В чём вести управленческий учет
Те, кто только присматривается к управлению финансами, обычно начинают вести учет в Excel. Это лучше, чем ничего. Однако, если мы говорим про бизнес, а не про самозанятость, то наступает тот момент, когда эксель становится вреден, и нужно переходить на учетные системы.
Привет, друзья! Меня зовут Татьяна Никанорова, я — предприниматель, финансовый ментор для бизнесов, собственник Консалтингового центра Профдело, мы настраиваем управленческий учет и строим эффективные финансовые стратегии для бизнеса, а также известны качественным бухгалтерским обслуживанием для ООО и ИП.
Почему не нужно строить управленческую систему на Excel
Мне писали:
«Если вы на Excel смогли систематизировать процессы, сформировать логику учета, понимание необходимых форм и требований как к отчетности, так и ко входным формам и набору данных, то это значительно сократит расходы на разработку. Правильно настроенный учет на Excel в идеале станет техническим заданием для автоматизации».
До создания Профдело я занималась внедрением учетных систем на стороне франчайзи 1С. Мы регулярно сталкивались с ситуацией, когда компания придумывала свою уникальную логику учета, свои уникальные формы, требования, отчетность и даже — о ужас! — уникальный набор данных, и поработала в этом пару лет. Коллектив только-только привык, и наконец перестал лажать в элементарных вещах, а тут явились мы 🙂.
Такая компания просто НЕ МОЖЕТ перестроить свои бизнес-процессы под требования учетной системы. И начинается допил-перепил типовых систем под нужды клиента. Не автоматизация как улучшение бизнес-процессов, а автоматизация, чтобы на типовой 1С написать нетиповую и подстроить ее под «логику» той системы в экселе, которую соорудил некий финансист (несколько сменивших друг друга финансистов), научившийся писать эксельные формулы и делать сводные таблицы.
Написать «новую 1С» под логику вашей заранее настроенной экселечки стоит больших денег. Даже так: Очень Больших Денег.
Антикейс:
Однажды мы упорядочивали складской учет в станкоторговом холдинге. Для этого внедряли программу 1С:Управление торговлей. Готовый отчет по наличию товаров на складе не устроил заказчика — он потребовал сделать «как в экселе». Это означало, что каждая позиция на складе должна была отражаться отдельной строкой. Например, стоят на складе 2 станка — нужно чтобы каждый был на своей строчке; лежит на складе 10 стружкоотсосов — значит, в отчете должно было быть 10 строк: по одному стружкоотсосу на строчке 🙂
Мы с командой попробовали уговорить использовать типовой отчет, но заказчик и его сотрудники были против. В итоге наш программист реализовал тот отчет, который был привычен заказчику.
Отдельное слово про онлайн-сервисы
Ожидаю вопрос «почему нельзя построить УУ в известных онлайн-сервисах: Планфакт, Финолог, Adesk, Финансист, Финтабло и пр».
Онлайн-сервисы, на мой взгляд, занимают промежуточную ступень между Excel и 1С. С одной стороны они — тоже база данных, что намного лучше, чем Excel.
С другой стороны, онлайн-сервисы имеют серьезные ограничения, в том числе:
- Учитывают только деньги, без начисления. Да, почти все сервисы пишут на сайте, что у них есть метод начисления — это когда учитываются продажи и закупки, а не оплата по ним, но, по факту, реализован этот функционал крайне неудобно и коряво, либо за дополнительную плату, которая больно бьет по кошельку.
- Не составляются акты и счета — для этого вам придется использовать другое ПО, либо эксель. А потом вручную забивать эти акты в сервис.
Отсутствует преемственность систем — вы не сможете выгрузить данные из одного аккаунта и загрузить в другой или из одного сервиса в другой. При желании перейти в другой сервис данные вам придется забирать как? Скриншотами?
- Отсутствует возможность интеграций — вы не сможете подключить к ним «Мой склад» или «Управление торговлей», что будет критично для поставщиком маркетплейсов — им в онлайн-сервис данные придется вносить вручную.
- Некоторые сервисы не выгружают сформированные отчеты ни в Эксель, ни в PDF. Один наш клиент получал отчеты в известном онлайн-сервисе от своей помощницы либо через скриншоты экрана, либо помощница отправляла страницу из браузера на PDF принтер.
Сервисы подойдут тем, кому достаточно управлять бизнесом через учет денежных средств — кассовый метод управления прибылью. Сервисы легки в освоении, имеют дружелюбный интерфейс и красивый визуал. Если заинтересуетесь, вот здесь есть сравнение 10+ онлайн-сервисов (но я не дам гарантию, что оно объективное).
Однако то, что делают сервисы — не есть управленческий учет. Это автоматизация лишь нескольких кусочков УУ, причем в каждом сервисе своих.
Продукты для управленческого учета
В нашей стране, к сожалению, есть только один вендор, который выпускает адекватные учетные системы — 1С. К сожалению — потому что отсутствие конкуренции еще никому не шло на пользу.
Продуктов для управленческого учета у него много разных, можно выбрать наиболее оптимальный:
- 1С:УНФ — Управление нашей фирмой. Программа первого выбора, «drug of choice» для 90% компаний малого бизнеса с годовым оборотом до 800 млн ₽.
1С:Комплексная автоматизация. В сравнении с УНФ содержит внутри себя бухгалтерский блок, но не включает некоторый функционал, например, учет позаказного производства. Но имеет более широкий блок зарплаты, чем в УНФ.
1С:ERP — Управление предприятием. Обладает всем функционалом ERP-программ 1С, в т.ч. МСФО. ERP — Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия. МСФО — международные стандарты финансовой отчетности.
Сравнить все три программы по функционалу и цене можно тут: https://gendalf.ru/news/review/3-reshenia/
Это универсальные учетные программы стоимостью до 1 млн ₽. Продукты 1С более высокой стоимости я здесь не рассматриваю. Также есть ряд отраслевых программ, автоматизирующих только свой участок: 1С:Розница, 1С:Управление торговлей, и пр.
Был еще импортный SAP, который поступил в духе времени и ушел с рынка, отказавшись пролонгировать контракты. SAP среди финансовых работников частенько считается дорогой, «глючной» и «неумной» системой, но ее очень любили западные учредители, которые вероятно не знают о возможностях 1С, и выбирают привычный продукт. Любят SAP и внедренцы, потому что внедрения очень дорогие, что, несомненно, на руку поставщикам решений.
Когда начать внедрять управленческий учет
Сегодня прочла мнение. Цитирую как увидела, за достоверность не ручаюсь:
«Если у вашей компании оборот меньше миллиарда рублей — ведите учет на эксель, растите бизнес и не тратьте деньги».
«Люблю» такие советы — они направлены на снижение конкуренции. Советчику безразлично, сколько компаний малого бизнеса разорится, не дойдя до миллиарда по причине отсутствия адекватного учета.
По факту же, управлять даже 30-миллионным бизнесом и 15 сотрудниками довольно сложно, не имея под рукой нормальных учетных систем. Наши клиенты начинают внедрять управленку от 30 миллионов оборота, и правильно делают! Дальше расскажу почему.
Как эффективно вести управленку для малого бизнеса
Гораздо эффективнее взять подходящую типовую учетную систему. Для управленческого учета в DIGITAL в подавляющем большинстве случаев подойдет 1С:УНФ — она простая, недорогая, позволяет загружать и выгружать данные в любых признанных форматах, готова к большинству интеграций.
Если какие-то процессы у вас не отлажены, не страшно. Начните выстраивать их под типовые бизнес-процессы в учетной системе. Это не плохо! Готовые учетные процессы, придуманные компанией и методологами 1С — это нормальные качественные процессы, уже автоматизированные и оттестированные. Мало кому они могут не подойти, если весь нужный функционал программы присутствует. Гораздо проще научить своих людей заносить данные в типовую форму 1С, чем научить их заносить данные в 100500 табличек эксель, а потом подстраивать под эти таблички интерфейс программы.
Антикейс:
У нас есть один клиент на бухобслуживании, работаем около 13 лет вместе (Профделу 17 лет). Изначально клиент дописывал под свои нужды программу 1С:Торговля и склад. Вложил много денег. Когда я уточнила, какой ему нужен функционал, оказалось, что все желаемое уже есть в типовой программе следующего поколения 1С:Управление торговлей. Но нужно было отказаться от уже сделанного, признав, что затраты были впустую. Клиент этого не сделал и потратил несколько миллионов, чтобы дописать то, что так никогда и не заработало.
Дойдя до миллиарда, гораздо проще перейти на продукт другого уровня с внедренной УНФ, чем с самописной таблички на экселе, потому что методология учета в 1С преемственна, и технически состыковать две программы между собой, чтобы обеспечить переход, гораздо проще, чем стыковаться с Excel.
А вот когда все данные будут внесены, базовый учет сформирован, типовые отчеты сформированы (движение денежных средств, продажи, прибыль, дебиторка, кредиторка, зарплатные и пр.), и, если этого окажется недостаточно для управления финансами, тогда финансист-аналитик садится, забирает массив данных в Excel и начинает творческую работу — крутит-вертит этот массив, сводит, фильтрует и так далее, чтобы получить то, что он считает нужным.
А где же кейс?
Вы спросите меня: «Татьяна, уже два антикейса. Где же настоящий кейс?» 🙂 Кейс пишу. У меня есть один отличный и один хороший пример автоматизации управленческого учета digital-агентства. Внедрили оба на 1С:УНФ. Начну с отличного, где-то через месяц покажу на VC. Если это вам важно — подписывайтесь на мой аккаунт на VC!
Резюме
Подведу итог. Если ваша компания отвечает следующим условиям:
- хотите сделать Х2-Х3-Х5 в ближайшие год-два;
ваш годовой оборот приближается к 30 миллионам ₽ или превышает эту сумму;
- количество сотрудников приближается или превышает 30,
то лично я не рекомендую выбирать эксель как систему хранения первично внесенных данных — это затруднит ваше масштабирование и управление финансами. Ваш путь — выбирать программу на базе 1С и нанять грамотного внедренца-финансиста.
Есть вопросы по управленческому учету? Задавайте, ответим в рамках стандартной консультации.
Отвечу на ваши вопросы под статьей. Возражать, кидать помидоры и делиться своим опытом разрешено 🙂
Вы когда-нибудь задумывались о планировании финансов? Моя статья "Как построить планирование финансов в IT&Digital" поможет вам разобраться в этом вопросе.
Лайк и коммент - по традиции!
Если статья была для вас полезной, подписывайтесь на мой блог, оставляйте комментарии. Чтобы не пропустить новые статьи, следите за анонсами в моем Телеграме.
ленивая какая, надо фоткой работала примерно 1 минуту.
Чойта минуту то? :)
А сколько нужно? 🙂
Изначально у клиента был нетиповой запрос: ему надо чтобы абсолютно все расходы делились по артикулам товаров. Ах да, еще и в разрезе инвесторов. То есть у каждого товара внутри компании свой "собственник" . Я всю голову сломала: как это реализовать? Ведем сейчас вручную распределения и консолидируем в Эксель. Но это кошмар! Я за 1С однозначно и полностью подпишусь под каждым словом!
Это такая "юнит-экономика" в разрезе каждой номенклатурной позиции? Зарплата бухгалтера тоже должна делиться? :)
Можно было бы попробовать реализовать через производственный функционал в бухгалтерии: весь товар на 20 счет, услуги туда же, списываем в производство, по количеству товаров делаем выпуск продукции. Но вот проблема распределять расходы, которые пришли позже, чем товар продан, например, ту же зарплату бухгалтера :)
Слушайте, а чем мотивировал ваш клиент, зачем ему вот это?
Отличная статья. Кстати гугл-док для УУ в 2016м был удобнее экселя для управленки на 25 человек и 30 млн в мес. Но возможно я бы себе прошлому тоже посоветовал сразу заходить на 1С уже тогда.
Александр, спасибо за комментарий.
Мы иногда видим, как предприниматели не готовы к 1С - просто отторгают всё, что с этим связано. Аргументы:
- в ней нужно сделать больше кликов для достижения такого же эффекта как в ... (называют сервис или эксель)
- как мы будем в ней работать, мы же ничего не понимаем.
Психологическое сопротивление, если оно идет от первого лица, убрать крайне сложно. Даже сотрудники готовы, а директор саботирует ))
Что посоветуете?