Тайм-менеджмент при 7+ проектах одновременно: как жить и закрывать задачи

Я выстраиваю свой метод планирования с тех пор, как пришел в IT, а это уже 12 лет. И вот что я заметил — идеальной системы планирования не существует. Есть только те, что подходят на время. И это нормально, ибо условия жизни и обстоятельства работы меняются. Сегодня я собрал для вас "Икигай", проверенную временем систему планирования в случае перегрузки не только задачами, но и проектами.

Сейчас я одновременно работаю над двумя коммерческими проектами, плюсом у около 10-ки дополнительных на самых разных стадиях. Все эти дополнительные проекты мало связаны с IT. Немудрено, что без адекватной системы планирования справится сложно.

Но, долой лишние предисловия!

Вам подойдёт эта система, если:

Сначала мы рассмотрим теоретическую базу для внедрения системы тайм-менеджента. Вы, конечно, сразу можете перейти к практике, не возлюбив теорию, но я настоятельно рекомендую её возлюбить.

За любой системой планирования стоят принципы.

Они не являются обязательными, а лишь опциональными - вы можете смешивать этот "коктейль" принципов как вам будет удобно, в зависимости от ваших желаний и обстоятельств. В этом, кстати, и состоит один из принципов планирования - подстраивай под себя.

Группировка задач в проекты

Задача не может валяться “Нигде”. Каждая задача должна быть прикреплена к своему родителю - проекту. Каждый проект может разбиваться на дополнительные проекты по необходимости (например, если вы хотите отделить Продажи в одном проекте от Работы с клиентами в этом же Проекте).

Под каждый проект нам нужно создать отдельное пространство для хранения задач. В разных планировщиках для этого можно использовать Канбан-списки, теги, или отдельные проекты. Я предпочитаю группировать проекты с помощью тегов в TickTick, и в практике расскажу, как это сделать.

Планирование блоками

Когда вы берёте задачи в работы, лучше объединять их в единые логические блоки. В рабочем проекте у вас могут быть задачи: “Позвонить клиенту Х”, “Отправить демонстрацию клиенту Y”, или “Напомнить о себе клиенту Z”. Но вы можете взять её как единую задачу "Работа с клиентами" и пакетно её закрывать.

Ограничение задач по времени сверху и снизу

Блоки задач, которые я беру в работу, я ограничиваю снизу и сверху по времени.

Минимум 1 блока задачи - один час. За час вы успеете полностью погрузиться в задачу, и закрыть сразу несколько малоприятных, но необходимых задач (например, отписать всем зависшим клиентам).

Максимум 1 блока задачи - два часа. За это время мозги не успевают перегреваться, и после небольшого перерыва, при желании, можно вернуться к той же задаче.

Только умоляю, забудьте о том, чтобы постоянно трекать свои задачи по таймеру и вносить это в календарь - кроме лишней напряга это ничего не принесёт. Лучше ориентируйтесь на пакетное закрытие задач одного рада - вам же будет легче и проще работать без переключений.

Приоритизация проектов и задач

Долгое время я всячески избегал расставления приоритетов после проектов. Сейчас же в любом сервисе, который я использую, я разделяю задачи и проекты на следующие цветовые кодировки (вы можете использовать Матрицу Эйзенхауэра или любой другой метод):

Такая приоретизация помогает с легкостью оценить приоритет задач, просто взглянув на календарь. Если там много зеленых задач - значит, я быстро и форсированно прихожу к ключевым результатам. Много синего - значит, прокрастинирую и делаю что-то не то.

Естественно, после приоритезации в работу стоит первыми забирать зеленые задачи.

Гибкое планирование

Если я неделю буду жить по графику, который расписан заранее с утра и до вечера, то скорее повешусь, чем закрою хоть что-нибудь.

Когда я планирую день, я забиваю слоты времени в календаре только тем, что у меня действительно привязано ко времени (утренние ритуалы, завтрак с обедом, тренировки, звонки). Остальные задачи, которые не привязаны к чёткому времени, я просто кидаю в план на день и выполняю их, когда начинает "переть".

С ключевыми принципами планирования мы разобрались. Осталось внедрить их на практике. Делать я это буду с помощью сервиса TickTick. Раньше я использовал TimeStripe от Студии Лебедева, но для меня стало большим минусом, что задачи в проекты заносить довольно долго, как и искать их (а ещё TimeStripe безбожно дорог, по сравнению с остальными сервисами). Описанное мной воркфлоу подойдёт к разным планировщикам, TickTick выбран чисто для примера, потому, что я им пользуюсь в данный момент.

И сразу скажу - чем больше у вас проектов и задач, тем больше вы будете получать пользу от этой системы. Например, при трех проектах вы не увидите в ней ничего особенного, но при 5+ проектах, эта система будет очень хорошо помогать разгребать ваши приоритеты и задачи.

Выгружаем задачи

На 1 этапе нам нужно сесть и выгрузить все задачи из головы. В TickTick я предпочитаю делить проекты ровно на 2 штуки: 1 - проекты, 2 - личные списки. Первое используются для хранения проектных задач, второе - исключительно для ведения личных списков (например книги, хотелки, покупки, планы путешествий, и всё остальное).

Объединяем задачи в проекты

Следующий наш шаг - это разделить задачи на отдельно стоящие проекты. В рамках сервиса TickTick я нашел идеальный и максимально простой способ быстро разделить задачи на проекты - это создать им теги. Дальше вы увидите, почему я использую теги, а не отдельные проекты. Но пока - просто раскидаем наши задачи по разным проектам, используя теги.

Расставляем приоритеты

Чтобы понять, за какую задачу стоит браться первой, и какая быстрее приведёт к результату, у нас есть два варианта подхода для разных сервисов:

Методом номер два мы и воспользуемся, но красить будем не отдельные проекты, а сами теги.

Теперь нам отчетливо видно, что в первую очередь стоит брать задачи зеленые, затем желтые, и только затем - синие. И то, последние можно игнорировать.

И на этом вся система кончается. Всё что нам остается - это создавать новые задачи и блоки задач, вытягивать их на календарь и блокировать время на их завершение.

Если вы создаете блок задач, то с помощью тега вы сможете сразу его покрасить и таким образом, отобразить приоритет:

Получается очень даже удобно и визуально понятно:

Надеюсь, эта система была для вас полезна, даже если у вас уже огромный опыт в планировании.

И последний совет, чтобы не сгореть в этой проектной гонке: выделяйте время, когда вы работаете, и не работаете. После определенного времени стоит сказать себе "Хватит" и идти отдыхать. Иначе и сгореть можно.

Помните самое важное - нет ничего лучше системы планирования, до которой в итоге пришли вы сами 😉

Больше про Ленивый тайм-менеджмент в моём Telegram-канале https://t.me/dzenskii