6 принципов автоматизации закупок, чтобы сократить затраты на 15% и более

Процесс закупок в средней и крупной компании — это взаимодействие десятка категорий специалистов и руководителей, обработка данных сотен и тысяч товарных позиций, многие гигабайты сопроводительных документов. Правильный подход к автоматизации этих процессов даст компании преимущество за счёт сокращения сроков снабжения и возможности быстрого манёвра в ответ на изменение внешней среды.

Операторы профильных электронных площадок помогают расширить круг потенциальных поставщиков и оперативно с ними взаимодействовать, однако об удобстве работы в таких ситуациях говорить, как правило, не приходится. Собрав и подготовив исходные данные для закупки, их нужно повторно ввести на площадке в требуемом там формате, после получения предложений данные оттуда вручную вставлять в принятые в компании печатные формы документов, а затем направлять их на согласование во внутренней системе электронного документооборота. Существенную часть времени закупщик занимается копированием и адаптацией форматов информации, а не своими непосредственными обязанностями.

Что касается алгоритма проведения закупочной процедуры, здесь закупщик тоже ограничен правилами и возможностями конкретной электронной площадки. Он вынужден совершать ненужные действия или же обходить ограничения, переходя на прямое взаимодействие с контрагентами по телефону или электронной почте. Когда закупка проходит в подобном ключе, разобраться в массиве накопившихся данных может быть непросто даже непосредственному исполнителю, не говоря уже о руководителе или аудиторе.

На проектах по внедрению системы автоматизации закупочной деятельности на базе Naumen SRM (Supplier Relationship Management) одним из ключевых показателей является минимизация накладных расходов пользователей на ручную обработку данных. Рассмотрим набор базовых принципов, соблюдение которых позволяет достигать этого.

Принцип №1: исключение повторного ввода данных

Если пользователь уже ввёл данные в каком-либо модуле или смежной информационной системе, они должны использоваться далее по бизнес-процессу, не требуя дополнительных усилий от пользователя. К примеру, заказчик вбил в систему наименование и характеристики какого-либо товара, эту информацию в таком же виде увидят и поставщики при подаче предложений, и члены комиссии в протоколе закупки.

Принцип №2: максимальная структуризация данных

Данные вводятся в той структуре, которая обеспечит их дальнейшую автоматическую обработку. К примеру, для запроса у поставщиков данных о сроке поставки будет использован формат «число» или «дата», а не «текст», что позволит сравнить предложения автоматически и выводить значения в экранных и печатных формах единообразно.

Принцип №3: единое инфопространство для всех участников процесса

Платформа Naumen SRM обеспечивает рабочие места для внутреннего персонала компании, а модуль «Электронная торговая площадка» подключает к единому процессу и внешних контрагентов.

Принцип №4: «бесшовная» интеграция с внешними ИТ-системами

Пользователь не входит в каждую информационную систему отдельно и не переключается между разными окнами, чтобы решить рутинную задачу. Системы сами «общаются» между собой, а пользователь видит уже готовый результат. К примеру, закупщику не нужно работать с модулем складского учёта в ERP-системе, чтобы понять, какое количество материалов необходимо закупить — сведения сразу отображаются в SRM-системе.

Принцип №5: корпоративные справочники и мастер-системы

Система закупок встраивается в ИТ-инфраструктуру компании, поэтому данные об организационной структуре, различных ресурсах и прочем будут загружаться автоматически. Принятый на работу новый сотрудник отдела снабжения автоматически появится и в системе закупок. Справочник номенклатуры закупаемой продукции, как правило, уже ведётся в бухгалтерии или в модуле планирования производства, и эти данные будут синхронизироваться с SRM-системой. Если компания сформировала свой ИТ-ландшафт с технологией «Single Sign-On», он будет применён и для SRM-системы.

Принцип №6: единая точка управления процессом

Правила проведения процесса закупки определяются в специальном блоке SRM-системы и далее реализуются в смежных модулях и системах. К примеру, закупщик установил, что в конкретной закупке поставщик будет определён не по минимуму цены товара, а по минимуму приведённой цены. Далее у поставщика при подаче предложения изменится формат ввода ценового предложения, а при автоматическом сопоставлении предложений поставщиков в SRM-системе будет использовано соответствующее правило.

Необходимо отметить, что наличие собственной электронной площадки становится оправданным, начиная с определённого размера компании — когда поставщики и подрядчики готовы последовать за организацией на новый информационный ресурс. При этом Naumen SRM имеет возможность интеграции и с внешними электронными площадками, однако в этом случае необходимо будет принять ряд компромиссов, связанных с ограничениями сторонней системы.

Возможности платформы Naumen SRM и опыт команды внедрения позволяют выстраивать автоматизированный процесс закупки так, что у закупщика высвобождается существенный ресурс времени, которым можно распорядится с большей пользой для компании — например, глубже прорабатывать рынок, увеличивать показатели конкуренции или реализовывать иные закупочные стратегии.

Спасибо, что прочитали статью! Надеемся, описанный опыт будет полезен вам в работе.