Экстренный переход из Asana на Pyrus после блокировки

Готовы к очень страшной истории? Asana по ошибке заблокировала аккаунт компании нашего клиента за то, что название совпадало с названием другой компании, находящейся в санкционном списке. Без доступа к данным и возможности восстановления. Просто в одно мгновение.

Следующие 20 дней – круглосуточная работа над воссозданием системы проектного управления уже в другом, отечественном сервисе. Об этих 20 днях рассказываю дальше.

Для тех, с кем мы незнакомы – меня зовут Дарья Кугакова, я руковожу маркетингом в IT-команде RocketSales, веду телеграм-канал про облачные решения для бизнеса.

«Ангстрем» – научно-производственное предприятие, которое разрабатывает и производит электротехническое оборудование и цифровые электролаборатории. Система управления проектами в такой компании – это сложная инфраструктура портфелей, огромный объем информации, договоренностей и дедлайнов.

Незадолго до блокировки другая компания с аналогичным названием оказалась в санкционном списке. Asana сравнила названия и незамедлительно заблокировала аккаунт.

Что делать, когда в один момент все задачи команды стали недоступны для просмотра и даже для восстановления? Нужно было принимать срочное решение по переносу бизнес-процессов и проектных работ в другую систему. Выбор пал на Pyrus, отечественный сервис, стабильно работающий с 2014 года.

С командой ROCKET «Ангстрем» сотрудничает в рамках сопровождения amoCRM, плюс, не так давно мы проводили для них аудит системы проектного управления в Asana. С начала блокировок зарубежных сервисов на территории РФ, мы рассматривали различные системы для проектного управления: Trello, Kaiten, Yougile, Мегаплан и другие. Но наиболее подходящим под бизнес-процессы клиента оказался именно Pyrus. Приятный факт – Pyrus качественнее закрывал потребности компании, а лицензии на его использование оказались дешевле в 3,5 раза (279 рублей за пользователя в месяц вместо 1 000 рублей у Asana).

Даже запланированная смена ключевого рабочего инструмента – большой стресс для команды и риск для компании. Что говорить о вынужденной миграции, связанной с экстренной блокировкой без возможности восстановления данных.

Команда «Ангстрем» принялась ускоренно изучать функционал Pyrus, а бизнес-аналитики ROCKET начали выстраивать бизнес-процессы проектного управления в Miro. Начали с серии аудитов: важно было воссоздать реальный процесс коммуникаций и спроектировать его в Pyrus, чтобы после внедрения механизм продолжил работать.

Работа разделилась на четыре этапа:

Сначала в Pyrus была воссоздана организационная структура компании, созданы списки задач по проектам, перенесены все коммуникации по процессам.

Далее мы создали справочники для работы. Они позволяют добавлять в формы каталоги товаров, перечни контрагентов, списки проектов и так далее. Удобно, к примеру, быстро выбирать из выпадающего списка клиентов, того, над проектом которого работаешь.

Третий шаг – создание проектов (списков и досок для отделов).

И последнее: формы и запущенный бизнес-процесс. Весь бизнес-процесс компании разделили на 11 форм. Форма в Pyrus – это набор полей и правил маршрутизации, которые описывают бизнес-процесс.

Проект идет по набору правил, который называется маршрутизация. Каждому этапу маршрутизации можно задать название, а также правила, по которым на этот этап добавляются участники. Проект дошел до этапа согласования логистики – процесс автоматически завершил работу в одной форме и запустил работу в другой форме, передав туда необходимые данные.

Для каждой формы мы разработали свой маршрут и шаблон с полями для заполнения , например:

После формирования шаблона и построения маршрута формы, мы перешли к добавлению ролей в бизнес-процесс. Роли нужны, чтобы обеспечивать непрерывность бизнес-процесса, когда отсутствует ответственный на этапе сотрудник (болен, в отпуске, в самолете, и т.д.). С этой целью вместо конкретного сотрудника на этап назначается роль, состоящая из этого сотрудника и его заместителей.

Кроме форм были созданы списки для работы по гибкой методологии. Например, чтобы вести внутренние задачи отделов.

За 20 рабочих дней система проектного управления была воссоздана с нуля. Произошедшая блокировка оказалась даже на руку, так как Pyrus имеет более широкие возможности по строгой маршрутизации проектов и выигрывает у других сервисов по стоимости.

«У системы, как и у всего в мире, есть свои плюсы и минусы. Маршрутизация, например, это вещь: она делает работу команды четкой, упорядоченной, минимизирует ошибки и бездействие. Но иногда становится минусом – не позволяет гибко работать при отступлении от правил.

Структура организации – отличный инструмент для понимания штатного расписания. Сущность «Сотрудники» – еще одна фишка, удобная для хранения общей информации (телефоны, адреса и т. п.). Хорошая задумка – роли: разные люди, находящиеся в одной роли, могут помочь довести задачу до результата, если у коллег возникли сложности. При этом нужно всего один раз создать роли, указать в них сотрудников и вуа-ля.

Из минусов – списки не очень удобно отсортированы в левой области, их нельзя сгруппировать. К сожалению, нет диаграммы Ганта. Графическая интерпретация обычно более наглядна. К тому же, трудно вести аналитику по сотруднику, если его задачи составлены не по форме.

Несмотря на недостатки системы, команда «Ангстрем» признает, что работать в Pyrus им даже более удобно, чем в Asana. Не потому, что Asana плохая – просто Pyrus больше ориентирован на сопровождение процессов проектного управления в этой сфере. Как говорится, «...да несчастье помогло». Надеемся, оно не станет без спроса помогать другим компаниям наших клиентов.