Неожиданный микс: как мы автоматизировали управление закупками в «1С:Документооборот»

Руководитель практики ECM в ALP Group Наталья Жарова и системный архитектор ALP Group Илья Замятин рассказывают, зачем клиенту понадобился блок управления закупками в «1С:ДО» и как компании удалось успешно реализовать его в системе.

Зачем? 🤨

Когда один заказчик (корпоративный клиент с разветвленной сетью обособленных подразделений) выразил желание автоматизировать блок управления закупками в «1С:Документооборот» (далее — «1С:ДО»), поначалу идея показалась нам крайне странной. Но, конечно, своя логика здесь была. Клиент хотел внедрить единую систему, которая бы автоматизировала следующие направления деятельности компании:

С первыми тремя направлениями успешно справляется «1С:ДО». Что же касается задачи по управлению закупками, ее можно разбить на две основные подзадачи: непосредственно управление закупками, куда входит всё — от сбора потребностей и организации закупок до подтверждения факта исполнения договоров, и управление механизмом согласования документов, формируемых на каждом этапе управления закупками.

Если с первой подзадачей всё более или менее понятно (в «1С:Управление холдингом» и «1С:ERP» существуют встроенные механизмы управления закупками, которые при помощи различных модификаций могут решить вопрос управления закупками), то вот рабочих способов решения второй подзадачи в этих системах, по сути, нет.

Что же остается подрядчику, чтобы удовлетворить все требования клиента:

Первое решение довольно сложное и может оказаться тупиковым: той гибкости управления процессами, которую дает «1С:ДО», достичь доработками механизмов «1С:УХ» или «1С:ERP» будет довольно трудозатратно. Если у заказчика сложные механизмы согласования документов, для управления которыми не хватает инструментов учетных систем, то заниматься их модификацией не стоит.

Идея использования бесшовной интеграции хороша и вполне себя оправдывает, но только в том случае, когда заказчик уже приобрел конфигурацию «1С:УХ» или «1С:ERP», а предлагаемый в типовом решении механизм управления закупками по большей части его устраивает.

К сожалению, в нашем случае процедура проведения закупок разительно отличалась от того механизма, который заложен вендором. Поэтому мы остановились на третьем варианте — доработать «1С:ДО» для работы с документами закупок.

Как? 💡

Для описания реализации возьмем в качестве примера абстрактный, упрощенный, но содержащий все основные этапы, процесс проведения закупок в организации:

Почти на каждом этапе проведения закупки формируется документ, содержащий в себе информацию, необходимую для закупки. Чтобы с этим документом можно было работать дальше, его необходимо согласовать и утвердить. С учетом сложной организационной структуры клиента, документов на каждом этапе может быть много, и формироваться они будут на различных уровнях организации, со своими правилами и исполнителями. Каждый из этих документов должен содержать, как минимум, информацию о виде закупаемого товара, его количестве и плановой стоимости, а также о других характеристиках, влияющих на проведение закупок. Как правило, количество этих характеристик увеличивается при переходе от одной точки к другой в рамках процесса закупки.

Самое простое и очевидное решение задачи в «1С:ДО» — формировать документ в отдельном файле и прикладывать его к своему внутреннему документу, для которого уже настроен комплексный бизнес-процесс его обработки. Такой подход хорош тем, что он не требует вообще никаких изменений в конфигурации. Но, увы, это не корпоративное решение: при таком подходе не автоматизируется процесс заполнения последующих документов на основании предыдущих и фактически отсутствуют механизмы автоматического контроля.

Второй вариант решения задачи — добавлять необходимые реквизиты во внутренний документ. Его также пришлось отмести: каждый документ имеет свой набор реквизитов и, как следствие, свою форму, а помещать все реквизиты в один документ и для каждого его использования делать отдельную форму — излишне утяжелит документ и сделает затруднительным сопровождение подобной конфигурации.

Таким образом, единственный работоспособный вариант в нашем случае — создавать свои документы с необходимой структурой и набором табличных частей. Ввиду того, что реализация механизма управления бизнес-процессами в «1С:ДО» разбросана по большому количеству модулей, идея расширения типов предметов для бизнес-процессов является довольно ошибкоемкой. Чтобы не вмешиваться в этот механизм, заказчику было предложено следующее решение:

Для каждого документа, необходимого в организации процесса закупки, создается свой объект метаданных в конфигурации «1С:ДО» (лучше — документ, со своими реквизитами и формами, так как, скорее всего, для обеспечения функций контроля и формирования документов на основании понадобятся движения по регистрам). Для этого объекта метаданных устанавливается соответствие с определенным видом внутреннего документа. Зафиксировать эту связь можно разными способами. Но наиболее оптимальным, на наш взгляд, является создание регистра сведений.

При первом запуске обработки документа управления закупками должны автоматически создаваться элемент справочника Внутренние документы с реквизитом Вид документа, равным соответствию, определенному ранее (далее — Аватар), и сохраняться информация о связях между ними. Информацию о связях рекомендуется хранить в отдельном регистре сведений, где основной документ — это измерение, а внутренний документ — ресурс. Предметом же бизнес-процесса должен быть именно Аватар.

При таком подходе получится создать фактически независимый блок управления закупками, а единственным вмешательством в типовой «1С:ДО» будет механизм подмены отображаемой формы при открытии внутреннего документа с видом, связанным с одним из документов управления закупками, и запрет на ручное создание внутренних документов с этими типами.

Для тех же этапов управления закупкой, где нужен не документ, а какой-то обработчик ожидания — например, ожидания исполнения договора или окончания торгов, по результатам которых нужно уведомлять пользователей о произошедших событиях, — следует использовать собственные обработчики бизнес-событий, которые должны продвигать вперед маршруты бизнес-процессов, запущенных на основании предыдущего документа.

Благодаря описанному подходу к автоматизации блока управления закупками, типовая конфигурация «1С:ДО» осталась почти нетронутой, а все изменения были выполнены в объектах метаданных, что сильно облегчает будущую поддержку системы.

Через некоторое время после успешного закрытия проекта мы присутствовали на семинаре по интеграции «1С:ДО», организованном вендором. Как показал опрос участников, автоматизация в системе блока закупок — самый популярный из неочевидных запросов заказчиков.