Как мы отказались от бумажной волокиты и разработали собственную систему документооборота?

Мы устали от длительного согласования документов, долгого ответа бухгалтера и постоянной необходимости заполнять разного рода документацию вручную. При этом тратить приличную сумму на сервисы, функционал которых устраивает нас не на 100%, мы не хотели. Именно поэтому мы разработали собственное решение на базе amoCRM, историю создания и этапы автоматизации которого мы описали в этой статье!

Почему не стоит покупать 1С или другую учётную систему, если вы не продаёте на несколько миллиардов в год? Безусловно, в них есть смысл, но, в большинстве случаев, подобные системы разработаны для сотрудников бухгалтерии. Но как быть, если у вас в штате есть отдел продаж, а бухгалтерия, например, на аутсорсинге? В таком случае, если вам нужно будет сформировать счет или акт, постоянно придётся дергать бухгалтера, ждать документ и тем самым увеличивать время ожидания для клиента. Увеличивая время ожидания, мы снижаем привлекательность нашей компании и возможность заключения сделки. Плюс ко всему, не понятно, где в итоге хранить документы: у бухгалтера или у менеджера? А что делать, если в документ нужно внести какие-либо изменения, будь они существенными или незначительными? Например, добавить скидку или поменять срок оплаты? Или же менеджер случайно поставил не ту дату в документе, и её нужно срочно поменять? Не обращаться же к бухгалтеру!

На личном примере

Все наши сотрудники работают в CRM системе, ведут там своих клиентов, общаются с ними и также формируют коммерческие предложения, счета, акты и т.д. прямо в сделках с клиентом — буквально в один клик. Мы не сразу к этому пришли, поскольку заводить клиентов и вести с ними коммуникацию умеют многие системы, но вот вопрос организации документооборота чуть сложнее.

Первый шаг на пути к совершенному документообороту

Во многих системах уже есть готовые шаблоны документов, которые вы можете переделать под себя: загрузить логотипы, использовать корпоративные цвета, шрифты и много другое. Мы начинали с этого же. Подготовили шаблоны счёта, акта, договора и коммерческого предложения. Положили шаблоны в папочку и сказали всем менеджерам: «Вот с этими документами вы можете работать.»

Но, как оказалось, это не очень удобно, поскольку каждый раз нужно было вручную заполнять данные компании, подгружать товары и услуги, просчитывать стоимости. А ещё все эти документы нужно было так же ручками разносить по папкам клиентов в нашем хранилище. И такая работа только нагружала наших менеджеров, не позволяла им уделять время продажам, ведь большую часть своего времени они тратили на подготовку документов. Этим ли должен быть занят отдел продаж?!

Шаг автоматизации на пути к совершенному ДО

Решить вопрос с автоматизацией нам хотелось как можно быстрее, но внедрять сложную учётную систему мы не хотели, да и смысла не видели.

Нам важно было, чтобы на формирование любого документа менеджеры не тратили больше 3-х минут. Решение пришло само собой.

Мы сделали виджет для документов внутри amoCRM, который умеет работать с полями карточек компаний, контактов, сделок и товаров, автоматом загружает все документы в наше хранилище в папки клиентов, а также умеет работать с нашими готовыми шаблонами. Такое решение позволило нашим менеджерам в режиме одного окна сформировать на основе ранее созданного шаблона документ, при этом в сам документ из CRM автоматом подгружаются реквизиты клиента, товары и другие значения из полей сделки. После этого менеджер быстро может скачать и отправить документ клиенту по почте или в мессенджере.

Но тут встал другой вопрос: время на работу с документами для менеджеров мы сократили, но как понять, какой статус у документов: отправлен ли он клиенту, подписан или согласован нашими руководителями или нет. Работаем дальше!

Работа со статусами на пути к совершенному ДО

Почему нам вообще понадобись статусы, процессы и задачи по нашим документам? Наша компания, помимо продажи лицензий на различные продукты, также занимается продажей услуг внедрения и настройки различных информационных систем. Всю основную работу по согласованию договоров и счетов ведут наши менеджеры, а вот ответственность по выполнению работ лежит на наших аналитиках, которые по завершении проекта ответственны за формирование актов и дальнейшую отправку закрывающих документов клиенту. Причём аналитику важно, чтобы работы клиентом были приняты, акт был подписан.

Но зачастую аналитику сложно было понять, на какой стадии находится задача по работе с актом, ему постоянно приходилось задавать вопросы менеджеру и отвлекать его от работы. И нами было принято решение, на основе уже существующего документооборота, внедрить микропроцессы для документов. Теперь, после того как формируется акт, запускается сценарий для документа и присваивается статус: документ сформирован, проверен, отправлен по ЭДО\почте, подписан. Это позволило нашим аналитикам быстро найти в CRM системе своего клиента, сформированные акты и посмотреть их статус, тем самым не отвлекая от работы менеджеров отдела продаж.

Шаг за шагом мы шли и продолжаем идти к улучшению нашей системы ведения документооборота. Но, как только мы делаем шаг вперёд, нам хочется больше и больше! Пока мы остановились на микропроцессах, но в планах у нас есть ещё пара шагов на пути к совершенному ДО, который позволит сделать работу сотрудников более прозрачной, удобной и быстрой.

*ДО- Документооборот