправления на стадии выдачи отрицательно отражаются на твоей репутации.

Так возникает насущная потребность видеть оборудование на складе не только в реальном времени, но и в перспективе, с учетом сроков возврата. За счет этого появляется возможность сообщить заказчику, когда необходимая номенклатура вернется на склад в потребном количестве, возможность забронировать оборудование на определенную дату.

Функция учета операций и наличие истории клиентов позволяет расширить возможности бизнеса, позволив ему выстраивать с клиентом индивидуальную ценовую политику или предоставлять ему особые условия аренды: например — возможность арендовать оборудование на выходные.

Индивидуальный подход к клиенту также хорошо отражается на репутации компании.

Кроме того, оборудование обязано находиться в отменном состоянии, чего зачастую невозможно добиться, если не контролируешь время его поступления на склад, не знаешь сколько оно пробыло в аренде, какова его выработка в часах или километрах.

Контроль соблюдения регламентов техобслуживания позволяет планировать своевременный ремонт, который не приходится производить аврально и с нарушением техники безопасности. В результате количество поломок сокращается, номенклатура дольше остается в пригодном для аренды состоянии. Плановый вывод на ремонт из оборота не препятствует выполнению обязательств перед заказчиками.

И вот через полтора года RentRabbit был готов для первых демонстраций. Благодаря показам мы получили хорошую обратную связь и, приняв во внимание отзывы и пожелания потенциальных заказчиков, продолжили совершенствовать нашу систему.

Положительные результаты не заставили себя ждать.

Так, например, по итогам работы с продуктом первой дюжины компаний выяснилось, что анализ же наиболее востребованной номенклатуры позволил проводить своевременное доукомплектование склада, что привело к повышению дохода от аренды оборудования в полтора раза.

Эффект от RentRabbit был бы совсем ошеломительным, если бы не вмешательство человеческого фактора. К сожалению, в настоящее время многие компании, работающие в сфере аренды до сих пор предпочитают консервативный стиль ведения бизнеса.

В то время как молодые менеджеры активно хватаются за возможность оптимизировать издержки и свести к минимуму периодически возникающие риски, «старое» поколение продолжает работать в офисных приложениях типа Excel.