Гайд: как привязать корпоративную почту к Google-аккаунту за 5 минут

Рассказываю, как привязать корпоративную почту вида ivanoff@mycompany.com к Google-аккаунту и перестать позориться, отправляя личную почту nagibator9000@gmail.com при запросе доступа к Google-документам.

Привет! Я Максим Павлов из KTS. Мы разрабатываем цифровые продукты для бизнеса на заказ. В работе мы часто используем гугл-документы. Поэтому кроме создания корпоративной почты для каждого нового сотрудника, мы также просили их создать гугл-почту вида ivanov.ktsstudio@gmail.com.

Это было нужно, чтобы понять, кому конкретно выдан доступ, и меньше позориться, если нужно запрашивать доступ у клиентов.

Однако это создаёт впечатление не слаженного бизнеса с сотней сотрудников, а маленькой конторки из двух разработчиков и Зины — бухгалтера на аутсорсе. Недавно я разобрался, как положить этому конец.

Обычно в крупных компаниях я видел следующие варианты:

Первый нюанс — стоимость. В месяц за одну учётную запись нужно будет заплатить от $6 до $18 при оплате сразу за год. У нас в KTS, например, работает 100 сотрудников. Получается, что за месяц мы заплатим минимум $600, а за год и все $7200. При курсе $1 – ₽85 это «влетает» в 612 тысяч рублей — что уже довольно ощутимо.

К тому же сейчас, чтобы оплатить гугл-сервисы, нужно искать зарубежные карты, что добавляет комиссии на перевод денег и может быть довольно проблематично.

Есть два пути, как можно синхронизировать почты:

Для просмотра документов и входа в Google Meet без необходимости дополнительно подтверждать ваше участие. Расписываю дальше каждый этап.

4. На вашу корпоративную почту была отправлена ссылка. Перейдите по ней для подтверждения действия

Итог: Аккаунт готов, а авторизация заняла не больше 5 минут. Теперь вы можете просматривать google-документы и получать приглашения на встречи без необходимости дополнительных подтверждений.

Если кроме выдачи доступов к гугл-документам и подключения к Google Meet без подтверждения организатора вам, как и мне, хочется видеть все встречи в гугл календаре, нужно совершить дополнительные приседания.

Небольшой ликбез по тому, как работают календари: при отправке приглашения на встречу календарь организатора автоматически отправляет письмо, к которому прикрепляется специальный файл формата ICS. В нём содержится вся информация по встрече: кто организатор, когда пройдёт встреча, кто на неё приглашён.

Этот файл считывается календарем, который привязан к почте и в этом календаре отображается событие.

Наша задача — сделать так, чтобы все сообщения из корпоративной почты подтягивались в ящик google-почты. Тогда и вся информация по встречам будет дублироваться в Google Календаре. Расписываю дальше каждый этап, как это сделать.

Шаг№1. Разрешите доступ к почтовому ящику с помощью почтового клиента POP3

Шаг №2. Создайте пароль для внешнего приложения

4. Придумайте имя пароля. Например, “google”

5. Нажмите «далее». Там высветится ваш новый пароль — сохраните его.

3. Введите название приложения, чтобы не забыть, для какой программы пароль

4. Скопируйте код

Шаг №3. Разрешите приём сообщений из вашего корпоративного аккаунта

3. Кликните на строку «Импортировать письма из другого аккаунта (POP3)»

4. В строку «Имя пользователя» введите ваш полный почтовый адрес

5. В строку «Пароль» введите пароль, который сохранили в предыдущем шаге

6. В строку «POP-сервер» введите “pop.yandex.ru” или “pop.mail.ru” (в зависимости от того, какой почтой вы пользуетесь)

7. В выпадающем списке «Порт» выбираем 995

8. Проставьте галочку напротив строки «Всегда использовать защищенное соединение (SSL) при получении писем»

9. Если вы хотите и отправлять сообщения с google-почты, используя корпоративный домен, то поставьте галочку напротив строки «Да, я хочу иметь возможность отправлять письма с адреса __»

Шаг №4. Разрешите отображать на перенаправленные приглашения

Итог: теперь вы можете просматривать google-документы, доступ на которые был отправлен на корпоративную почту. Появилась возможность просматривать приглашения на встречи в Google Meet, которые были высланы на корпоративную почту. При подключении к конференциям организатору теперь не нужно дополнительно подтверждать ваше участие. Также вы можете читать письма из корпоративной почты на google-почте.

Самый продвинутый вариант настройки синхронизации почты занимает не больше 30 минут, но позволяет экономить от $72 в год на сотрудника. Если у вас уже не пять сотрудников, то в год это выливается в крупную сумму.

Изначально я писал эту статью как инструкцию для наших сотрудников, но решил, что она может быть полезна не только нам. Если вдруг у вас всё получится и это то, что вы хотели давным давно сделать, но не знали как, то буду рад фидбеку в комментариях.

***

Больше про то, как мы управляем KTS в нашем телеграм-канале — Программисты делают бизнес.