Школа digital-продуктивности: как планировать еженедельные спринты, чтобы ничего не забывать. На примере Asana

Всем привет, на связи Владимир Малюгин. Моя третья заметка посвящена чему бы вы думали — Асане. В этот раз расскажу, почему лучше делать отдельный проект под бэклог и покажу, как я веду еженедельные спринты.

Прежде чем приступить, маленькое вступление.

1) Расфокус — это отстой и корень всех бед. Его быть не должно, и чем больше вы захламляете свое рабочее пространство — тем хуже. Чтобы работать было легче и проще, вас ничего не должно отвлекать.

2) Если вы не контролируете свои задачи, они контролирую вас. Однажды поймал себя на мысли, что в еженедельных задачах есть большой перекос в какую-то категорию. Например, в PR это задачи по контенту. Это логично, ведь копирайтер меня регулярно пинает, просит дать комментарии и пр. При этом другие категории задач, связанные с воронкой, конверсией, трафиком и т.д. остаются без внимания. Итого, 80% уходит на контент, и 20 на все остальное.Для того чтобы все было четко, мои глаза не разбегались, и я каждую неделю выделял достаточное количество времени на все процессы, я перенастроил работу с задачами и внедрил несколько фич.

Мы с командой работаем спринтами. Двигаемся снизу вверх. Закончили неделю — отмечаем галочкой ✅

Спринты — суперудобная вещь, когда с тобой работает команда из 3-5 человек. В одном окне видны категории задач, кто чем занимается и какие дедлайны у каждого сотрудника. Задачки не теряются и берутся из бэклога. Про него ниже.

Это задачи, которые пришли в голову и должны быть сделаны «когда-то». Но это не значит, что это thrashbox-планировщик. Это список важных дел у которых нет дедлайна. Все записывается сюда, и далее переносится в спринты. Обычно я генерю много, и количество может растягиваться на 3-4 экрана.

Изначально бэклог был сверху, и мы набирали из него задачек на неделю. Хоть в нем и было много пунктов, его всегда можно было «свернуть», чтобы ничего не отвлекало.

Но после того, как я понял, что при таком процессе я не контролирую распределение задач по категориям, решил разбить бэклог на части.

Выглядело это так:

Как видите, это не особенно удобно. Бэклог занимает много места и отвлекает внимание.

Поэкспериментировав, я пришел к выводу, что удобнее всего вынести бэклог в отдельный проект.

Задачи делятся на категории, чтобы не было перекосов в работе. В моем случае это:

New — сюда я закидываю все идеи, которые пришли в голову, а потом распределяю по категориям ниже;

Деньги — понятно про что;

Подписчики — все идеи для привлечения;

Воронка и лиды — тут все про построение воронки и повышение конверсии;

Контент — рубрики, новые подходы, темы и пр.;

Продукт — упаковка курсов, описание value, рынка, ЦА и т.д.;

Разное — все остальное.

Раз в неделю из каждой категории я выбираю 1-3 задачки для себя и команды и добавляю их в текущий спринт. Это сильно ускоряет планирование помогает держать баланс и в конце месяца быть уверенным, что мы двигаемся по всем направлениям, а не только в контенте, «провисая» по остальным.

t. me/digitalgeeks — телеграм-канал для тех, кто хочет заниматься операционкой 20% своего рабочего времени, а не 65.

Готовая инструкция, как ставить отличные задачи в Asana. Скопируйте ее в свою базу знаний и добавьте в онбординг новых сотрудников!