Встречи 1х1 с дизайнерами: когда использовать и как организовать

Уже в этот четверг, 10 февраля, состоится онлайн-конференция «UX-стратегия», куратором которой выступает Юрий Ветров. В рамках подготовки к событию мы расшифровали часть выступления Сергея Кондаурова, которое состоялось на прошлом UX-Марафоне под кураторством Юрия.

Сергей Кондауров, арт-директор в Яндексе, за один год провёл более 500 встреч «один на один» со своими дизайнерами. Результатом стало понимание, как и для чего использовать этот формат в компании, какие существуют ограничения, как часто стоит проводить подобные встречи и сколько времени выделять на каждую из них. Посмотреть доклад «500 встреч с дизайнерами «один на один» в год» полностью можно в свободном доступе на нашем YouTube-канале.

Встречи «один на один» при правильной организации помогают руководителям контролировать качество работы и эмоциональный настрой команды, выстраивать отношения с сотрудниками и накапливать опыт решения продуктовых и управленческих задач. Для дизайнеров это возможность быстрее и продуктивнее работать над проектом и прокачивать свои профессиональные навыки.

Формат встреч «один на один» предполагает ряд условий:

1. Двое

Банально звучит, но не все это понимают – на встречах 1х1 должны присутствовать двое! Если участников больше двух, работают уже другие правила, и у вас не получится такой откровенной беседы, как при общении с глазу на глаз.

2. Двое регулярно

Встречи обязательно должны проходить регулярно: раз в неделю, две недели или месяц. Главное, чтобы дизайнер знал, что через определённый промежуток времени у вас запланирована встреча, и мог рассчитывать на это. Когда встречи нерегулярны, эмоционального контакта с дизайнером, скорее всего, не получится.

3. Двое регулярно выделяют время

Довольно часто встречающееся представление, что самые удачные встречи 1х1 – это те, которые проводятся спонтанно, не имеет ничего общего с действительностью. Время встречи обязательно нужно выделять в календаре, иначе она будет постоянно переноситься, откладываться. В итоге вы встретитесь, когда у дизайнера уже «наболит», а не тогда, когда у вас есть возможность внимательно и без спешки пообщаться.

4. Двое регулярно выделяют время на обсуждение

Ещё один важный момент: встреча 1х1 – это всегда обсуждение. Не монолог дизайнера, не его отчёт перед вами. Вы можете делиться советами, оказывать помощь, задавать вопросы и так далее. Всё это лучше выстраивать в форме диалога, а не опроса по чек-листу.

5. Двое регулярно выделяют время на обсуждение успехов, неудач

Обсуждать нужно и успехи, и неудачи. Довольно часто арт-директора ударяются в одну из крайностей: одни предпочитают хвалить, и у них тяжело с негативным фидбеком; другие любят ругать и уверены, что если дизайнера похвалить – он расслабится и превратится в лентяя. В обоих случаях вы рискуете потерять откровенное общение с дизайнером, его доверие. Поэтому нужно соблюдать баланс. Если есть успехи – важно хвалить, если неудачи – максимально объективным языком донести, что вы знаете о существовании проблемы, и обсудить пути решения.

6. Двое регулярно выделяют время на обсуждение успехов, неудач и вопросов

Важно слушать интонацию и задавать уточняющие вопросы, чтобы понимать, что кроется за словами дизайнера, и не упустить проблемы, требующие внимания.

Как показала практика, 30 минут – это стандартный формат для встреч 1х1 раз в неделю. Даже если вы видитесь с дизайнером регулярно и примерно представляете себе, какие задачи он решает – за меньшее время вы всё равно не успеете нормально обсудить все необходимые вопросы. Со временем вы можете проводить встречи реже, но продолжительность всё равно должна быть не менее получаса.

Расширенная еженедельная встреча может длиться до часа. Она бывает необходима, если дизайнер приступает к новой сложной задаче либо, к примеру, забуксовал на редизайне, и вам нужно его расшевелить, помочь выйти за привычные рамки. За полчаса вы просто не успеете это сделать; 60 минут – нормальное время для обсуждения сложных задач.

В порядке исключения время от времени можно проводить сокращённую встречу (15 минут) – если вы уже знаете, чем дизайнер занимался в течение недели либо если в задачах пауза. Но злоупотреблять этим форматом не стоит.

Расширенная ситуативная встреча длительностью до 90 минут проводится обычно, когда что-то произошло, например, разгорелся конфликт внутри команды или компании. Если в ходе встречи с дизайнером «один на один» вы регулярно выходите за пределы часа – это тревожный звонок, указывающий, что что-то пошло не так.

Когда вы только вводите у себя практику встреч 1х1, нормальная частота – раз в неделю. Позднее, когда у вас уже выстроились взаимоотношения с каждым дизайнером, можно переходить на один раз в две недели, затем – в три. Четыре недели – максимальный промежуток. Проводить встречи «один на один» раз в 3-4 недели можно только в том случае, когда с дизайнером нормальное взаимопонимание и вы полностью ему доверяете, а также регулярно видитесь и обсуждаете работу помимо встреч «один на один». Первые 3-5 недель встречи с новыми дизайнерами необходимо проводить каждую неделю.

Иногда требуются ежедневные встречи – например, если дизайнер сильно забуксовал на какой-то серьёзной задаче, которая важна и для компании в целом, и для его команды. В этом случае можно встречаться каждый день по 15 минут, чтобы раскачать дизайнера и зарядить его эмоциями. Но затем нужно переводить встречи в нормальный режим, чтобы не отбить у дизайнера желание думать своей головой.

Точно так же нужно быть осторожными, увеличивая интервал до 3-4 недель. Если контакт с дизайнером не налажен, вы рискуете скатиться к формальным отчётным встречам.

Частота проведения и характер встреч «один на один» могут заметно различаться в зависимости от ситуации. Рассмотрим в общих чертах, как используется этот метод в различных случаях.

Итак, первый вариант – когда работа над проектом идёт легко и по плану. В этом случае у дизайнера максимальный уровень ответственности, он не нуждается в контроле, поэтому проводить встречи «один на один» можно реже. Они нужны только для того, чтобы отметить успех дизайнера, поддержать его эмоциональный настрой.

Прямо противоположная ситуация – откровенно провальные задачи, когда все обстоятельства против вас. С подобным хоть раз сталкивался в своей практике, наверно, каждый. Остаётся только смириться, довести проект до конца и забыть его, как страшный сон. В этой ситуации очень важно не пропускать еженедельные встречи «один на один». Основная их задача здесь – поддержка дизайнера и контроль его эмоционального состояния. Обсуждение работы лучше сократить до необходимого минимума.

И, наконец, третья ситуация (и это именно тот случай, когда встречи 1х1 наиболее эффективны) – это работа над пограничными проектами, которые могут «свалиться» как в удачные, так и в провальные. Именно такие сложные проекты способствуют наиболее быстрому профессиональному росту не только дизайнера, но и лида.

***

Дальше Сергей Кондауров рассказывает, как ввести у себя в команде практику встреч 1х1: с чего начать, как объяснить дизайнерам, почему это нужно и полезно, как вести себя на встрече, на чём фокусировать внимание, какие проблемы могут возникнуть в процессе и как их решить. Смотрите полную запись выступления в свободном доступе на YouTube.

А 10 февраля, в четверг, ждём вас на нашей новой онлайн-конференции, посвящённой UX-стратегии. В числе спикеров – дизайн–директора из Aviasales, Acronis, Wrike, МТС, Ситимобил, X5Group. Вы ещё успеваете присоединиться и получить из первых рук информацию, методики и профессиональные лайфхаки, которых нет в книгах и статьях.