Как экономить время и управлять вниманием: 7 лайфхаков

Своими способами контролировать хаос уведомлений и не откладывать важные дела на потом делится Scrum-мастер Райффайзенбанка Артём Кротов.

За наше внимание идёт борьба. Начиная с рекламы по телевизору, придорожных баннеров, push-сообщений в смартфоне и заканчивая звонками с незнакомых номеров, нам все время хотят что-то предложить, продать или в чем-то убедить. Но, отвлекаясь на такие раздражители, мы теряем драгоценные ресурсы: наше время и нашу мыслительную энергию, нужные нам для действительно важных дел.

Я собрал 7 лайфхаков, которые, при разумном подходе, помогут экономить эти ресурсы. Поехали!;)

Речь коллеги по соседству, уведомления в телефоне, текст на экране компьютера, входящие в почте – всё это информационные потоки. Часто они поступают к нам единовременно, и мы моментально реагируем на них. В итоге мы теряем время и энергию на переключение с одного дела на другое, а главную задачу либо не успеваем завершить, либо делаем кое-как.

Работать лучше и быстрее можно, если распределять информационные потоки и стараться обрабатывать наименьшее количество запросов одновременно. Я попробовал разные способы, и в следующих разделах расскажу, какие мне помогли.

У меня есть аккаунты в 2-3 соцсетях, и раньше мне приходила целая лавина уведомлений о новых "лайках”, предложениях о дружбе и других важных — с точки зрения этих сетей — событиях. Лишь открыв одно такое сообщение, через 15 минут я обнаруживал себя посреди бесконечной ленты пушистых котиков или фото друзей из отпуска в Таиланде. А на скучной встрече или в метро рука автоматически тянулась за смартфоном, чтобы проверить, вдруг я что-то пропустил.

Я задумался: можно ли уменьшить нерациональные траты времени в соцсетях? Конечно, есть радикальный способ: удалить свой аккаунт ;) Мне этого не хотелось, потому что соцсети для меня – не только развлечение, но и средство общения с родственниками и друзьями в других городах и странах. Помог простой шаг – я удалил приложение со своего смартфона. Есть ещё менее радикальный способ – выходить из учетной записи каждый раз после окончании сессии. Теперь я больше не отвлекаюсь на уведомления во время рабочего дня, а все новости проверяю за раз: например, вечером после ужина.

Стоит отложить смартфон на час, и экран заполняют сообщения из чата родителей группы "Ягодка" детского сада, уведомления о просмотрах и комментариях к недавно опубликованному видео, "пуши" о последних событиях в приложениях или обновлениях. Этим хаосом легче управлять, если оставить лишь самые важные нотификации и заблокировать остальные. Например, я нашёл такие инструкции для Android и iOS.

Чтобы проверить все события, которые накопились за день, как и для соцсетей, я выделяю определенное время — по 15 минут утром, в обед и вечером. Сначала немного переживал, что могу пропустить срочные сообщения, но потом понял, что в действительно важных случаях мне, скорее всего, позвонят или обратятся лично.

Мне всегда казалось, что создавать правила для входящих в Outlook умеют все, и что это легко. Но потом я стал замечать у коллег большой объем непрочитанных писем (может, и у вас так?), в которых трудно найти действительно важные. На мой вопрос: "Ты же знаешь, что можно настроить правила и обработать бóльшую часть входящих автоматически?" — они, как правило, отвечали: "Знаю, но мне некогда это делать".

В первый раз настройка правил займет минут 10-15, но потом они сэкономят вам гораздо больше времени. Лично у меня выходит до 1-2 часов еженедельно. Для настройки можно воспользоваться помощью на сайте Microsoft или поискать другие инструкции.

Глядя на список дел, мы обычно беремся не за самые важные задачи, а самые понятные. Например, когда нужно "Написать диплом" или "Подготовиться к сессии", мы подсознательно откладываем их на потом и выбираем другие дела, попроще. А потом садимся за работу в последнюю ночь, обещая себе, что в следующий раз точно начнём заранее. Можете ли вы припомнить за собой такое поведение? Я так поступал постоянно.

В больших задачах нас пугает неизвестность. Уменьшить её можно, сформулировав маленькие шаги, каждый из которых выполним за 20-30 минут. Они понятны, и браться за них уже не страшно. Например, эту статью я писал, следуя коротким пунктам: "Набросать план", "Описать настройку правил сообщений в Outlook" и т. д. Действительно помогает ;)

Сделав пару небольших задач в рамках большого и сложного проекта, вы снизите неопределенность в широком смысле, и у вас в голове возникнут идеи следующих задач. Так вы постепенно будете открывать карту местности (как в компьютерных стратегиях).

Чем меньше списков дел (личных/семейных/рабочих) и мест их хранения (блокноты/ приложения/крестики на руке), тем проще определить приоритеты и ничего не забыть. Я пользуюсь сервисом Todoist, но можно выбрать любой понравившийся лично вам – вот неплохой список. В использовании блокнота я тоже не вижу ничего плохого, главное, чтобы он был всегда под рукой.

Мне нравится техника концентрации, которая называется методом "помидора". Eго суть – фокусировка на одной задачей в течение фиксированного промежутка времени.

Подробнее о технике можно узнать из этой статьи.

Меня часто отвлекают блуждающие мысли, вроде: "А я выключил дома утюг?" или "Все ли мы подготовили к отпуску?". Но думать об утюге на работе бессмысленно, а готовность к отпуску вряд ли проверишь по дороге домой. Чтобы эти мысли не всплывали в моей голове в ненужный момент, я собираю их в чек-листы и храню там, где их было бы полезнее всего увидеть при подготовке. Например, комплекс упражнений – в спортивной сумке, а список для подготовки к командировке – в папке "Travel" в облачном хранилище. На сайте 365done.ru можно найти примеры чеклистов на разные случаи.

Так же я оформляю в чеклисты списки книг/фильмов/идей на будущее. Их удобнее хранить не в общем списке дел, а в отдельном месте в блокноте, проекте в планировщике или папке в облаке.

Лучше сосредоточиться на делах помогает общий календарь для личных и рабочих планов. Можно завести несколько, но постоянно синхронизировать их между собой.

Я добавляю в рабочий календарь все личные события, которые могут повлиять на рабочий график, т.е. в период с 8 до 19 в рабочий день. Так мои коллеги всегда знают, где меня найти, и не теряют, если я вдруг забуду предупредить их, например, о визите к врачу. И вообще, планировать важные события из разных сфер жизни удобнее, когда все они находятся в одном списке.

Эти лайфхаки – не исчерпывающее руководство по личной эффективности. И, к сожалению, они не универсальны. Будут ли вам удобны данные инструменты, можно проверить только на практике. Только так вы сможете подобрать для себя идеальные рецепты, и может быть, это произойдёт не с первой и не со второй попытки. Поэтому дерзайте, пусть эти лайфхаки помогут вам сделать первые шаги. А изменения, которые вы почувствуете, наверняка вдохновят работать над эффективностью дальше. Поехали? ;)