Российские аналоги Notion: сравнительный анализ и UX сервисов. Часть 1 — База знаний

Привет! Я Мария Климова, UX-дизайнер Everest. Недавно мы запустили Исследовательский центр на базе студии. Его задача — проведение исследований с упором на UX-составляющую интерфейсов. За всё время мы наработали мощную экспертную базу, на основе которой будем анализировать разные цифровые продукты и делиться результатами с вами.

Сегодня мы рассмотрим российские аналоги Notion, которые помогают вести корпоративную базу знаний компании. Исследование будет полезно всем, кто стоит перед выбором — какими сервисами можно заменить привычные системы.

Notion — зарубежное приложение, обеспечивающее единое рабочее пространство для ведения заметок, управления знаниями и данными, проектами и задачами.

Российские аналоги:

Большой популярностью подобные сервисы пользуются у специалистов IT-индустрии. Однако они могут быть полезны и тем, кто ищет инструмент для совместной работы или учебы.

На момент написания исследования (апрель 2022) только сервис EvaTeam представлен в реестре отечественного ПО. С 2016 года в России постепенно замещается иностранное ПО. Пока запрет на использование касается только государственных и муниципальных органов власти, а также органов управления государственными внебюджетными фондами, казённых и бюджетных учреждений.

Тарифную сетку можно разделить на два формата: бесплатный и платный доступ к сервисам.

Полностью бесплатный для пользователей только Yandex Wiki. Остальные сервисы представляют как платный, так и бесплатный доступ к аккаунтам: Notion, EvaTeam, WEEEK, Moo.team.

Ниже мы рассмотрим тарифные сетки и стоимость подписок. Информация актуальна на 29 марта 2022 года, конвертация по официальному курсу ЦБ РФ на 29 марта 2022 года.

Сравнительная таблица

Обобщенная таблица по тарифным сеткам Notion, Yandex Wiki, Moo.team, WEEEK, EvaTeam.

Notion

У Notion есть четыре тарифных предложения: Personal, Personal Pro, Team, Enterprise.

Personal и Personal Pro рассчитаны на индивидуальную работу, а Team и Enterprise — на командную. Самый топовый тариф — Enterprise. Цена — по запросу.

У сервиса есть блок сравнения тарифных планов:

Персональные тарифы (Personal, Personal Pro) отличаются от командных отсутствием пространства для совместной работы, а также ограниченным доступом к администрированию.

Командные тарифы (Team, Enterprise) предлагают широкие возможности: неограниченное количество участников, создание пространства для совместной работы, дополнительные возможности по администрированию аккаунта. Из особенностей — ранний доступ к новым обновлениям Notion. Доступен только на тарифе Enterprise.

Yandex Wiki

Yandex Wiki — бесплатный сервис. Доступ к нему осуществляется через аккаунт на Яндексе.

Moo.team

Moo.team предлагает пять тарифных планов. Индивидуального тарифа нет, все рассчитаны на командную работу. Все тарифы — гибкие. Их можно настроить под себя: изменить количество сотрудников или проектов.

Как и у других компаний, у Moo.team есть таблица сравнения тарифов. Принципиальных различий между ними нет. От тарифа к тарифу меняются только основные показатели: количество сотрудников и проектов, объем облачного хранилища и длительность тестового периода.

WEEEK

У сервиса WEEEK есть два вида тарифов: командные и персональные. На всех тарифах стоимость указана за одного пользователя.

Для команд есть три варианта: Team, Team Professional, Team Business. Конкурентное преимущество сервиса — бесплатный командный план Team.

Для персонального использования есть два тарифа на выбор: «Персональный» и Personal Premium. Бесплатный тариф — «Персональный». В нем представлены только самые базовые функции сервиса. Интереснее выглядит тариф Personal Premium. За небольшую плату пользователь получает возможность создавать неограниченное количество проектов, досок и шаблонов.

Также у сервиса есть пробный период 14 дней.

Сравнительная таблица тарифов включает только командные планы.

В сравнении показаны различия двух инструментов сервиса: Воркспейса и Таск-менеджера. В тарифе Team (хотя в таблице он назван «Командный») нет возможности создать приватный проект и приватную доску, а также есть ограничения по основному функционалу сервиса. Самый широкий функционал есть на тарифе Team Business: можно управлять доступами, создавать команды, логировать действия участников.

EvaTeam

У сервиса EvaTeam есть четыре тарифных плана, один из которых предназначен для личной работы («Бесплатный»), а три — для командной («Эконом», «Бизнес» и «Премиум»).

Индивидуальный план бесплатен для пользователей, для всех остальных предусмотрена плата от 499 ₽ до 1499 ₽ в месяц (зависит от размера команды).

У EvaTeam тоже есть сравнительная таблица по тарифам.

Таблица включает разделы «Все для личных задач», «Все для командной работы», «Работа с проектами», «Контроль сотрудников», «Эффективная работа с кадрами», «Расширенные отчеты и аналитика», «Многоуровневые права доступа».

Тариф «Премиум» дает самые широкие возможности для работы. Доступ к некоторым разделам сервиса есть только на этом тарифе.

Таблица функциональности

В сравнительной таблице мы ориентировались на Notion. Смотрели, какой базовый функционал и интересные фичи предлагает этот сервис. Затем брали российские аналоги и проверяли, есть ли там подобные функции. Если нет, то чем заменяют и заменяют ли вообще.

Сервисов много, но для выбора одного, с которым компания будет работать, стоимость и количество функций не всегда являются определяющими критериями. Не менее важный фактор — юзабилити и удобство использования. В рабочих инструментах сотрудники проводят по несколько часов в день, а порой и все восемь. Сервис должен обеспечить хороший уровень юзабилити, чтобы пользователям было удобно и комфортно работать. Отчасти от этого зависит производительность сотрудников, которая, в свою очередь, влияет на финансы компании.

Мы сравнили UX разных сервисов на примере одного общего раздела. В таблице ниже наглядное представление возможностей раздела «База знаний» в разных сервисах. Взяли самые основные функции, с которыми сотрудники работают часто и много.

Юзабилити баз знаний будем рассматривать на примере основного сценария — добавления документа в базу знаний. В таких сценариях раскрываются все удобства и подчёркиваются ошибки/недоработки сервиса.

Процесс создания нового документа

Не самый интуитивно понятный способ создать базу знаний, так как требует от пользователя минимальных знаний сервиса. К тому же название Templates не сообщает пользователю, что в этом разделе он может выбрать шаблон готовой базы знаний.

Особенности и возможности системы

У Notion очень удобный текстовый редактор. Весь контент здесь хранится на страницах, которые состоят из разных контентных блоков — главной сущности сервиса. Ими могут быть тексты, списки, код, изображения, ссылки и прочее.

В любой момент блоки легко трансформировать, за секунду превратив маркированный список в контрольный, а текст — в отдельную страницу, блок кода или цитату.

При нажатии на «/» раскрывается меню команд, которое служит для добавления базовых блоков вроде подзаголовков, списков и разделителей, а также напоминаний, таблиц, досок и календарей.

Кроме того, здесь доступно встраивание медиа и файлов из различных сервисов, включая Google Drive, GitHub Gist, Framer, Figma и многих других.

В примерах ниже хорошо реализованы сразу две эвристики Нильсена (статья «10 эвристик юзабилити, которые должен знать каждый дизайнер»): предотвращение ошибок и видимость состояния системы.

1. Предотвращение ошибок — подсказка при наведении.

2. Видимость состояния системы — выделение по наведению курсора мыши.

Следует отметить, что подсказки помогают новичкам быстрее переходить в разряд опытных пользователей. В процессе пользования системой они запоминают элементы интерфейса и, как следствие, быстрее обучаются.

Все действия для работы с документом собраны в одном месте. Они разделены по смысловым блокам, у некоторых показаны горячие клавиши, которыми можно вызвать то или иное действие.

Организация и хранение

Для навигации по записям используется боковая панель с древовидной структурой, удобно отображающая весь контент, а также быстрый поиск с подсказками.

Также в Notion можно перенести документ из одного раздела в другой. Для этого можно использовать меню либо горячие клавиши.

Вывод

Notion хорош тем, что достаточно один раз познакомиться с Templates, чтобы понять, как они работают. Всему можно обучиться в процессе — сервис дает для этого все возможности. Помимо этого, у Notion есть приложение для компьютера и телефона. Если нет желания устанавливать что-то, можно использовать веб-версию.
Отдельно хочется отметить понятный и минималистичный интерфейс, возможность персонализировать контент: обложки, эмодзи.

Процесс создания нового документа

Создать страницу в Yandex Wiki можно из боковой панели сервиса. Для этого надо выбрать соответствующий пункт меню — «Создать страницу».

Сервис предлагает два варианта создания: страница или таблица. В модальном окне нужно сразу указать название и адрес страницы, без этой информации создание невозможно. Это может быть неудобно пользователям, которые еще не выбрали название и хотели бы вернуться к этому позже.
Заголовок «Создание страницы» может вводить пользователя в замешательство, так как в модальном окне есть вариант создания таблицы:

Особенности и возможности системы

Текстовый редактор похож на Microsoft Word. Пользователю доступны разные заголовки, стили текста, маркированные списки, цитаты, ссылки и таблицы. Также пользователь может вставить части программного кода, изображения, файлы и таблицы:

Момент с точки зрения юзабилити — это расположение парных кнопок «Отменить» и «Сохранить». Пользователь интуитивно ищет кнопку отмены рядом с кнопкой сохранения, но она находится в другом углу экрана.

Организация и хранение

В базе знаний Yandex Wiki удобная навигация: иерархия базы представлена в виде древовидной структуры. Такую структуру используют Notion, Moo.team, EvaTeam, WEEEK.
По нажатию на страницу в правой части экрана открывается предпросмотр страницы. По нажатию на иконку плюса можно создать подстраницу в рамках какого-то раздела.

В Wiki у пользователей есть расширенные настройки доступа для сотрудников. В разделе «Авторы» можно добавить в соавторов сотрудников.
В разделе «Права доступа» можно настроить доступ к контенту базы знаний пользователей. Права доступа можно предоставить всем сотрудникам, только авторам страницы, некоторым сотрудникам или сделать доступ как у родительской страницы.
Большие возможности по управлению доступами помогают максимально персонализировать вашу базу данных.

У Yandex Wiki большая инфраструктурная сеть приложений: от машинного обучения до бизнес-инструментов. Для навигации между сервисами в интерфейсе использован значок экосистемы, который сейчас активно используют крупные компании. Например, Сбербанк и МТС.

Вывод

Яндекс сделали достаточно хороший сервис для совместной работы. Подсказки, шорткаты, понятная навигация. С боковой навигации удобно перемещаться по базе, видны последние изменения, можно фильтровать статьи в базе с помощью тегов. Простой и минималистичный интерфейс с выбором темы: светлая, темная или системная.
Однако у сервиса работает старый редактор текстовых документов. У него мало возможностей в сравнении с тем же Notion, где можно в документ вставить и фото, и видео, и цитату. У Yandex Wiki такого нет. Но компания сейчас занимается редизайном сервиса — ждем, когда появится обновленный редактор.

Процесс создания нового документа

В Moo.team целевое действие — добавить статью. Кнопка располагается на верхней панели управления. Она удобно расположена, а яркий цвет привлекает внимание:

После нажатия открывается модальное окно добавления статьи в базу знаний. В модальном окне используются два вида форм ввода, что нарушает консистентность дизайна (статья «Топ-10 самых популярных ошибок web-дизайнеров»). В интерфейсе следует придерживаться визуальной целостности.

Особенности и возможности системы

Текстовый редактор в Moo.team похож на редакторы других сервисов: Yandex Wiki, Microsoft. Пользователю доступен весь основной функционал редактора: заголовки, списки, ссылки, цитаты, разные стили текста. Помимо этого, пользователь может добавить в статью фото или файл с помощью drop& down.

Организация и хранение

Поле ввода и иконка сортировки (на скрине к ней ведет стрелка) расположены так близко, что могут восприниматься пользователями как единое целое (нарушен принцип близости из гештальт-психологии). К тому же иконку трудно заметить, так как она почти не видна (белое на белом).

Также у сервиса есть раздел «Категории», где пользователь может добавить категорию или удалить уже существующую. К каждой категории можно добавить описание.
Категории и теги помогают фильтровать контент в базе знаний.

Написанная статья визуально выглядит так же, как системное сообщение «Статей пока нет». Элементы с похожими визуальными характеристиками пользователи представляют как связанные элементы (статья «Гештальт-принципы в дизайне пользовательского интерфейса»). Скорее всего, пользователь просто не заметит статью, когда будет скроллить страницу.

Вывод

В отличие от Notion и Yandex Wiki у Moo.team очень ограниченный функционал. Пользователь может только создавать статьи, добавлять их в разделы и ставить категории/теги. Но, в отличие от конкурентов, в Moo.team можно указать автором статьи не только себя.
Интерфейс выполнен в спокойных тонах: белый, светло-зеленый. Проведенные исследования доказывают, что интерфейс с простым дизайном оценивается пользователями как более функциональный (The role of visual complexity and prototypicality regarding first impression of websites: Working towards understanding aesthetic judgments).

Процесс создания нового документа

На главной странице сервиса в боковой панели навигации целевое действие — «Создать папку». На главном экране ключевое действие — «Создать папку». Это задваивание информации может путать пользователя, тем самым увеличивая когнитивную нагрузку (статья «Design principles for reducing cognitive load»):

Также пользователя может запутать сам процесс создания документа. Название «Все папки» дает понять, что после нажатия создастся новая папка, но создается новый документ. Непредсказуемость может привести к тому, что пользователям будет сложно пользоваться системой из-за новых смыслов, которые появляются в интерфейсе:

Особенности и возможности системы

Визуально текстовый редактор похож на Notion. WEEEK тоже используют готовый шаблон для создания текста, а также разметку Markdown.

Редактор предоставляет пользователю базовые функции по работе с документом: заголовки, маркированные списки, код, таблица, ссылка, чек-лист. Вызвать панель управления можно горячей клавишей. Здесь важно отметить, что в WEEEK есть множество шорткатов для быстрой навигации и работе с сервисом.

Организация и хранение

В WEEEK иерархия контента тоже представляет собой древовидную структуру. Пользователь может создать несколько уровней вложенности.

Пользователь находится в базе знаний, но система предлагает поискать нужное в задачах. Вполне вероятно, что раздел в стадии разработки, но нам об этом не сообщают. Обратная связь в таких случаях крайне важна. Из таких мелочей складывается общее впечатление о сервисе, которым ежедневно пользуется ваш клиент.

В экосистеме сервиса есть еще «Задачи», CRM и «Пользователи» (для HR). Переключение происходит удобно: пользователь может переключиться через панель управления либо с помощью горячих клавиш.

Вывод

WEEEK, как и Notion, используют шаблоны документов и язык разметки Markdown для текстового редактора. Если вы пользовались Notion, вам будет интуитивно понятно. Текстовый редактор по объему функций меньше Notion, но базовые функции присутствуют.
Есть некоторые проблемы в юзабилити. Бренд использует разный TOV (tone of voice): есть обращения на «вы», а есть — на «ты». Не все фичи работают как надо: контент не скроллится, боковое меню не выезжает, если открыт режим поиска.
Из интересных особенностей: у сервиса есть собственные медитации и тайм-трекер по методу Pomodoro.
Резюмируя: WEEEK точно достоин вашего внимания. Помимо базы знаний, у WEEEK есть множество других инструментов для работы: «Задачи», CRM, «Пользователи» (раздел для HR).

Процесс создания нового документа

В интерфейсе EvaTeam сложно разобраться и найти то, что пользователю нужно, — создать новый документ.

Иконка создания находится рядом со строкой поиска. Пользователи могут трактовать эти элементы как представляющие одну группу (принцип близости).

Особенности и возможности системы

По нажатию на иконку открывается редактирование документа. Также при наведении на заголовок документа и текст появляется иконка редактирования.

Текстовый редактор визуально и функционально похож на Microsoft Word. Пользователь может менять стили текста, создавать списки, таблицы и чек-листы, добавлять мультимедиа.

Организация и хранение

Для навигации по документам базы знаний используется боковая панель с древовидной структурой. Это привычный паттерн, который используют и другие компании.

Управление настройками документа происходит в модальном окне. Элементы интерфейса «Переместить документ» и «Архивировать» визуально не считываются как кнопки из-за того, что визуально похожи на название строки. Пользователь не сможет распознать и идентифицировать эти элементы как кнопки еще и потому, что в интерфейсе нет консистентности — в разных модальных окнах кнопки выглядят по-разному.

Вывод

EvaTeam — хороший инструмент для ведения корпоративной базы знаний. У него удобный текстовый редактор (похож на Microsoft Word). Пользоваться таким инструментом нетрудно: его интерфейс понятен большинству пользователей.
Тем не менее есть ряд проблем. Изредка появляются системные сообщения с кодом, нет консистентности в дизайне кнопок. Отдельно хочется отметить интерфейс: он визуально устарел. Нет воздуха, контент расположен очень близко друг к другу, нет визуальной целостности. Исследование Google (The role of visual complexity and prototypicality regarding first impression of websites: Working towards understanding aesthetic judgments) доказывает, что «визуально сложные» сайты оцениваются как менее красивые, чем их простые аналоги.
В остальном этот сервис — достаточно хороший рабочий инструмент, который помогает решать задачи пользователей — создавать и хранить базу знаний компаний.

В исследовании мы рассмотрели Notion и его российские аналоги: Yandex Wiki, Moo.team, WEEEK, Eva.Team. Если вы выбираете для себя инструмент для ведения базы, присмотритесь к сервису WEEEK. Он ближе всех по функционалу к Notion. Самый широкий функционал среди российских аналогов — Moo.team и WEEEK.

Ключевые выводы по каждой программе-аналогу

Яндекс сделали достаточно хороший сервис для ведения базы знаний. Подсказки, шорткаты, понятная навигация. С боковой навигации удобно перемещаться по базе, видны последние изменения, можно фильтровать статьи в базе с помощью тегов.
Простой и минималистичный интерфейс с выбором темы: светлая, темная или системная.
Сервису следует обратить внимание на UX кнопок и иконок.

Moo.team подходит для того, чтобы вести небольшую базу знаний компании без сложной иерархии контента.
Сервису нужно проработать консистентность полей ввода и названия модальных окон.

WEEEK — достойный российский аналог Notion. У него есть готовые шаблоны, встроенный тайм-трекер, собственные медитации. Сервис развивается и постоянно анонсирует новые фичи: разделы «Обучение» и «Аналитика».
Есть проблемы в юзабилити: контент не скроллится, боковое меню не выезжает, если открыт режим поиска.

Сервис EvaTeam — хороший инструмент для ведения большой корпоративной базы знаний со сложной иерархией контента.
Хочется обратить внимание на дизайн. Он визуально устарел, в таком интерфейсе сложно работать долгое время. Помимо этого, появляются системные сообщения с кодом, нет консистентности в дизайне кнопок.
В остальном этот сервис — достаточно хороший рабочий инструмент, который помогает решать задачи пользователей — создавать и хранить базу знаний компаний.

Сегодня, когда конкуренция в отечественных сервисах набирает обороты, продуманный UX играет особую, важную роль. И мы, как фанаты удобства и эргономики, готовы исследовать и находить решения для самых различных задач пользователей и бизнеса.
Это первая статья из цикла «Российские аналоги зарубежных сервисов» в рамках работы Исследовательского центра Everest.
Подписывайтесь на телеграм-канал Исследовательского центра, чтобы не пропустить свежие материалы.

#notion