Тайм-менеджмент на фрилансе: 6 советов для продуктивной работы

Пусть первым закроет статью тот, кто ни разу не прокрастинировал. Даже у опытных профи-фрилансеров иногда возникают трудности с продуктивностью и организацией рабочего времени. И это нормально. Да, есть маленькие победы, лайфхаки, продуктивные и провальные дни, и… Обо всем этом мы сегодня поговорим. Затронем опыт команды Kwikwins и не только, а в конце сформулируем перечень простых правил для сохранения продуктивности.

У каждого фрилансера есть свои “вампиры”, сжирающие силы и КПД. Если вы пока не поняли, куда именно уходят силы и время между утренним кофе и ужином — ловите список самых распространенных проблем, который сформировался из личного опыта членов нашей команды.

Большинство коллег назвало этот фактор одним из первых — именно фрилансерам личные проблемы чаще всего мешают сосредоточиться на работе. Возможно потому, что они работают они в одиночестве и переключиться бывает сложно.

Для большинства работодателей фрилансер — не самый надежный сотрудник, а значит требует больше контроля, чем штатный, сидящий за соседним столом. Поэтому за инструмент контроля (весьма спорный) принимаются частые zoom-встречи, цель которых не столько обсудить задачи или провести статус, но скорее узнать, что фрилансер еще реагирует на свет.

Когда фрилансер работает над несколькими проектами одновременно, то у него может быть десяток активных рабочих чатов — уровень шума зашкаливает. А еще разные клиенты работают в разных мессенджерах и программах для видеоконференций — и привет, коммуникационный хаос).

У каждого из нас свое видение идеального места работы: у кого-то — чистый стол и отсутствие лишних вещей вокруг, у другого — кровать, много подушек вокруг и чашка кофе. А может, любимый столик в кофейне возле дома?

Если рабочее место не соответствует нашей идеальной картинке, это может здорово раздражать: вы либо начинаете срочно приводить его в порядок, либо просто работаете медленно, отвлекаясь на все подряд.

Здорово не быть привязанным к графику с 9 до 6, однако хоть какой-то график работы должен быть. Даже не фрилансеры, а рядовые офисные сотрудники, вынужденные работать удаленно во время пандемии, попали в порочный круг “проснулся за 5 минут до начала рабочего дня — весь день просидел в пижаме — полночи смотрел сериалы — проснулся за 5 минут до начала рабочего дня”.

Работая в таком режиме, скоро вы обнаруживаете, что вне зависимости от количества работы времени на личную жизнь, спорт, нормальное питание и друзей не остается. Да и работодатели не будут в восторге от файлов, сброшенных в рабочий чат в 2 часа ночи.

Эта проблема содержит в себе многое из того, о чем говорилось выше. Но главный момент — ошибочное понимание фриланса как работы, которую можно легко чередовать с личными делами. Сначала так думают сами фрилансеры, прерываясь каждые 10 минут на кофе, собаку, разговор с другом, детей, приготовление обеда и разбор посудомойки.

Потом так начинают думать члены их семей с постоянными просьбами проверить уроки, вынести мусор, срочно решить какие-то другие вопросы.

Уверены, каждый фрилансер узнает себя хотя бы в одном из пунктов. Но с опытом мы учимся решать эти проблемы — делимся нашими способами!

Планируйте: Лучше потратить 30 минут в день на планирование задач, чем сэкономить эти 30 минут и ничего не успеть. Здесь очень важно найти свой собственный ритм, а не стараться вписать себя в чужой, тогда режим не будет в тягость. И планировать нужно не только работу, а все предстоящие дела, желательно с запасом.

Создавайте свои ритуалы: Раз уж заговорили про личный режим, то затронем и ритуалы, ведь они действительно работают! Последите за собой: в каких условиях вам удобнее работать? Кто-то устраивает себе домашний офис в отельной комнате, кто-то творит в пижаме, кому-то важно начать день с чашки кофе. Найди свой собственный способ создать рабочую атмосферу и настроиться на плодотворный день.

Договаривайтесь о повестке встреч. А еще — об их максимальной длительности. Не стесняйтесь уточнять, нужны ли вы на встрече, или предложить другое время. Мы проверили на личном опыте: если выделить на созвон 30 минут, он проходит эффективнее и, — о чудо, — этого времени и правда достаточно.

Устраивайте перерывы. Каждый член команды Kwikwins признал, что отсутствие отдыха делает его менее продуктивным. Потому добавьте в свой график перерывы, переключайтесь, «выныривайте» из рабочих завалов: это поможет посмотреть на работу свежим взглядом и закончить ее быстрее и лучше. Лайфхак — если вы заняты творческой работой, то хорошей сменой деятельности станет прогулка или спорт — такая смена деятельности хорошо стимулирует творческий мозг. Еще один совет — сразу определите, сколько времени собираетесь отдыхать, чтобы перерыв неожиданно не перерос в окончание рабочего дня.

Оценивайте задачи: если выполняете разные задачи внутри одного проекта, учитесь ранжировать их по важности и срочности, а не просто “обрабатывать входящие заявки”. Старайтесь работать в рамках своих компетенций и не подписываться на “попутные” задачи, которые не соответствуют вашему профилю и никак не растят вас, как специалиста. «Сделать дизайн и набросать заодно текст для поста» — это не рабочий челлендж, а попытка нагрузить вас работой, которая отнимет много времени и не даст сосредоточиться на основной деятельности.

Подводите итоги, и делайте это почаще. Подведение итогов дня, недели, месяца поможет понять, на каком этапе что-то пошло не так и как постараться избежать этого в будущем. Это и есть опыт, который сделает вас фрилансером 80 LVL!