Как выбрать систему электронного документооборота?

Сегодня СЭД — это не инновационное решение, а необходимость для поддержания зрелости бизнес-процессов и культуры работы документами.

Да и вообще электронные документы - это удобно и здорово.

Но выбор лучшей системы, которая отвечает потребностям именно вашего бизнеса и при этом будет актуальна еще 5-7 лет — не простое дело. Ведь рынок весьма насыщенный.

Давайте разбираться, на какие факторы нужно обратить внимание при выборе СЭД.

В целом, по функционалу СЭД похожи друг на друга — они в любом случае будут контролировать передвижение файлов и упрощать бизнес-процессы.

Стоит уделить внимание параметрам, которые отличают программы друг от друга:

Технологии не стоят на месте, и тот софт, что был актуальным год назад, сегодня может уже устареть. При этом компании не могут себе позволить ежегодно менять ПО, обычно срок эксплуатации составляет не меньше 5 лет.

Поэтому обратите внимание, на какой фазе жизненного цикла находятся ключевые технологии продукта — например, «клиент-сервер» применяется на рынке, но такую архитектуру нельзя назвать современной.

Только смотрите не на бренд, а на сам продукт. Как долго он живет на рынке и как часто выходят обновления, которые подстраиваются под окружающую среду.

Помните! Больше клиентов — не всегда значит лучше.

Конечно, это подтверждает безопасность и надежность продукта, но также и хороший маркетинг (что не обязательно равно качеству).

Вы покупаете решение для будущего, а достижения бренда относятся скорее к прошлому, поэтому возможно, что система давно устарела, а большое количество клиентов — лишь признак долгого присутствия на рынке.

Чуть ли не важнейший параметр, о котором стоит волноваться — утечки информации и угрозы (которые никто не отменял). Злоумышленники только совершенствуются в способах атак.

Но нагружать СЭД непрофильной для нее задачей по обеспечению безопасности не стоит

Лучше продумывать защиту всей (!) IT-инфраструктуры компании полноценно и комплексно, чтобы это не мешало нормальной работе пользователей.

А самое главное, что большинство утечек происходит по вине сотрудников. Например, из-за неправильно разграниченных доступов к документам, чересчур расшаренной электронная подписи и свободному переходу бумажных копий из рук в руки.

Настройте все организационные вопросы корректно, чтобы человеческий фактор не мог повлиять на работу.

СЭД в коробке представляет собой ПО, которое пользователь покупает один раз и устанавливает на свой сервер, а к софту периодически выпускаются обновления, которые нужно подгружать самостоятельно.

Из плюсов:

Из минусов:

Облачный СЭД представляет собой ПО, к которому пользователь получает доступ и оплачивает его ежемесячно. Программа находится на сервере разработчика, а заходить на него можно с любого девайса.

Из плюсов:

Из минусов:

Прежде всего, СЭД должна поддерживать те технологии, что и остальные ваши приложения, синхронизировать мастер-данные (учетки пользователей, каталоги продукции, адресный регистр и т.д.), иначе потом не оберетесь хлопот с интеграцией.

Если вы заменяете свою старую систему на новую, то вы ставите ее не на пустое место — и скорее всего, такие изменения приведут к перестройке приложений. Возможно, вы найдете СЭД, которая может заменить несколько старых систем.

Проверьте наличие интеграции СЭД с внешним миром и партнерских решений — например, в госсекторе нужна связь со СМЭВ и МЭДО.

Важно, что цена закупки обычно меньше, потому что поставщики стараются создать благоприятное впечатление. К тому же, возможно со временем вы поймете, что вам нужны дополнительные функции, за которые нужно платить отдельно.

Оценивайте предложение из общей стоимости плановой эксплуатации и выявите все скрытые расходы, дополнительные каналы, стоимости обновлений и ПО, лицензий, сертификатов.

Задавайте вопросы в комментариях или обращайтесь к нам за консультацией, мы регулярно помогаем внедрять СЭД в компании.