Не смогли оплатить Trello: как Kaiten спас строительную фирму от неразберихи из-за срочного переезда

Директор строительной компании «Белый журавль» Ярослав Стерхов рассказал, как отечественная платформа Kaiten помогла команде полностью заменить Trello.

Не смогли оплатить Trello: как Kaiten спас строительную фирму от неразберихи из-за срочного переезда

С 2014 года компания «Белый журавль» занимается строительством загородных домов и коттеджей из бруса в Ленинградской области и Санкт-Петербурге. Сегодня в каталоге компании – более 50 проектов построек для постоянного и сезонного проживания. «Белый журавль» производит все деревянные комплектующие для строительства, что позволяет полностью контролировать их высокое качество.

С 2020 года 15 человек активно пользовались премиум-аккаунтом Trello, где была организована работа бухгалтеров, снабженцев, отделов продаж и реализации. Но в марте 2022 года из-за санкций с платной подпиской пришлось распрощаться. Команде потребовалась аналогичная система, которая сохранила бы прозрачность всех работ с минимальным периодом адаптации к новой платформе. Решением стала отечественная разработка Kaiten.

Не смогли оплатить Trello: как Kaiten спас строительную фирму от неразберихи из-за срочного переезда

Как возникла проблема

24 марта у компании заканчивалась платная подписка в Trello. Любые попытки продлить ее ни к чему не приводили. Система отсекала не только российскую платежную карту, но даже польскую и эстонскую. Запросы в службу поддержки тоже ни к чему не привели.

Конечно, можно было поискать какие-то технические средства для обхода запрета на оплату – например, попробовать подключаться через VPN-сервисы. Но поиски заняли бы массу времени, притом не факт, что все работало бы без перебоев. А значит, команда осталась бы без инструмента для работы.

К тому же возникла и финансовая проблема. Стоимость в долларах за подписку осталась неизменной. Но из-за обвала курса рубля расценки на аккаунт в отечественной валюте подорожали на 40 %!

Перед руководством встала срочная задача – найти такую же простую и функциональную канбан-платформу, как Trello.

По каким критериям искали

В компании отечественную альтернативу Trello искали еще задолго до введения санкций. В качестве критериев поиска было три ключевых требования:

  • Удобные уведомления.
  • Привычный интерфейс.
  • Возможность подключить ботов.

Рассмотрим каждое из них подробней.

1. Возможность уведомлений для конкретного сотрудника, когда карточка перемещается в поле его ответственности

На одной доске работают 4–5 человек. Вся команда видит, как выполняется задача и кто конкретно за нее отвечает. Однако сотрудник получает уведомления только тогда, когда карточка переходит в его поле ответственности.

Нам критически важна функция настройки уведомлений. Помимо Trello, мы нашли ее только у Kaiten. Сотрудник получает уведомления только по той задаче, за которую отвечает непосредственно он. Иначе получается спам из уведомлений, который сильно мешает.

Ярослав Стерхов, Генеральный Директор компании «Белый журавль»
<p>Настройка уведомлений в Kaiten</p>

Настройка уведомлений в Kaiten

2. Быстрая адаптация к новой платформе

Команде необходимо было переехать на новую систему в сжатые сроки, чтобы в работе не возникало провисаний. Требовался аналогичный интерфейс, к которому сотрудники могли бы быстро привыкнуть, чтобы не тратить время на освоение новых функций.

Работа команды «Белый журавль» в Trello
Работа команды «Белый журавль» в Trello
В Kaiten удалось полностью реализовать всю работу, которая ранее велась в Trello
В Kaiten удалось полностью реализовать всю работу, которая ранее велась в Trello

Интерфейс Kaiten практически полностью повторяет Trello, поэтому адаптация происходит легко и быстро.

3. Возможность подключить ботов

Программисты компании помогли автоматизировать процесс работы. К системе Trello были подключены боты, которые получали команды при добавлении карточки на доску. Например, когда карточка попадала в определенное поле, бот через API получал сигнал, проводил определенные операции, и карточка перемещалась дальше. Таких же ботов компания смогла использовать и в Kaiten.

В Kaiten можно настроить интеграцию с Telegram и Slack
В Kaiten можно настроить интеграцию с Telegram и Slack

Почему выбрали Kaiten

Когда в компании изучали аналоги Trello, оказалось, что все три требования выполняет только система для управления проектов Kaiten.

Что еще повлияло на выбор:

  • Подписка на аккаунт оплачивается в рублях, не нужно переплачивать за разницу в курсах валют.
  • Платформа принимает карты всех действующих платежных систем: Visa, MasterCard, «Мир».
  • Серверы Kaiten находятся в России – нет риска, что их отключат из-за санкций.
  • Русскоязычная служба поддержки, которая отвечает в течение 5–7 минут.
  • Не нужно беспокоиться из-за фискальных проволочек. Регистрироваться в Kaiten могут не только физические, но и юридические лица – платформа предоставляет закрывающие документы в соответствии с законодательством РФ. В Trello такой возможности нет.
  • Kaiten поддерживает все гибкие методологии Scrum и Kanban.
Каждую задачу в Kaiten можно сделать максимально прозрачной с помощью маркеров и ярлыков
Каждую задачу в Kaiten можно сделать максимально прозрачной с помощью маркеров и ярлыков

Процесс переезда занял у нас всего один день. Я заранее предупредил команду о миграции. Ночью запустили автоматизированный скрипт, за три клика импортировали все задачи, перенесли и протестировали ботов. В итоге утром команда без задержек смогла начать работу в новой системе.

Ярослав Стерхов, Генеральный Директор компании «Белый журавль»
Как происходит перенос данных в Kaiten

Результаты миграции

Kaiten предоставил команде «Белого журавля» весь необходимый для работы функционал. Наиболее ценным для компании решением стала возможность создавать в одном пространстве несколько досок, комбинировать их и перетаскивать между несколькими пространствами. За счет этого сотрудники видят рабочие процессы на любом этапе и взаимодействуют между собой в единой среде.

Разные отделы могут управлять своими рабочими процессами в одном пространстве Kaiten
Разные отделы могут управлять своими рабочими процессами в одном пространстве Kaiten

Так, в Kaiten удалось визуализировать всю цепочку процессов от оплаты счетов до передачи задачи из отдела продаж в отдел реализации. На определенном этапе в системе подключается автоматизация:

● ответственный ставит карточку в стек и отдает команду боту «создай чат»;

● бот автоматически создает чат, добавляет нужных ботов и других пользователей;

● по завершении задачи бот передвигает карточку;

● для каждого объекта заводится отдельный чат в Telegram, где рабочие вопросы решают менеджеры, строители и прорабы.

Еще одной удобной для работы функцией Kaiten оказался раздел «Документы». Он представляет собой облако, которое находится на сервере разработчика. В облаке можно размещать документы, ссылки, медиафайлы, создавать информационную и обучающую базу знаний для сотрудников. При этом пользоваться разделом может одновременно несколько человек – в «Документах» предусмотрена опция совместного редактирования.

Модуль «Документы» позволяет хранить всю необходимую информацию в одном месте
Модуль «Документы» позволяет хранить всю необходимую информацию в одном месте

Команда осталась довольна. Сотрудники говорят, что Kaiten в целом соответствует поставленным задачам, а по некоторым функциям платформа даже удобнее, чем Trello. В планах у нас отслеживать через Kaiten более тонкие технические моменты. Например, процессы производства материалов и их транспортировку заказчику.

Ярослав Стерхов, Генеральный Директор компании «Белый журавль»
1515
23 комментария

Удобный инструмент по переносу из Trello. Только из-за этого мигрировали на Кайтен

4
Ответить

Иван, мы рады, что Кайтен вам понравился 😊

Кстати, в Кайтен, помимо таск-трекера, ещё есть модуль «Документы». С помощью него можно создавать свою базу знаний, писать статьи и делать доступными либо только для внутренного использования, либо открыть для общего доступа. Если интересно, можно подробнее почитать почитать в разделе https://faq-ru.kaiten.site/ce353910-7ae0-47f4-8c67-41b0ac8410c9

1
Ответить

Хорошая но для нас дорогая штука

2
Ответить

Николай, благодарим за обратную связь 🙏 В Кайтен есть бесплатный тариф с большим набором функций. Возможно он для вас подойдёт. Подробнее можно посмотреть на сайте, в разделе «Тарифы» https://kaiten.ru/tariffs

Кстати, если не секрет, с каким сервисом сравниваете цену? 😊

1
Ответить

Интересный кейс. Используем Кайтен для своего бизнеса. Очень удобно. Особенно то, что несколько досок можно размещать на одном пространстве. Ну и оплачивать в рублях, сейчас более чем актуально...

2
Ответить

Иван, да, действительно, в Кайтен можно использовать несколько досок. Многие пользователям, перешедших из других систем, нравится именно эта возможность.

Для тех пользователей, кто ещё не знаком с этой функцией, решили показать скриншотом эту возможность, на примере Сколково.

P.S. с клиентом согласована возможность демонстрации некоторых пространств. Можете не переживать, все данные в Кайтен надёжно защищены, зашифрованы и на 100% конфиденциальны.

1
Ответить

Мы тоже перешли, все понравилось, но 1 "но", почему новые карточки всегда, независимо от сортировки, создаются снизу? Каждый раз приходится туда листать по 10 секунд, ужасно неудобно.

2
Ответить